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rizome serda conseil
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  • IA, données, contenu et sobriété dans l'habitat social

    Qu’il s’agisse des ressources humaines, des pratiques professionnelles ou encore de l’intégration de nouveaux outils basés sur l’intelligence artificielle, la digitalisation est là ! Rappelons le contexte Chacun des métiers de l’habitat social est aujourd’hui au cœur de sa transformation digitale. On peut parler de la relation dématérialisée avec les locataires pour le métier de bailleur, les liens digitaux avec les fournisseurs pour le métier de la maintenance et des programmes, et enfin, le tout numérique avec les collaborateurs (RH, pratiques au quotidien, nouveaux outils avec l’intelligence artificielle) ! Le déploiement aisé des processus digitalisés dans un Habitat ou un groupe d’Habitats a pour source la complexité de la relation locataires, de la répartition territoriale (y compris celle des gardiens), de la possible fusion de plusieurs organismes sociaux et enfin des nécessaires attentes des équipes en terme de simplification. La Direction générale est elle aussi, en attente forte de réduction de coûts et aussi en attente de cette simplification. Le DSI est alors en prospective d’urbanisation de son architecture SI et surtout de la sécurité associée. L'accent est donc mis sur une transition du "physique" vers le "numérique" et le tout boosté à l’IA. Les questions qui sont posées avec les axes d’innovation et d’évolution qui en découlent sont : Quels sont les outils spécifiques d'IA qui seront utiles à intégrer pour une utilisation au quotidien par les équipes ? Comment la sobriété numérique sera-t-elle mise en œuvre concrètement ? Comment garantir que la dimension humaine reste centrale face à l'automatisation croissante ? Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de cette transformation ? En réponse à ces questions, les 6 points à traiter pour une gestion efficace sont : Conformité RGPD : assurer le respect des réglementations sur la protection des données. Réduction des coûts et de l'empreinte carbone : évaluer les avantages financiers et environnementaux. Signatures électroniques : mettre en œuvre des méthodes numériques pour signer des documents. Copies fiables : assurer que les documents sont reproduits de manière sécurisée et précise. Conservation des documents : déterminer la durée appropriée pour conserver les dossiers. Archivage électronique : utiliser des systèmes numériques pour stocker des documents. Cela implique de gérer les flux entrants locataires et fournisseurs en augmentant la fiabilité des numérisations pour plus de digitalisation du processus de traitement et une accélération des réponses. Le bailleur a tout intérêt à appliquer la conformité de la rétention des données car c’est la source d’économie et de réduction des risques. Entre GED et archivage électronique, le sujet se discute selon la typologie de la donnée. La durée de conservation longue est adaptée à l’archivage, la durée courte à une GED. C’est donc le bon mix qui est à trouver. Un processus digitalisé est un processus qui consiste à embarquer les technologies de certificats et signatures électroniques. Chaque acteur signe mais pas avec la même technologie et pas avec les mêmes solutions de confiance ne serait ce que pour s’adapter au niveau de risque et à la réglementation. C’est cette réponse appropriée qui va fluidifier les traitements et va faire baisser les coûts physiques comme électroniques. Sans oublier le sujet environnemental qui a une résonance particulière chez un bailleur social. Ce sujet s’applique aux logements dans un contexte bâtimentaire. Il s’applique également aux processus hybrides des flux papier et électroniques (voire parallèles quand ils sont concourants). Et pour autant, l’impact des émissions de e-CO2 est 10 fois moindre en électronique qu’en papier. La collaboration Moyens généraux et DSI a l’effet magique de réduire à la fois les coûts et l’empreinte carbone. In fine, c’est toute la chaîne de traitement simplifiée qui a pour effet la conformité RGPD : la donnée quelle qu’elle soit (à fortiori la donnée à caractère personnelle) est tracée, documentée, partagée au lieu d’être dupliquée, gérée et protégée (archivage ou GED). Pour chacun de ces sujets, l’IA est un booster certain. Le Bailleur social a recourt à des LLM déjà entraînés, à des RAG (La génération augmentée de récupération) ou à de simples algorithmes. Dans tous les cas, une montée en compétence des équipes SI, CODIR et collaborateurs s’impose. En parallèle, une gouvernance éthique de l’IA et data est à mettre en place. En synthèse En synthèse, l’approche que Serda Conseil préconise doit être à la fois digitale et technologique, humaine en lien avec les pratiques au quotidien, en associant sobriété numérique et réduction des coûts. Cet article qui porte sur la dématérialisation, la réduction des coûts et de l’empreinte Carbone ainsi que sur l'intégration de l'intelligence artificielle dans le secteur de l'habitat social est une synthèse de la présentation webinaire du 4 février 2025, organisée par SERDA Conseil et animée par Pierre FUZEAU et Anne-Solène DANIEL , experts en accompagnement des organisations dans leur transition numérique. Pour ne pas manquer les prochains webinaires et être au courant de l'actualité, retrouvez nous sur notre page Linkedin .

  • Retour sur notre journée Digitalisation et Numérique Responsables : ce qu'il faut retenir

    Serda Conseil et Archimag ont organisé une demi-journée de webinaires dédiée au numérique responsable. Cet évènement a été l'occasion de découvrir comment concilier écologie et rentabilité dans un contexte de transformation numérique. Retour sur les chiffres-clés à retenir de cette journée. Le numérique, pilier de notre transformation, est l’un des plus grands contributeurs aux émissions de gaz à effet de serre, représentant plus de 5 % des émissions mondiales et 10 % de la consommation énergétique. Sans action rapide, ce chiffre pourrait grimper de 45 % d’ici 10 ans. Tous les secteurs sont concernés. Aujourd'hui, il est urgent de considérer l'empreinte carbone du numérique mais aussi de l'intelligence artificielle, en plein essor, pour tendre vers un numérique plus durable répondant aux enjeux environnementaux. Un numérique encore peu mesuré mais au poids environnemental croissant Selon la grande enquête annuelle Serda Conseil-Archimag , 71 % des répondants à la considèrent qu'il est essentiel d'évaluer le bilan carbone du numérique , mais seuls 6 % l'ont réellement mesuré, et seulement 3 % ont analysé les flux de dématérialisation. C’est un grand écart qui souligne encore une fois une maturité en devenir des professionnels sur ce sujet. À la question sur les leviers de réduction qui sont appliqués pour réduire les impacts, la réduction du papier (50 %) est citée en premier, puis viennent les déplacements (23 %) et enfin la consommation d'énergie (38 %). Un cadre réglementaire qui se renforce Les Lois Climat et REEN sont structurantes en France autant que la Directive CSRD qui renforce l'obligation de reporting RSE dès ce mois de janvier 2024 au niveau européen : là encore, seules 16 % des organisations les prennent en compte (toujours selon l’enquête Serda Conseil-Archimag). C’est d’autant plus étonnant que les appels d’offre publics comme privés comportent des critères de notation propres à la RSE . Ceux-ci deviennent obligatoires dans la sphère publique dès 2026. Et, il n’est plus rare aujourd’hui de voir des exigences qui atteignent 30 % pour ce critère (30 % financier, 40 % technique et 30 % RSE incluant une bonne partie en matière de calcul d’un bilan carbone général ou spécifique à un projet). La situation est d’autant plus identifiée que l’impact du numérique en France passe de 2,5 % des émissions à 4,4 % aujourd’hui . Les prévisions de l’ étude de Ademe-Arcep de 2023 sont malheureusement en train de se réaliser. Pour rappel, cette étude alertait sur l'augmentation potentielle de +45 % des émissions du numérique d'ici 2030 si aucune action n'est entreprise, et souligne la nécessité d'une approche "frugale" pour une réduction espérée de -16 %. L'IA, une consommation démesurée La tendance est amplifiée par l’adoption massive de l’ intelligence artificielle (IA) par les organismes publics comme privés. Pour preuve, une requête Google consomme 0,3 Wh d’énergie, tandis qu'un prompt ChatGPT consomme 2,9 Wh. Les LLM (Large Language Models) comme ChatGPT-3, avec ses 175 milliards de paramètres, ont un impact majeur. Dans le domaine de la gestion de contenu et d’archivage, 43 % des organisations appliquent ou prévoient d'appliquer l'IA dans leurs systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED), de Gestion de Contenu (ECM) et de Gestion Électronique du Courier (GEC) dès 2025 ( selon l’enquête annuelle Serda Conseil-Archimag ). L’objectif d’un moins 16 % grâce à la frugalité s’éloigne rapidement au regard de l’adoption de l’IA et des annonces communiquées sur le déploiement des nouveaux parc de data-center comme des lancés de grappes de satellites. Vers une IA plus responsable ? Et l’IA vient rebattre les cartes avec son intense gourmandise en matière d’énergie, d’émissions eCarbone, d’eau et de minerais. On a encore du mal à mesurer son impact tout en estimant à date une augmentation entre 30 et 50 % des émissions de gaz à effet de serre. On ne ralentira que peu cette vague... En revanche, des solutions existent pour limiter l'empreinte carbone de l'IA : La purge des vracs de données inutiles qui peuvent représenter jusqu'à 60 % des informations stockées. L'utilisation de jeux de données de qualité pour entraîner les IA permettent de réduire le temps d'apprentissage. L’utilisation de LLM (Large Language Models) déjà entraînés ou de petite taille lorsque cela est suffisant. L'adoption des méthodes comme le fine-tuning et la technologie RAG pour limiter les ressources en énergie et les émissions d'eCO2. Gouvernance de l'Information : un levier majeur Les organisations sont encore (très loin) d’avoir pris toutes les dispositions pour réduire l’empreinte carbone de leur gouvernance de l’information quand on sait qu’une GED est 13 fois moins émissive qu’un stockage dans une messagerie et qu’un archivage électronique est 305 fois moins émissif. En parallèle, un classement papier en proximité (il en existe encore puisque 50 % environ des informations sont en encore en support papier) est 51 fois plus émissive d’une GED et un archivage papier 67 fois plus émissif qu’un archivage électronique. La nécessité d'agir aujourd'hui pour un numérique responsable L'adoption de l'IA s'accélère, tout comme son impact environnemental. La frugalité numérique devient une nécessité, et chaque organisation doit mettre en place des stratégies pour optimiser son empreinte carbone . La transition vers une sobriété numérique et une IA plus responsable nécessite une collaboration entre les acteurs de l'IA, les archivistes, et les organisations..., afin de réduire l'empreinte carbone et d'optimiser les pratiques. La gouvernance des données, l'archivage et la gestion des contenus sont autant de leviers importants pour répondre aux besoins des acteurs de la gouvernance de l’information : dorénavant, il est nécessaire d’embarquer l’IA dans les actions pour un numérique plus responsable. Faites appel à l'expertise Serda Conseil Aujourd'hui, il est plus que nécessaire d'évaluer l'impact du numérique dans votre organisation pour tendre vers un numérique plus responsable. Face à ces enjeux, Serda Conseil vous accompagne de A à Z dans vos projets de transition numérique . Que ce soit pour mesurer votre bilan carbone, établir votre feuille de route, diagnostiquer vos processus, ou embarquer vos équipes pour le changement, nos experts sauront vous conseiller sur vos enjeux et vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.

  • Retour d'expérience de Serda Conseil : Vers une dématérialisation optimisée dans le secteur de l’habitat

    Les défis d'une transition vers le zéro papier, nous les constatons à chacune de nos missions d'audit. La gestion documentaire est un enjeu pour le secteur de l’habitat, où les volumes de documents liés aux dossiers des locataires, aux contrats, aux ressources humaines et aux ouvrages exécutés peuvent rapidement devenir écrasants. Dans le cadre d’organisations comptant jusqu’à 1 000 salariés et 60 000 locataires, le stock papier peut atteindre des dimensions significatives, comme 6,1 km linéaires, soit environ 1 mètre linéaire par salarié ou locataire. Les questions fondamentales se posent : faut-il conserver l’intégralité des documents ? Comment réussir à adopter une approche "zéro papier" tout en respectant les impératifs réglementaires et opérationnels ? Problématiques principales : Les défis d'une transition vers le zéro papier Non-respect des durées de conservation : De nombreuses archives papier dépassent les durées légales de conservation. Absence de standardisation : Les espaces de stockage sont éparpillés et mal optimisés (ex. : box, caves, garages). Fracture numérique : Une partie des locataires et des collaborateurs éprouve des difficultés avec les outils numériques. Processus incomplets : Les flux documentaires ne sont pas toujours entièrement numérisés, rendant leur gestion complexe. La demande : Construire une stratégie de dématérialisation efficace Pour Serda Conseil, une stratégie de dématérialisation doit permettre de : Réduire les volumes de documents physiques et les coûts associés. Accélérer les temps de traitement et simplifier les recherches documentaires. Aligner les politiques d’archivage papier et électronique. Assurer un accompagnement humain et technologique pour une transition fluide et réussie. Résultats obtenus : Réduction des volumes physiques et optimisation des processus Grâce à une analyse approfondie des opportunités, il n’est pas toujours nécessaire d’investir massivement dans de nouveaux outils. En identifiant des "quick wins", des gains significatifs peuvent être obtenus, tels que : Réduction de 70 % des espaces physiques. Amélioration de la conformité et de la traçabilité, garantissant le respect des durées légales de conservation. Optimisation de la recherche documentaire grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour l’indexation et le classement automatique des documents. Les clés de la réussite pour les résultats constatés Pour garantir le succès d’un projet de dématérialisation, il est recommandé de suivre les étapes suivantes : Diagnostic global : Cartographier les stocks existants, identifier les processus à numériser et analyser les flux documentaires. Automatisation et IA : Exploiter l’intelligence artificielle pour prioriser les tâches de numérisation, trier les documents et faciliter leur gestion. Outils mutualisés : Promouvoir l’utilisation de solutions telles que la signature électronique et un archivage électronique partagé. Partenariats stratégiques : Externaliser l’archivage papier à des prestataires certifiés pour assurer la sécurité des données sensibles. Accompagnement humain : Former les équipes, moderniser les équipements (tablettes, portails numériques) et sensibiliser les locataires pour surmonter la fracture numérique. Gains : Des opportunités stratégiques pour une efficacité organisationnelle économique et écologique La dématérialisation représente une réelle opportunité stratégique pour le secteur de l’habitat. Elle permet : Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts de moitié, Des délais de traitement réduits, facilitant l’accès aux informations critiques, Un renforcement de la conformité juridique et du respect des données personnelles, garantissant ainsi la sécurité et la transparence, Une diminution de l'empreinte carbone, Une réduction des couts.

  • Prestataires et éditeurs : Appels d’offre, gagnez des points grâce à la RSE ou comment aller plus loin...

    Les faits sont têtus ! 83% ont été confrontés aux nécessités de la RSE. Les marchés secteur public comme secteur privé demandent une valorisation de la démarche RSE de chaque entreprise fournisseur dans la plupart des dossiers de consultation. La dernière enquête Serda-Archimag met à jour les données sur 3 ans : le oui atteint 83% et devrait encore continuer à progresser en 2025. La réglementation s’impose Rappelons également que le Code de la commande publique (CCP) - article L3-1 prévoit : “La commande publique participe à l’atteinte des objectifs de développement durable, dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale(...) La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est devenue un des enjeux majeurs pour les éditeurs et prestataires de solutions. En intégrant la RSE dans leur stratégie, ces entreprises améliorent leur image et leur compétitivité, comme elles répondent aux attentes croissantes de leurs clients, collaborateurs et partenaires. Le critère RSE, encore facultatif aujourd’hui devient obligatoire à compter de août 2026 avec au moins un critère d’attribution, pas de minimum ni maximum au niveau pondération et toujours en lien avec l’objet du marché et ses conditions d’exécution. Et le “rapport“ RSE, tel qu’on le connaît encore, sous sa forme “corporate” et souvent très généraliste est aujourd’hui insuffisant pour répondre aux exigences et critères des appels d’offres. Les dossiers de consultation en demandent [toujours] plus : outre les engagements et objectifs de réduction d’émissions démontrés tels que les achats matériels, recyclage, développement de code, les PUE des data center, ou les émissions de eCO2, les acheteurs attendent des calculs argumentés et factuels pour chaque projet concerné. Des responsables RSE de plus en plus aguerris Les forces commerciales sont sur le sujet RSE “au front” et très souvent, elles se trouvent en face de sachants. Aujourd’hui les responsables RSE qui assistent les acheteurs sont chevronnés et percutants. Plus d’alternatives avec des réponses vagues voire erronées. Les retours peuvent être cinglants ! La montée en compétences des équipes commerciales comme marketing est indispensable. Pourquoi a-t-on besoin d’établir un bilan carbone ? Oui, parce que, d’une part, l’empreinte carbone émise par le prestataire ou l’éditeur de solution vient s’additionner au bilan carbone de l’acheteur en alimentant le scope 3 de son bilan carbone réglementaire. Et d’autre part, l’acheteur a besoin de faire lui aussi baisser les émissions de eCO2 de son organisation à très court terme comme dans le temps (plan d’action sur plusieurs années). Pour cela, il faut bien que le prestataire ou éditeur de solution établisse son bilan carbone pour pouvoir à la fois être comparé aux émissions des compétiteurs et à la fois alimenter le scope 3 de l’acheteur. Mais rares sont encore les entreprises à avoir calculé leur bilan carbone. Il y a là une alerte majeure car les consultations avec critères RSE sont déjà publiées et la course a commencé. C’est donc le premier pas à faire, sachant que des aides pour le secteur privé existent pour le calculer. Besoin aujourd’hui d’aller au-delà du bilan carbone général : le calcul au projet ? On constate maintenant des critères spécifiques au périmètre du projet demandé : hébergement d’une GED, prestation d’archivage électronique ou physique, chaîne de numérisation en mode copie fidèle, etc. Dans le cadre de ces prestations décrites et à la volumétrie évaluée, la nouvelle attente est 1/ quelles sont les émissions de eCO2 produites dans le cadre du périmètre de la prestation, et 2/ quel est le plan d’action spécifique qui va permettre la réduction de ces émissions sur le plus souvent les 4 années réglementaires d’un marché Calculer les émissions projet, comment faire ? Chaque projet est particulier : volumétries, formats, supports, périodicité, distances de déplacement, prestations internes ou externes, véhicules thermiques ou électriques, matériels spécifiques, etc. Autant de variables qui nécessitent des modèles de calculs adaptés à la fois aux variables de chaque entreprise et aux variables du marché ou projet en question. L’outil des 21 indicateurs publié par Serda Conseil et CC La Rochelle est une base pour calculer. Cette base est la source de la modélisation d’un calculateur projet Serda adapté aux variables qui seront celles de l’entreprise : matériel, centres de calcul, bâtiments, équipes RH, etc. La démarche indispensable Répondre aux exigences des acheteurs, se différencier par rapport aux concurrents, valoriser les activités au regard des salariés comme des partenaires externes, tel est l’objectif de chaque prestataire ou éditeur. Les actions sont plurielles tout en débutant toujours par une formation RSE, et se poursuivant par le bilan carbone et la modélisation des émissions pour chaque projet. Le développement de calculateurs sur mesure est une réponse appropriée. On démarre par la force commerciale en enchainant avec les équipes techniques et de production. Pour les éditeurs et prestataires de solutions logicielles, la RSE n'est plus seulement une option, c'est une nécessité stratégique. Elle intervient à la fois dans la réponse aux appels d'offres, la stratégie commerciale et la gestion des ressources humaines.

  • 10 actions pour se préparer à la directive NIS 2

    La directive NIS 2, adoptée par l'Union Européenne, impose de nouvelles obligations aux entreprises pour renforcer leur cybersécurité. Elle élargit son champ d'application à 18 secteurs, couvrant désormais près de 600 types d'entités, allant de l'énergie aux services publics. Pour aider les organisations à s’adapter, voici dix actions essentielles. Vérifier l’applicabilité de NIS 2 Assurez-vous que votre organisation est concernée par cette directive en consultant les outils fournis par les autorités. Une évaluation préliminaire vous aidera à comprendre les obligations spécifiques à respecter sur mon espace NIS2. Réaliser un audit de cybersécurité Évaluez les pratiques actuelles de votre entreprise en matière de sécurité. Un audit permet de comparer vos dispositifs avec les standards NIS 2 et de détecter les lacunes à combler. Mettre à jour les politiques de sécurité Adaptez vos politiques internes pour assurer une cybersécurité proactive. Documentez les règles et les bonnes pratiques, et assurez-vous qu'elles répondent aux exigences de la directive. Former et sensibiliser les équipes Mettez en place des formations pour vos employés, y compris les dirigeants, pour qu'ils comprennent leurs responsabilités en matière de cybersécurité et les nouvelles pratiques à suivre. Adopter une gestion proactive des risques Renforcez vos processus de gestion des risques pour prévenir les menaces de manière continue. Cela inclut une évaluation régulière des risques, la mise en place de mesures de protection et la supervision des systèmes. Améliorer la détection et la réponse aux incidents Développez vos capacités à détecter et à réagir rapidement aux incidents de sécurité. Des plans de réponse doivent être prêts et régulièrement testés pour minimiser les impacts en cas de cyberattaque. Élaborer un plan de continuité des activités Mettez à jour ou créez un plan de continuité pour garantir que les opérations essentielles soient maintenues en cas d’incident, et pour assurer une reprise rapide des activités. Renforcer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement Assurez-vous que vos fournisseurs respectent des normes de sécurité élevées, car NIS 2 impose également des responsabilités sur la sécurisation des chaînes d’approvisionnement. Mettre en place un processus de reporting d’incidents Préparez des procédures de notification pour répondre aux exigences de NIS 2 en cas d’incident majeur. Les délais et canaux de communication doivent être définis à l'avance. Impliquer la gouvernance dans la cybersécurité La cybersécurité doit devenir une priorité stratégique pour les dirigeants, qui sont tenus d’approuver et de superviser les mesures de sécurité, selon NIS 2. Cette responsabilisation accrue incite les conseils d’administration à intégrer la cybersécurité dans la gouvernance. Anticiper la mise en conformité Avec des amendes pouvant atteindre 10 millions d’euros, il est crucial de commencer dès maintenant à intégrer ces actions dans votre organisation. La directive NIS 2 représente une opportunité de renforcer votre résilience et d'améliorer votre posture de cybersécurité face aux menaces numériques.

  • Facturation électronique : la simplification administrative qui va coûter aux entreprises

    Le 15 octobre 2024, date à retenir pour une simplification administrative : celle de la suppression des fonctionnalités gratuites du PPF. Les restrictions budgétaires de cette fin d’année changent beaucoup le modèle initial. Voici le nouveau schéma pour les circuits de la facturation et des paiements L'administration fiscale met un terme à la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Initialement conçue pour centraliser la transmission des factures électroniques, notamment pour les PME, cette plateforme ne verra pas le jour.  L’impact pour toutes les entreprises : elles devront utiliser les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui sont développées, elles, par le secteur privé. Fin de la gratuité donc ! Du PPF, reste l’annuaire des entreprises Le gouvernement recentre ainsi le projet sur un annuaire de confiance qui sera utilisé par les PDP, avec un planning prévu pour le 1er septembre 2026. Conséquences pour les entreprises La fin du PPF implique plusieurs ajustements : Les opérateurs de dématérialisation devront réviser leurs offres ou collaborer avec des PDP. Les PDP devront adapter leurs systèmes à réception des nouvelles spécifications.. L’interopérabilité entre PDP est la base du dispositif, d’autant plus que l’échelon européen (avec PEPPOL) est à prendre en compte. Un seul circuit de transmission Les entreprises ne pourront plus soumettre directement leurs factures sur le portail ; un circuit unique de transmission de factures électroniques s'impose désormais via le PDP. Cela symbolise un virage significatif dans la gestion des factures électroniques en France, avec une transition vers un modèle de facturation payant et dématérialisé complet, basé sur les PDP. Du coup, l’archivage serait lui aussi naturellement payant.

  • La sécurité des données médicales sous contrôle

    La décision portée par la CNIL dans le cas de CEGEDIM Santé, met en évidence la très forte sensibilité du sujet de la sécurité des données médicales et des risques encourus en cas de politique de gestion non conforme. La gestion des données de santé est un enjeu crucial dans les environnements de santé où la protection des informations personnelles et médicales des patients se doit d’être une priorité.   Que dit la CNIL ? La récente sanction de CEGEDIM Santé  en date du 5 septembre 2024 prononcée par la CNIL sous la forme d’une amende 800.000 € en est la preuve : l'entreprise a été condamnée pour insuffisance dans l'anonymisation des données médicales, mettant en lumière les risques auxquels les établissements de santé peuvent s'exposer. En effet  le recours à la pseudonymisation n’est pas suffisant et n’apporte pas la garantie suffisante de la protection des données personnelles, la réidentification des personnes concernées étant techniquement possible. S’agissant d’un traitement de données à caractère personnel, la société aurait dû disposer au préalable d’une autorisation de la CNIL pour les utiliser (cf article 66.III de la loi Informatique et Libertés). La sécurité des accès aux données de santé, un véritable casse tête pour les établissements de soins L'anonymisation des données est essentielle pour prévenir tout accès non autorisé et garantir la confidentialité des patients . Pourtant, de nombreuses structures peinent encore à implémenter des solutions solides de protection, exposant ainsi leurs systèmes à des sanctions sévères et des pertes de confiance de la part du public. Ne pas oublier que la majorité des données sensibles autour d’un patient, comme l’année de naissance, le sexe, la taille, le poids, les antécédents médicaux, les diagnostics et prescriptions médicales…, sont dorénavant liées à un identifiant unique pour chaque patient d’un médecin ou d’un centre de soins, et donc donne la possibilité ainsi de reconstituer le parcours de soins. Dans ce cas, comme pour Cegedim Santé, la pseudonymisation ne suffit pas à protéger l’individu concerné. La Loi Informatique et Libertés ( article 66.III ) prévoit que le traitement des données personnelles dans le domaine de la santé ne peut être mis en œuvre qu’après autorisation de la CNIL ou à condition d'être en conformité à un référentiel mentionné. Cette affaire rappelle à quel point le sujet est au cœur des programmes de digitalisation notamment des dossiers de patients. En effet les réglementations sont exigeantes et l’autorité de contrôle veille à leur application. la CNIL multiplie les décisions concernant les données de santé N’oublions pas qu’en février de cette année, la CNIL a  mis en demeure plusieurs établissements de santé de prendre les mesures permettant d’assurer la sécurité du dossier patient informatisé, rappelant que les données des patients ne doivent être accessibles qu’aux personnes justifiant du besoin d’en connaître. Il s’agissait avant tout de renforcer les règles d’accès et les profils des personnes habilitées.  Renforcer la sécurité des données sensibles et encadrer les accès aux dites données , notamment celles intégrées aux dossiers de patient, sont au cœur des stratégies de gouvernance des données de tout établissement de santé. Nous le rappelons dans chaque projet de dématérialisation de dossiers médicaux que nous accompagnons pour le compte d’établissements de santé. Caroline Buscal Consultante Experte dématérialisation et archivage Directrice Serda Conseil

  • Accéder à son dossier médical est un devoir de communication très encadré dans les hôpitaux

    L'accès au dossier médical des patients est un devoir de communication pour les établissements de santé qui est très encadré par la loi et très observé. Consulter son dossier, un droit pour chaque patient L’accès au dossier médical en France est un volet essentiel de la relation de confiance établie entre le patient et l’établissement de santé qui le prend en charge.  Pour rappel, depuis la loi du 4 mars 2002 “relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé”, tout patient dispose d’un droit d’accès direct à leur dossier médical. Ce droit de garantir l’accès à son dossier médical est une obligation stricte pour les établissements de santé, et tout manquement peut entraîner des sanctions, y compris si cette impossibilité de communication résulte d’un défaut d’organisation ou d’un dysfonctionnement de service.  Chaque patient a le droit de consulter ou d'obtenir une copie de son dossier, qu'il soit papier ou numérique, sous 8 jours pour les dossiers récents et 2 mois pour les plus anciens.  Le Défenseur des droits comme recours pour le respect du droit d'accès à son dossier médical Dans un contexte où les dossiers médicaux sont de plus en plus en format tout numérique (informatisés ou dématérialisés), les établissements de santé doivent s'assurer que ces informations sont accessibles via des systèmes sécurisés et conformes au RGPD. Tout refus ou retard injustifié, ainsi qu'une mauvaise gestion des demandes, expose l'établissement à des sanctions de la CNIL, voire à des actions judiciaires de la part des patients. C’est ce que vient de rappeler le Défenseur des droits dans une décision en date du 12 décembre 2023 ( Décision du défenseur des droits n°2023-212 ). Le droit à l’accès comprend la consultation des comptes rendus médicaux, résultats d'examens, prescriptions, et correspondances médicales. Les professionnels doivent également permettre la rectification des données en cas d’erreurs, tout en garantissant la confidentialité et la protection des informations sensibles. Toute négligence dans la sécurisation des accès peut avoir des conséquences juridiques sérieuses. Respecter ce droit n'est donc pas seulement une question de conformité, mais aussi de protection juridique pour les établissements de santé. Caroline Buscal Consultante experte en dématérialisation et archivage Directrice Serda Conseil

  • Référentiel 2024 : les 21 indicateurs clés de la dématérialisation écoresponsable avec Serda Conseil

    Découvrez le premier référentiel de dématérialisation écoresponsable par Serda-Archimag et Coopérative Carbone. Serda-Archimag, spécialiste de la dématérialisation et Coopérative Carbone, spécialiste de l’évaluation carbone, de l’accompagnement aux stratégies de réduction d’émissions de GES et du développement de projets locaux de compensation carbone, publient le premier référentiel spécialement dédié à la dématérialisation écoresponsable. Ce référentiel s’adresse aux Directions générales, aux Directions informatiques, aux Directions du numérique, les DPD, RSE, aux Directions métiers, car la réduction de l’empreinte carbone implique des changements profonds des organisations, gestes et comportements par chaque acteur. Quels constats ? 26 % des organisations ont effectué leur bilan carbone sur l’ensemble des activités notamment les déplacements, les bâtiments, les énergies, les intrants, …et 6 % ont inclus le numérique et seulement 3 % la dématérialisation. Ces chiffres issus de la grande enquête sur la gouvernance de l’information 2024 nous alertent d’autant plus que la croissance du numérique est exponentielle du fait de l’augmentation massive des usages et on évalue à un doublement à court terme des émissions de Gaz à effet de serre. Par quel bout prendre ce sujet complexe et trop peu pris en compte ? Pour le numérique et la dématérialisation, les chiffres pour les émissions de GES de la dématérialisation sont rarement disponibles facilement car éparpillés (dans plusieurs bases de données comme celle de l’ADEME) ou très difficilement accessibles. La plupart du temps, les données disponibles sont en plus incertaines car elles comportent de fortes marges d’erreur si l’on prend le paramètre incertitude technique) et ces données sont parfois simplement inexistantes. Comment a été construit ce référentiel des 21 indicateurs clés ? Fort de ce constat, Serda Conseil, spécialiste de dématérialisation, et la Coopérative Carbone, spécialiste des bilans carbone et du financement des projets de captation de CO2, ont documenté, calculé à partir de mini-Analyse du Cycle de Vie ou ACV (bilans carbone). Ces calculs sont basés sur les nombreux cas d’usages observés dans le cadre des prestations d’amoa de Serda Conseil. Ce travail d’un an et demi a permis de réduire l’incertitude tout en calculant une fourchette avec une valeur haute et une valeur basse. Ces fourchettes correspondent à des flux, des matériels, des taux d’utilisation ou d’occupation qui sont par nature variables. Quel résultat ? C’est le premier référentiel spécialement dédié à la dématérialisation, outil unique aujourd’hui disponible pour évaluer les projets numériques orientés dématérialisation et zéro papier, les prioriser, calculer les émissions et construire les plans d’action. Au final, 21 indicateurs clés composent le référentiel Serda conseil / Coopérative Carbone. Chacun couvre les besoins de calculs des points de mesure sur l’ensemble de la chaîne de dématérialisation d’un processus. Comment sont utilisés les 21 indicateurs pour la démarche écoresponsable ? Chaque indicateur nourrit la démarche pour piloter l’action de toute organisation publique ou privée vers la neutralité carbone de son activité numérique. Quelle démarche ? Cette démarche est composée de 3 étapes : Étape 1 : Évaluer, prioriser les projets et embarquer les acteurs (durée de 4 à 5 mois) Étape 2 : Mesurer les projets prioritaires et établir les objectifs et moyens (durée sur 4 à 6 mois) Étape 3 : Mettre en œuvre le plan d’action pour réduire l’empreinte carbone et contribuer à la neutralité carbone planétaire (sur une base annuelle) A qui s’adresse ce référentiel et cette démarche ? Aux Directions générales, Directions informatique, Directions du numérique, DPD, RSE, Directions métiers avec l’ensemble des opérationnels. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • Découvrez comment l'Intelligence Artificielle peut transformer votre quotidien

    Pour cadrer, mettre en œuvre, puis gouverner l’IA générative explicable, éthique et écologique dans son organisation, le groupe SERDA ARCHIMAG vous présente ses solutions.  En effet, l’IAG n’est plus un gadget : plus du quart (27 %) des entreprises françaises ont adopté l’IA, soit une augmentation de 35% par rapport à 2022 (selon l’étude AWS 2023). 50% des projets d’IAG échouent et les causes sont plurielles : manque de vision et d’objectifs clairs, gouvernance peu voire pas formalisée, qualité des données insuffisantes, et enfin complexité d’intégration technique. De plus, les Directions IT ont besoin d’optimiser leurs investissements déjà réalisés en GED, ECM, SAE. Et cela, 80% pensent qu’elles pourraient le faire grâce à l’IA. Voilà les enjeux et besoins que le Groupe Serda-Archimag vous invite à découvrir avec le partage de ses solutions et accompagnements dédiés IA générative et nouveaux usages. Le nouveau Guide Pratique Archimag juin 2024 consacré à l’IA générative. C’est un inédit qui s’adresse aux professionnels de l’information et aux responsables de l’IT ! Complet et concret, rédigé par des experts et illustré de nombreux retours d’expérience, ce guide est riche de conseils et de méthodes pour utiliser les IA génératives dans vos projets : comment vous repérer dans la galaxie des grands modèles de langage et des agrégateurs de modèles ? Comment rédiger un prompt efficace ? Quelles applications grand public utiliser pour gagner du temps dans vos missions ? Et quels sont les apports de l’IA générative pour votre métier, que vous soyez bibliothécaire, archiviste, documentaliste, veilleur ou que vous interveniez dans des projets de transformation numérique ? Découvrez toutes les opportunités offertes par les IA génératives et les meilleures façons de s’en emparer. Les sessions de formations qui affichent très souvent complet depuis maintenant plus d’une année avec Serda Compétences . Le centre de formation organise et accompagne les montées en compétences sur les usages et la gouvernance des IA. La formation permet d’acquérir ces compétences, au juste niveau, et en fonction de chaque besoin. On participe à des stages comme : initiation à l’IAG, gouvernance de l’IA ou comment mettre en place les processus et les outils pour rester conforme et optimiser les données de son organisation, ou comme Optimiser les données de votre entreprise grâce aux LLMs et à l’IA. Autant d’opportunités pour monter en compétence. Les acteurs Editeurs, intégrateurs, prestataires recourent aux services de l’agence éditoriale ACE by Archimag. ACE accompagne les acteurs du domaine pour leur communications sur l’ensemble des sujets donnés et IA. Des suppléments, livres blancs, contenus de blog alimentent les connaissances des chefs de projets, IT comme les chefs de projets des directions métiers. Chefs de projets et professionnels de l’information qui ont besoin de renforts pour mener à bien ces projets complexes d’adoption des nouvelles pratiques de l’IA générative. Plus on y recours, plus le sujet de la sécurité ses pose et plus la coopération de TOUTES les parties prenantes est indispensable. Ce sont là les clés de la réussite. Serda conseil a développé avec ses consultants et experts des méthodologies de cadrage des données et de mise en oeuvre des solutions techniques de traitement de données et d’IA. On ne saurait mettre en place une IA efficace, éthique, sobre écologiquement sans gouverner au plus près ses données d’entraînement comme d’inférence. Ce travail d’accompagnement et de cadrage est bien la solution pour réussir les bases de la transformation par l’IA des pratiques, usages et applications tant dans les directions métier individuellement que dans la transversalité des organisations (flux entrant, RPA/LAM, traitements automatiques, flux sortants à valeur ajoutée, archivage et extraction de données, etc.). Cet accompagnement Groupe Serda-Archimag est parfaitement « à la carte » et s’adapte à la maturité de chaque organisation, chaque direction métier. Guide, formation, amoa, contenus à valeur ajouté, autant d’outils pour piloter le changement à la vitesse optimale : ni trop vite mais ni trop lentement ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

  • eArchiving initiative : les clés de l'archivage électronique responsable en Europe

    Serda conseil en tant que référent français et acteur engagé du eArchiving initiative a présenté sa vision et ses propositions pour un archivage électronique responsable. eArchiving initiative a ainsi pu compléter ses outils pour la maîtrise et la réduction des gaz à effet de serre (GES) sur le périmètre de l’archivage et de la préservation. Le sommaire de ce webinaire : le contexte du numérique responsable le bilan carbone et les 21 indicateurs les retours d’expérience de calcul les variables à activer pour réduire les émissions d’un système de préservation Retrouvez d’autres retours d’expérience sur la bibliothèque de l’eArchiving initiative à cette adresse : https://www.youtube.com/@e-ark ainsi que le webinaire : https://www.youtube.com/watch?v=7x9upEbhR8k Pour rappel, ce consortium, financé par la Commission européenne, regroupe différents acteurs européens de l’archivage électronique afin d'œuvrer à une démarche commune de préservation de l’information sur le long terme. Dans le cadre de ce travail, Serda a partagé auprès de ses partenaires et des professionnels de l’information européens un retour d’expérience sur ses méthodes de mesure et les clefs de réduction de l’empreinte carbone. Ses méthodes reposent sur la matrice des 21 indicateurs qui permet le calcul des émissions des systèmes de préservation durables. Vous retrouverez toutes les informations sur eArchiving initiative sur le site officiel : https://e-ark4all.eu/ Serda est heureux de partager ce replay du webinaire eArchiving initiative. Cet événement a pour ambition de présenter l’état de l’art du management de l’information responsable en approfondissant l’archivage des données. Il permet de disposer des chiffres repères pour calculer l'empreinte carbone du numérique et les méthodes de calcul d’un bilan carbone. Nous y présentons les avantages environnementaux de l'archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Nous prenons en compte les émissions du cycle de vie des données, des documents, des métadonnées et du traitement de ces données. Nous soulignons aussi l'importance de la gestion des vracs numériques, des décommissionnements et de l’intelligence artificielle. Cette dernière pourrait avoir un effet rebond considérable.

  • 10 gestes éco-responsables pour une entreprise durable

    Chez Serda, le groupe Empreinte Carbone a mis en place une série de 10 gestes éco-responsables visant à réduire l'empreinte environnementale des activités numériques. Du traitement des données à l'utilisation des équipements en passant par les modes de collaboration, cette démarche implique tous les collaborateurs au quotidien. Voici les 10 gestes à adopter, en s'appuyant sur les recommandations de l'ADEME : Valoriser les informations Maximiser les fonctionnalités de la plate-forme de partage de fichiers pour stocker et partager les documents Limiter l'usage des emails, privilégier les journaux associés aux affaires Abandonner les dossiers locaux (C:, D:) au profit de la plate-forme de partage Comme le souligne l'ADEME, le stockage de données en ligne génère des impacts environnementaux qu'il convient de limiter. En dématérialisant la gestion documentaire et en réduisant les emails, ces gestes permettent de réduire la consommation d'espace de stockage et les besoins en puissance de calcul. Préserver nos équipements Éteindre complètement les appareils après utilisation Réaliser les mises à jour régulières des logiciels et systèmes d'exploitation Faire un nettoyage mensuel avec CCleaner pour optimiser les performances L'extinction et l'optimisation des équipements permettent de réduire leur consommation énergétique et de prolonger leur durée de vie, un enjeu mis en avant par l'ADEME pour les entreprises éco-responsables . Routines de travail d'équipe Conserver l'historique projet et créer des "tableaux sourcing" centralisés Privilégier le partage de liens plutôt que de documents en pièces jointes Utiliser des espaces de travail partagés avec les parties prenantes externes Favoriser les échanges par chat plutôt que par email Ces gestes collaboratifs visent à rationaliser le stockage et les échanges de données pour alléger l'empreinte numérique globale, conformément aux principes d'éco-communication promus par l'ADEME . Simples à mettre en œuvre, ces 10 gestes éco-responsables permettent d'inscrire le numérique dans une démarche de développement durable. En responsabilisant chaque collaborateur, Serda démontre que la transition écologique passe aussi par les usages et les comportements au quotidien, comme le recommande l'Agence .

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