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rizome serda conseil
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  • E-ARK : Enfin l’uniformisation et l’interopérabilité de l’archivage dans chaque pays de l’Union européenne !

    A quoi va servir E-ARK pour l'archivage à long terme ? Quels rôles jouent Serda Conseil et Serda formation dans E-ARK ? Quelles spécifications utiliser pour mettre en œuvre E-ARK avec quels standards de métadonnées (METS/PREMIS/SEDA) ? E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) a été lancé en 2014 par le DLM Forum (communauté européenne de professionnels appartenant à des organisations publiques comme privées et représentées par des professionnels de la gouvernance de l’information et des archives de toute l'Union européenne). La Commission européenne a développé un programme complet pour accélérer au travers d’E-ARK le cadre de confiance numérique entre pays européens Les 27 ont construit la confiance européenne commune basée sur deux piliers : eIDAS et les building block.. E-ARK est aujourd'hui un élément incontournable de la confiance numérique déployé à l’échelle européenne. E-ARK, c’est d’abord le standard européen qui se construit depuis 10 ans pour la conservation et l’accès de confiance aux données produites et reçues par l’ensemble des organisations publiques et privées des 27 pays européens. Ce standard s’adresse aux archivistes, gestionnaire de projet, DSI, RSSI et chef de projet ainsi qu’à toutes personnes qui gèrent de l’information. Durant ces 10 ans de conception, la difficulté a résidé dans la construction à l’échelle européenne du cadre technique, fonctionnel et homogène en tenant compte des quelques 27 pratiques d’archivage différentes. E-ARK s’est déployé lors de 3 grandes phases : En 2014, E-ARK a développé ses propres spécifications de conservation d'objets numériques. De 2017 à 2021, ce projet représente la base du Building Block* eArchiving sous le nom de E-ARK3, dans le cadre du projet européen CEF (Connecting Europe Facility*). Il a pour but de fournir des applications open source, des formations et de la documentation afin de préserver et réutiliser les données (data, document,...) sur le long terme. Nous sommes aujourd'hui, dans cette troisième phase tournée vers la diffusion du standard. Le projet a été renommé dans ce sens E-ARK4ALL. Le groupe Serda est l’acteur français participant au consortium monté par le DLM Forum pleinement aujourd’hui à la diffusion d’E-ARK4ALL en collaborant avec ses partenaires en particulier pour la conception des formations et du cursus universitaire. Un des points essentiels à retenir de E-ARK est son standard de métadonnées. Il s’inscrit pleinement dans la norme OAIS (ISO 14721). Le modèle de métadonnées spécifique à E-ARK4ALL se fonde sur METS et PREMIS. Le standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) est un standard basé sur XML qui définit une structure pour encoder des métadonnées descriptives, administratives et structurelles associées à des objets tels que des ressources numériques, des collections et des archives. Au standard METS, s’ajoute le standard PREMIS basé également sur XML. Il permet d’ajouter des métadonnées techniques aux objets numériques à archiver. Avec E-ARK, un changement d’échelle s’opère pour l’ensemble des processus de versement, de conservation et d’accès des données archivées. Ce standard a été conçu dans le but d’uniformiser la description des archives au niveau européen et d’être utilisable par tous les logiciels d’archivage quel que soit le pays de conception ou d’utilisation. E-ARK a choisi comme base de ses spécifications le standard METS que l’on peut comparer au standard SEDA en tant que protocole d’archivage. C’est pourquoi, en France, E-ARK a mis en place une collaboration avec le programme VITAM afin d’étudier les opportunités d’interopérabilité de ces deux systèmes. Le déploiement d’un nouveau standard reconnu à l’échelle européenne permet d'offrir de nouvelles possibilités en termes de logiciel d’archivage sur le marché européen. Les archivistes pourront faire appel à des intégrateurs provenant d’autres pays européens pour choisir leur solution d’archivage. Cela offre de nouvelles opportunités de choix d’outil pour le marché français. Dans cette optique, le programme VITAM pourrait par exemple intégrer ces nouvelles spécifications du programme E-ARK, comme du reste d’autres acteurs éditeurs de logiciels d’archivage électronique. Ce changement d’échelle dans l’archivage numérique implique également pour les archivistes français de se familiariser avec ce standard européen. Avec E-ARK, les standards de métadonnées PREMIS et METS forment le cœur de ses spécifications. Cela amène également les archivistes à se tourner vers de nouveaux acteurs comme le DILCIS Board (Digital Information LifeCycle Interoperability Standards) responsable de maintenir, mettre à jour et diffuser ces spécifications E-ARK. Pour les formations qualifiantes, Serda en tant que membre du consortium, développe les compétences nécessaires pour prendre en compte ces nouvelles exigences européennes E-ARK comme une utilisation efficace de METS et de PREMIS dans les processus de versement, de conservation et de diffusion des archives. Afin de diffuser ce nouveau standard, E-ARK conçoit actuellement des formations académiques afin d’intégrer pleinement ses spécifications. Serda participe activement à la création de ce nouveau programme de formation qui permettra aux étudiants d’aborder les nouvelles problématiques liées à l’archivage électronique. Les prochains posts du blog Serda Conseil et Serda Formation : Les spécifications E-ARK (METS et PREMIS), Les champs de la conservation de la data selon E-ARK. *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un modèle, d'une norme, d'un logiciel ou d'un logiciel (SaaS), ou d'une combinaison de ceux-ci. *La Connecting Europe Facility (CEF Digital) est un programme de cofinancement de l'Union européenne, géré par la Commission européenne. Dans le domaine numérique du CEF, l’objectif est de soutenir et d’encourager les investissements dans les infrastructures de connectivité numérique entre 2021 et 2027. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Les enjeux 2024 en matière de gouvernance de l’information numérique

    Le 13ème Rapport sur la gouvernance de l'information numérique du Groupe Serda Archimag livre un cru 2024, et il est très orienté sécurité des informations et des data. Il paraîtra le 1er mars 2024, on vous livre donc en avant première le résultat en matière d’enjeux de gouvernance de l’information numérique pour 2024. Une certitude, pas de ralentissement en matière d’investissements pour le numérique ; les entreprises et organismes du secteur public maintiennent le cap de leur transformation en maintenant leur niveau d’investissements financiers, nous disent 56% des répondants. En revanche, ils les flèchent vers des solutions et des modes d’organisation qui répondent aussi à des préoccupations de sécurité des informations numériques et des données. Data et IA au cœur des programmes de Gouvernance de l’information numérique Dorénavant le cœur de tout programme est constitué pour 39% des organismes de données, qu’elles soient techniques, géographiques, personnelles.... avant même les documents. On assiste à une véritable bascule en termes de constitution du périmètre de la GI : on place dorénavant en rang 2 la notion de document au profit de celle des data. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Cela relance la question des "risques" en matière de sécurité des informations, et ce sont des craintes portées par 77% organisations qui vivent la perte des données comme la conséquence première, à laquelle s’ajoute l’atteinte à la réputation de son organisme (perte de confiance de la part des salariés, agents, clients, fournisseurs, etc.) en cas de faille dans la protection des données du système d’information. Le cru 2024 apporte aussi des ouvertures vers des domaines émergents mais intégrés dans les programmes de Gouvernance : l’intelligence artificielle dont on nous parle dans tous les forums ou débats prend déjà sa place : 10% des organisations l'incluant déjà dans le domaine comme un actif évident bien que ce soit un sujet émergeant ; et 13% des organisations disent avoir réalisé un projet de GED/ECM autour de l’intelligence artificielle, et 45% prévoient un projet dans les 2 ans. Qu’en est-il des évolutions au niveau des enjeux pour les organisations concernant la Gouvernance de l’Information Numérique version 2024 ? • En n° 1 : Accès et partage de l'information D’année en année, nous voyons se confirmer l'enjeu de "l’accès et du partage de l’information et des connaissances", qui truste toujours la première marche du podium, avec un score dominant de 77% , au même niveau qu’en 2023, qui place comme enjeu prioritaire les attendus des collaborateurs comme des managers de leur faciliter l’accès aux informations et données nécessaires dans le cadre de leurs activités professionnelles. • En n° 2 : Maîtrise des risques En deuxième place et toujours avec une forte augmentation qui se confirme depuis quelques années, on trouve le sujet de la "maîtrise des risques en termes de gestion de l’information, des documents et des données". Cet enjeu est devenu essentiel voire critique. Il se se positionne dorénavant à hauteur de 67%, soit 9 points de plus en 1 an et un total de plus de 17 points en 2 ans ; on y voit notamment l’effet du contexte de cybercriminalité dans lequel toutes nos organisations se sentent exposées ; la cybersécurité s’inscrit dorénavant comme une stratégie dominante dans les organisations. Rappelons que selon l’ANSSI, une hausse de 400% des cyberattaques a eu lieu en France depuis 2020, 69% visent des entreprises, 20% des collectivités territoriales et 11% des établissements de santé soit 1 sur 10 ! Le coût financier moyen pour les ETI qui courent le plus grand risque, oscille entre 3 et 10 M d’€, source AMRAE. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 La Gouvernance de l’information numérique devient le cadre de référence pour ne pas dire de sécurité dans lequel s’inscrit l’ensemble des programmes numériques de nos organisations, quels que soient les métiers, les fonctions, les types de données, les types d’informations, les interactions qui soient concernés. • En n° 3 : Règles et process "Définir des règles et process en matière documentaire" passe en 3ème place, avec une progression de 12 points en 1 an … un cadre de référence attendu par les collaborateurs, mais équipé de modes opératoires et de protocoles pour faciliter les usages, ce qui répond à un objectif opérationnel d’outillage. Complétant cet enjeu de maîtrise des risques, on voit progresser de 4 points l’enjeu de "pérennité à long terme de certains documents et données", ainsi cela devient essentiel pour un répondant sur 2 (50,46%). Toutes ces réponses sont cohérentes avec le sentiment de maturité du sujet "Gouvernance de l’information" dans les organisations, et son attendu de cadre de sécurité de l’information numérique. On y perçoit une percée de l’archivage électronique, ce qui nous est confirmé par 54% des organisations qui engagent des projets dans le domaine ; c’est déjà en place pour 22%, permettant ainsi d’offrir à travers un système d’archivage électronique une réponse complète, sécurisante et conforme aux obligations de tous. Le développement de ces projets cette année est aussi une conséquence directe de la mise en service dans plus de 45% des organismes des systèmes de signature électronique suffisamment démocratisée pour permettre à tous selon ses responsabilités ou ses niveaux de délégation de pouvoir en bénéficier. Les autres segments de la question sont restés stables sur les trois dernières places, la "valorisation des informations", à hauteur de 29% (variation de - 1 point / 2023), "la maîtrise des coûts" en baisse à hauteur de 8% , et le "passage au 100% numérique" stabilisé autour de 10 à 11% : la notion de passage à un "0 papier" n’est donc plus un enjeu, sans doute seulement une étape dans un programme de GI… Le numérique responsable n’est pas encore un enjeu C’est pourtant un volet essentiel que celui du "numérique responsable" ; force est de constater que nous sommes encore loin de parler de "gouvernance responsable" car 6% seulement des organisations ont réalisé un bilan carbone du numérique. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Ce résultat est très faible, le sujet tarde à décoller et pourtant les obligations réglementaires sont en place : à partir de 2026, la loi Climat et Résilience promulguée en août 2021 obligera les acheteurs publics à ajouter dans les appels d’offres au moins un critère de responsabilité sociale et environnementale ; le secteur des collectivités a en parallèle l’obligation de mettre en place leur propre démarche RSE avec notamment celle concernant la sobriété numérique dans le cadre de la prise en compte de la loi REEN (loi n°2021-1485 promulguée le 15 novembre 2021 visant à Réduire l'Empreinte Environnementale du Numérique en France et son décret d’application du 29 juillet 2022 relatif à l'élaboration d'une stratégie numérique responsable par les communes de plus de 50 000 habitants et les établissements publics de coopération intercommunale). Bien d’autres éléments sont analysés dans le rapport 2024 de la Gouvernance de l’information numérique. Retrouvez-le en téléchargement dès le 1er mars sur le site serda conseil. Caroline Buscal Consultante experte Directrice de Serda Conseil

  • Notre offre d'accompagnement au changement pour accélérer votre dématérialisation

    Serda Conseil propose un plan d'accompagnement pour les directions métier, les directions en charge de la transformation digitale, les directions des systèmes d'information, les directions générales tant du secteur public que privé. Comment ça marche ? Accélérer le déploiement et la prise en main des solutions de dématérialisation grâce à une adaptabilité à vos besoins. Notre objectif ? Vous proposer un accompagnement dit "à la carte" pour mieux répondre à vos enjeux. Accompagner les équipes dans leurs prises en main des nouvelles pratiques et modes opératoires. Mettre en place le dispositif global d’embarquement des équipes en privilégiant les orientations fortes de votre programme de dématérialisation et construire la démarche de communication et de pédagogie pour faciliter la transition vers les nouveaux modes de travail. S’appuyer sur les persona cibles comme relais du déploiement, et les accompagner : sponsor, chef de service, agent, agent spécialisé, référent, chef de projet,... Élaborer une architecture pédagogique multi canal et multimodal combinant présentiel, ateliers pratiques, classes virtuelles et bibliothèques de contenus (vidéos, podcast, mooc, présentation, FAQ, quizz,…) articulés dans des parcours accessibles sur plateforme. Sécuriser l’appropriation des contenus à travers une démarche d’approbation et un baromètre de suivi de la progression. Transmettre à la direction du projet l’ensemble du matériel produit permettant de faire perdurer les nouveaux usages et embarquer les nouveaux arrivés (changement de postes, stagiaires, recrutements,...). Quelles instances de décision ? L’accompagnement s'appuie sur une gouvernance existante ou qui doit être constituée. Cette gouvernance inclut les utilisateurs à tous niveaux internes comme externes. Les relais principaux Les DG et autres directeurs / sponsors pour impulser. Les IRP / CSE. Les responsables de RSE. Les pilotes d'offres de service : administrateur GED, service courrier, SAE... Les chefs de service et managers de proximité. Les référents Les référents numériques, des pilotes de métier en termes de gestion de l'information : chef de projet, veilleur, archiviste et délégué à la protection des données (DPO). Les chefs de projet et autres représentants de la DSI, comme le RSSI, l'urbaniste... Des testeurs et autres représentants utilisateurs métier qui participent : "ambassadeurs, correspondants"... Les utilisateurs finaux Tous types de collaborateurs qui utilisent les nouveaux outils et modes opératoires au quotidien. Les administratifs et assistantes : ils ont des responsabilités spécifiques par rapport aux autres utilisateurs finaux. Quelle est notre démarche ? Des étapes et des livrables pour appréhender son programme de digitalisation. PILOTAGE Comité de pilotage : participation, préparation, animation et relevé de décision. Comité de suivi : participation, préparation, animation et relevé de décision. Appui au chef de projet : point de suivi, tableau de bord et baromètre de AC. Plan de communication global. Plan de formation par persona. Usage et support de pilotage et d'accès aux contenus plateforme Serda Compétences. DIAGNOSTIC Enquête de maturité : questionnaire + analyse. Calcul de l'évaluation de l'empreinte carbone des flux d'informations avec le référentiel des 21. indicateurs Serda-CC. KIT PEDAGOGIQUE Production de "vade-mecum". Production de podcasts. Production de vidéos. Production de tutoriels. KIT COMMUNICATION Newsletter interne : 3 à 4 sujets édito, météo projet, interview, contenu technique. Webinaire : script, pitch, co animation, fourniture plateforme, enregistrement et replay. Retour d'expérience : agent, manager, usagers, analyse d'un cas d'usage et infographie SUPPORT Interventions sur site d'un consultant pour échanger et conseiller les équipes. Animation d'une communauté. En résumé : Avoir un triple portage : direction, métiers, DSI : Mettre en place un triple sponsoring Direction, Métier(s) - DSI pour faciliter l’avancement du projet et l’engagement des parties prenantes avec reporting au Codir ou Comex Dématérialiser de façon responsable : Impliquer l’ensemble des parties prenantes pour contribuer à l’élaboration de l'expression des besoins et de la vision cible. La conduite du changement commence dès la phase de diagnostic. Avoir une vision centrée sur l'humain : Prendre en compte la dimension de l’Ecoresponsabilité en évaluant les niveaux d’impact au niveau inclusion numérique et empreinte carbone, et proposer de bonnes pratiques. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • L'expertise française de Serda Conseil & Serda Compétences au service du programme européen E-ARK

    Depuis 2014, la Commission européenne poursuit le développement du cadre de la confiance numérique et des échanges de données à l’échelle de l’Union européenne. Après le développement des différents Building blocks* : la signature électronique, la facturation électronique, l'identification … elle s’attaque à la gestion et la réutilisation des données à court, moyen et long terme et complète ce cadre de confiance avec les exigences de pérennité, d’intégrité, de fiabilité, à vocation probatoire comme patrimoniale. Le groupe Serda-Archimag est fier de participer et d’apporter son expertise à ce projet en rejoignant le consortium DLM Forum multi pays européens. Le groupe SERDA est l’unique représentant expert pour la France. Les différents Building Blocks *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un framework, d'une norme ou d'un logiciel. Source : https://smart-cities-marketplace.ec.europa.eu/news-and-events/news/2019/dare-rethink-your-city-cef-building-blocks En quoi consiste le programme européen E-ARK ? Le projet E-ARK lancé en 2014, est le dernier Building Block de la Commission européenne et a pour vocation de : maintenir et d'améliorer les normes, les spécifications et la base de connaissances existantes en matière d'archivage électronique et d'E-ARK. créer de nouvelles spécifications d'archivage électronique en collaboration avec des industries ou des institutions. créer et améliorer les outils de test de validation et d'autres bibliothèques logicielles afin de fournir un cadre technique nécessaire pour générer, valider et maintenir des paquets d'informations et des métadonnées conformes aux normes et spécifications de l'archivage électronique et de l'E-ARK. fournir un soutien technique par la formation à l'ensemble de la communauté des utilisateurs et d'améliorer l'adoption et l'intégration des outils et des normes d'archivage électronique. Le consortium prévoit de développer et de déployer une formation sur mesure, axée sur les compétences en matière de préservation à long terme et d'archivage numérique, ainsi que sur les outils et normes spécifiques développés dans le cadre des projets E-ARK précédents. promouvoir les spécifications de l'archivage électronique et la participation à d'autres activités de normalisation et d'interopérabilité européennes et internationales. Le consortium organise également des événements afin de promouvoir la nécessité d'une conservation durable des données et du numérique, et des ateliers spécialisés destinés à l'échange d'expériences pour les organisations et les fournisseurs de solutions utilisant les spécifications. Quel rôle a le groupe Serda-Archimag dans E-ARK ? Le groupe Serda-Archimag apporte son expertise en termes d’archivage électronique et d’ingénierie pédagogique pour le déploiement d’E-ARK. Serda Compétences et Serda Conseil apportent leur contribution aux différents groupes de travail afin de cartographier à l’échelle européenne les offres de cours et de programmes universitaires sur l’archivage électronique. Serda identifie ensuite les apports complémentaires E-ARK à ces programmes. Au mois de juillet 2023, la commission européenne a validé la première version du programme universitaire. Grâce à ce travail, le projet E-ARK va mettre à disposition des cours et des modules intégrant ses spécifications. En parallèle, les experts de Serda-Archimag élaborent des formations sur les spécifications fonctionnelles et techniques E-ARK à destination des professionnels du domaine et des équipes SI. Serda en tant que pilote pour la France a la responsabilité d’adapter ces spécifications au niveau national. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Retour d'expérience de Claire Foucquier : la digitalisation de la fonction RH

    Découvrez le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction des ressources humaines au sein de la Région Île-de-France, qui revient sur la façon dont elle s'y est pris avec Serda Conseil pour embarquer ses équipes et les faire passer au tout numérique en les impliquant dès le démarrage au projet de dématérialisation de l'ensemble des dossiers administratifs de carrière. Serda Conseil accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans un tel programme. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • [Parole d'expert] Quelle digitalisation au service de la fonction RH ?

    Aujourd’hui, face aux nouveaux modes de travail qui se développent et portée par la réglementation, la digitalisation de la fonction RH devient un enjeu-clé de la transformation digitale. Découvrez la parole d'expert de Caroline Buscal qui vous partage ses secrets pour mener à bien votre projet de dématérialisation de la fonction RH. Les points clés à retenir : ➡️ Près de 40% des organisations publiques ou privées sont en cours ou mettent en place une digitalisation totale ou partielle de la fonction RH. ➡️ Le législateur oriente fortement vers la digitalisation des activités RH (bulletin de paie en numérique, télétransmission de la déclaration sociale nominative, remboursement des frais de déplacement, signature électronique des contrats de travail, etc.). ➡️ 85% des collaborateurs parient sur un meilleur accès aux informations et une meilleure diffusion des documents RH grâce à la digitalisation (portail salarié, etc.). ➡️ La prise en compte des données au cœur des programmes de digitalisation pour une meilleure sécurité et une plus grande traçabilité : +40% des données sont des données personnelles ou sensibles. ➡️ Les programmes de digitalisation de la fonction RH sont des projets complexes à fort impact. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • [Evénement] Webinaire sur la dématérialisation dans le secteur de la santé le 10 octobre 2023

    La dématérialisation dans le domaine de la santé est un sujet brûlant : elle touche toutes les structures (établissements de soins ou médico-sociaux) et tous les secteurs à commencer par le suivi des patients (dossiers médicaux, dossiers de résidents, dossiers de consultation, etc.). C’est donc bien plus qu’une évolution de support de stockage. On vous donne rendez-vous le mardi 10 octobre pour savoir comment dématérialiser un établissement de santé ! Quelques chiffres : chaque année, on compte 11,6 millions de patients hospitalisés, 3 300 établissements, 1,3 million d’employés dans le secteur hospitalier... ; la dématérialisation est bien un enjeu clé de la transformation du secteur de la Santé ! Les impacts comme les contraintes sont nombreux : organisationnels, techniques, financiers et réglementaires évidemment, car la dématérialisation des dossiers médicaux, des données et des documents qui les composent, embarque autant des questions de preuve, de circulation, et d’accessibilité, que de gestion, de conservation et de destruction. Pour y répondre, les nouvelles technologies et un cadre légal toujours plus propice permettent de construire de nouveaux systèmes de gestion numériques, qui permettent d’améliorer la continuité de la prise en charge du patient, de disposer d’accès simplifiés aux informations médicales, et de simplifier les pratiques des équipes concernées (équipes de soins, équipes de la direction de l’information médicales, archivistes, etc.). La dématérialisation en environnement de santé, concerne aussi les fonctions administratives comme la facturation des patients, la gestion des ressources humaines, les finances, les marchés publics, etc. Serda Conseil accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans un tel programme. Christelle Varin, Ingénieur archiviste des Hôpitaux universitaires de Strasbourg nous livrera son témoignage. Ça vous intéresse ? N'attendez pas pour vous inscrire ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Vers la mutualisation des systèmes REX projet OCTO

    La recherche de mutualisation des systèmes est au cœur du programme appelé “OCTO” pour Optimisation des Coûts de Traitement et d’Organisation du courrier et de la relation usagers, au profit de l’Administration Territoriale d’Etat De quoi s'agit-il ? OCTO est un programme 100% dématérialisation pour la chaîne de traitement de courrier ; il est né d’un projet initié par les Secrétariats Généraux des Directions de Préfecture et a été primé par le Fonds de Transformation de l’Action Publique fin 2019 ; ce fonds permet au Ministère de la Transformation et de la Fonction Publique d’investir sur des projets transversaux, et à forte dimension de recherche de pistes d’économie et d’optimisation des finances publiques. En effet, la gestion de courrier est un sujet partagé par toutes les organisations et ressenti comme porteur de dépenses (nombre important d’agents concernés, coûts des fournitures, multiples traitements, des dépenses de logistique comme des navettes, …). L’idée première est donc de construire un “modèle” complet pour la dématérialisation de bout en bout du courrier, et qui soit réplicable pour d’autres administrations territoriales. Le projet est inscrit dans un territoire régional, Auvergnes Rhône Alpes, et s’appuie sur 5 entités “régionales” à savoir 1 ARS, 1 DREAL, 1 DRFIP, 1 Rectorat et la Préfecture elle même à travers le SGCD ; il est piloté par la DINSIC (direction de l’innovation, du numérique et des systèmes d'information et de communication) du Secrétariat Général de la Préfecture. Concrètement OCTO c’est quoi ? C’est un modèle de traitement 100% numérique de l’ensemble des étapes de la chaîne de traitement des courriers usagers ; ce modèle est reproductible dans toutes les administrations territoriales de l’Etat qui le souhaitent sous la forme d’un programme de dématérialisation. Il couvre les flux courriers dit “entrants” (tous canaux de réception - papier / numérique / postal / portail / … bref de l’omnicanal), “circulants” (issus des applications métier ou pas, et jusqu’à la signature électronique) et “sortants” (l’éditique de courrier simple et de lettre recommandée électronique). Vous avez dit mutualisation ? A travers ce projet innovant de construction de modèle et dont SERDA Conseil est l’assistant à maîtrise d’ouvrage, OCTO se caractérise par un axe central “Etat pour l’Etat”. C'est-à-dire que l’Etat est en mesure d’apporter lui-même les éléments de traitement, à travers des services ou des solutions en place ou en cours de développement, sur les étapes de gestion de courrier (édition de lettre simple, circuit de courrier dématérialisé, …). L’enjeu même du programme OCTO est de capitaliser et de mutualiser des ressources de l’Etat existantes, et les mettre au service des entités de l’Administration territoriale ; cela donne un programme “interministériel” de 100% dématérialisation à la fois innovant, ambitieux et efficient. Le contenu du programme OCTO s’appuie sur des éléments concrets de mise en œuvre pour permettre à d’autres structures de l’adopter. Des expérimentations ont été conduites par les 5 entités parties prenantes, permettant de vérifier si tous les flux étaient optimisables et dématérialisables (publications de RETEX sous la plateforme OSMOSE de l’Etat). Le résultat final prend la forme de 5 dispositifs différents, autonomes les uns par rapport aux autres, et dont l’addition permet de couvrir de bout en bout la chaîne de traitement de courrier ; ce sont autant de réponses opérationnelles pour chaque étape du traitement des flux courriers, et qui permettent de mutualiser des gains organisationnels et économiques. Les dispositifs sont les suivants : Dématérialisation du courrier entrant tout venant - numérisation et indexation Centralisation des échanges dématérialisés Circuit de validation et de signature Envoi de lettres simples - plateforme de dépôt Envoi de lettres recommandées De plus, la méthodologie adoptée pour la construction du modèle OCTO et toutes les étapes conduites ainsi que les résultats, peuvent être qualifiées de “mutualisées”. La gouvernance elle-même a été construite dans ce sens pour représenter l’ATE régionale Auvergne Rhône Alpes en tant que champ d’expérimentations ; elle a mis en commun de manière permanente des ressources par les 5 entités citées ci dessus ; elle s'appuie notamment sur le SGCD de la Préfecture du Rhône qui est lui-même un Secrétariat général commun mutualisant des fonctions de ressources humaines, finances, marchés publics, immobilier, logistique, …pour la Préfecture et toutes les directions départementales interministérielles. En plus des 5 dispositifs cités précédemment et de manière transversale, une attention toute particulière a été apportée à la transmission de compétences ; on est plus dans une démarche de digitalisation où l’agent de l’Etat dans sa fonction et dans son rôle, prend une part importante dans la dématérialisation du courrier. L’accompagner et le conduire à s’approprier tout ou partie des 5 dispositifs a donné lieu à la création d’un dispositif pédagogique et technique appelé “sac à dos” qui mutualise l’ensemble des outils pédagogiques et de communication nécessaires : video, podcast, vade-meccum, newsletter, … permettant de faciliter la prise en main et d’accompagner le changement auprès des équipes concernées. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Petit-déjeuner - La digitalisation de la fonction RH, solutions et cadre légal

    La digitalisation de la fonction des ressources humaines (RH) est une des priorités pour 38% des organisations publiques ou privées. Mais comment la mettre en place ? Et quelles solutions concrètes ? Serda Conseil vous partage ses conseils et enseignements clés lors d'un petit-déjeuner en présentiel dans nos locaux le jeudi 21 septembre de 9h à 11h. Ce petit-déjeuner sera également disponible en live en webinaire pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. La digitalisation de la fonction RH englobe la dématérialisation et la mise en œuvre de programmes de gestion électronique de documents pour les dossiers administratifs de carrière et l’ensemble de ces contenus : contrats, bulletins de paie, évaluations, arrêts de travail, évolutions de carrière, formation, etc. Il s’agit non seulement pour les directions des ressources humaines de gérer de forts volumes d’informations et de documents, mais aussi de répondre à des enjeux de disponibilité, confidentialité, cycle de vie des données, de communication, de sécurité et d’interactions quotidiennes avec les agents et salariés concernés. Le cadre réglementaire est mûr pour offrir des systèmes de gestion documentaire numérique complets. Cela comprend la dématérialisation, la GED, la signature électronique, le parapheur, le moteur de recherche, les connecteurs avec les SIRH et l'archivage électronique. Mais comment mettre en œuvre un tel projet ? C'est ce que nous allons aborder lors de ce rendez-vous inédit avec Caroline Buscal, directrice Serda Conseil, et le le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction à la DRH de la région Île-de-France, qui nous éclairera sur la façon dont elle s'y est pris pour embarquer ses équipes et les amener à travailler aujourd'hui en tout numérique ! Nous vous présenterons à la fois des réponses concernant les apports de la dématérialisation et de la GED, des cas d’usages et le cadre réglementaire dans lequel s’inscrire. Inscrivez-vous vite à notre petit-déjeuner !

  • Report de la généralisation de la facturation électronique

    La foudre vient de tomber ce 28 juillet : le projet du gouvernement pour la généralisation de la facture électronique s'il n'est pas abandonné, est reporté. On lit dans le communiqué de presse "Dans le cadre de ces échanges, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024 dans l’objectif de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles." Les questions vont rapidement venir : quand aurons nous les nouvelles dates d'échéance ? Et pourquoi ce report (entreprises pas au rendez vous de la préparation, travaux de l'administration en motif ?) Est-ce que les démarches pour les entreprises qui candidatent aux fonctions de PDP sont-elles aussi post posées ? Réponse : a priori pas, car "Le service d’immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaires, ouvert par la Direction générale des finances publiques le 2 mai 2023, instruit d’ores et déjà les premières candidatures reçues." Mais du coup, quid du modèle économique pour les PDP si le planning est décalé ? Pour aller plus loin vous nous invitons à lire cet article sur archimag et pour plus d'informations n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Serda Conseil reçoit le Prix Idealco de la Démarche RSE

    Serda Conseil est fier d'annoncer qu'il a été récompensé du Prix de la Démarche RSE par idealCO, la plus grande plateforme collaborative en ligne dédiée aux acteurs de la sphère publique. Cette distinction prestigieuse vient saluer les efforts constants du Groupe en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et sa contribution positive à l’humain, à la société et à l'environnement. La RSE est au cœur de notre vision stratégique, recevoir cette reconnaissance de la part d'idealCO est une source de fierté pour l'ensemble de nos collaborateurs, partenaires et parties prenantes. Nous considérons cette distinction comme une étape significative dans notre engagement continu à développer des pratiques commerciales durables et responsables. La démarche RSE du Groupe Serda en général et de Serda Conseil s'appuie sur des initiatives concrètes visant à promouvoir l'éthique, le respect de l'environnement, la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation. En intégrant ces valeurs dans toutes nos activités, nous nous efforçons d’être un acteur vertueux et inspirant pour la sphère publique et les acteurs du numérique. A cet égard, Le Groupe Serda a adopté le modèle de la perma-entreprise inspiré de la permaculture. Ce modèle de développement vise à créer de la valeur, en respectant conjointement 3 principes éthiques : prendre soin des humains, préserver la planète et se fixer des limites en partageant les richesses. « Cette récompense vient renforcer notre détermination à œuvrer en faveur d'une société plus juste et durable. Notre raison d'être est d’ Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain. Elle est le pilier de notre identité d'entreprise, et nous continuerons à agir avec responsabilité et engagement envers notre environnement et nos parties prenantes », a déclaré Pierre Fuzeau, directeur général de Serda Conseil. Nous tenons à remercier chaleureusement idealCO pour cette distinction et à féliciter toutes les autres entreprises nominées pour leurs efforts en matière de RSE. Cette reconnaissance nous encourage à poursuivre notre démarche en faveur d'un futur plus durable et responsable. Pour plus d'informations sur Serda Conseil et ses initiatives RSE : Contact Presse Elisabeth Hutin-Baillot 06 95 64 27 21 elisabeth.hutin-baillot@ace-rp.com Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Validation de la signature scannée de l'employeur sur le contrat de travail par la Cour de Cassation

    Que penser du jugement de la cour de Cassation du 14 décembre 2022 qui valide l'imposition de l'image scannée de la signature de l'employeur sur un contrat de travail ? Le type de signature électronique et sa validité pour un contrat de travail est un sujet qui agite beaucoup de directions de ressources humaines actuellement, si on en croit les chiffres du rapport Gouvernance de l’information. A la question sur les catégories d’activités sur lesquelles porte aujourd’hui l’adoption de la signature électronique, les RH arrivent en 3ème position devant les contrats clients (26 %) avec 28,5 % des répondants qui les plébiscitent. Dans un arrêt du 14 décembre 2022 la cour de cassation est venue ajouter son analyse au sujet de la valeur juridique d'une signature manuscrite scannée sur un contrat. Rappelons brièvement les faits : un salarié embauché par une société pour un contrat à durée déterminée saisonnier a demandé la requalification de son contrat de travail en CDI au prétexte que le contrat fourni portait l’apposition d’une simple image numérisée de la signature de l’employeur et n’était donc ni une signature originale ni une signature électronique et n’avait donc pas de valeur juridique. Le salarié a été débouté de sa demande devant le conseil de prud’hommes, de même que la cour d’appel a rejeté également le pourvoi du salarié au motif que la signature dont l’image scannée était reproduite sur le contrat de travail permettait d’identifier clairement son auteur, et ce quel que soit le procédé. Mais ne nous trompons pas de débat, la cour de cassation n’a pas par son jugement assimilé l’image d’une signature scannée à une signature électronique ; elle a même confirmé que l’apposition d’une signature sous forme d’une image numérisée, n’était pas assimilée à une signature électronique au sens de l’article 1367 du code civil ; elle ne valait pas pour autant absence de signature « constaté qu’il n’était pas contesté que la signature en cause était celle du gérant de la société et permettait parfaitement d’identifier son auteur, lequel était habilité à signer un contrat de travail », la cour en avait « exactement déduit que l’apposition de la signature manuscrite numérisée du gérant de la société ne valait pas absence de signature, en sorte que la demande de requalification devait être rejetée. ». Ce que la cour de cassation a jugé n’est pas la valeur de la signature électronique mais le fait d’avoir une trace d’un engagement à signer a contrario de ce que plaidait le salarié. La Cour de Cassation distincte donc bien la valeur d’une signature électronique (qui n’est pas au rendez vous dans le cas présent) au regard de l’engagement requis, mais fait preuve de tolérance face aux signatures numérisées, ayant par ailleurs déjà jugé que « l’apposition sur la contrainte d’une image numérisée d’une signature manuscrite ne permet pas, à elle seule, de retenir que son signataire était dépourvu de la qualité requise pour décerner cet acte » (Cass. 2e civ., 28 mai 2020, no 19-11.744). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

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