Qu’il s’agisse des ressources humaines, des pratiques professionnelles ou encore de l’intégration de nouveaux outils basés sur l’intelligence artificielle, la digitalisation est là !
Rappelons le contexte
Chacun des métiers de l’habitat social est aujourd’hui au cœur de sa transformation digitale. On peut parler de la relation dématérialisée avec les locataires pour le métier de bailleur, les liens digitaux avec les fournisseurs pour le métier de la maintenance et des programmes, et enfin, le tout numérique avec les collaborateurs (RH, pratiques au quotidien, nouveaux outils avec l’intelligence artificielle) !
Le déploiement aisé des processus digitalisés dans un Habitat ou un groupe d’Habitats a pour source la complexité de la relation locataires, de la répartition territoriale (y compris celle des gardiens), de la possible fusion de plusieurs organismes sociaux et enfin des nécessaires attentes des équipes en terme de simplification.
La Direction générale est elle aussi, en attente forte de réduction de coûts et aussi en attente de cette simplification. Le DSI est alors en prospective d’urbanisation de son architecture SI et surtout de la sécurité associée.
L'accent est donc mis sur une transition du "physique" vers le "numérique" et le tout boosté à l’IA.
Les questions qui sont posées avec les axes d’innovation et d’évolution qui en découlent sont :
Quels sont les outils spécifiques d'IA qui seront utiles à intégrer pour une utilisation au quotidien par les équipes ?
Comment la sobriété numérique sera-t-elle mise en œuvre concrètement ?
Comment garantir que la dimension humaine reste centrale face à l'automatisation croissante ?
Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de cette transformation ?
En réponse à ces questions, les 6 points à traiter pour une gestion efficace sont :
Conformité RGPD : assurer le respect des réglementations sur la protection des données.
Réduction des coûts et de l'empreinte carbone : évaluer les avantages financiers et environnementaux.
Signatures électroniques : mettre en œuvre des méthodes numériques pour signer des documents.
Copies fiables : assurer que les documents sont reproduits de manière sécurisée et précise.
Conservation des documents : déterminer la durée appropriée pour conserver les dossiers.
Archivage électronique : utiliser des systèmes numériques pour stocker des documents.
Cela implique de gérer les flux entrants locataires et fournisseurs en augmentant la fiabilité des numérisations pour plus de digitalisation du processus de traitement et une accélération des réponses. Le bailleur a tout intérêt à appliquer la conformité de la rétention des données car c’est la source d’économie et de réduction des risques. Entre GED et archivage électronique, le sujet se discute selon la typologie de la donnée. La durée de conservation longue est adaptée à l’archivage, la durée courte à une GED. C’est donc le bon mix qui est à trouver. Un processus digitalisé est un processus qui consiste à embarquer les technologies de certificats et signatures électroniques. Chaque acteur signe mais pas avec la même technologie et pas avec les mêmes solutions de confiance ne serait ce que pour s’adapter au niveau de risque et à la réglementation. C’est cette réponse appropriée qui va fluidifier les traitements et va faire baisser les coûts physiques comme électroniques.
Sans oublier le sujet environnemental qui a une résonance particulière chez un bailleur social.
Ce sujet s’applique aux logements dans un contexte bâtimentaire. Il s’applique également aux processus hybrides des flux papier et électroniques (voire parallèles quand ils sont concourants). Et pour autant, l’impact des émissions de e-CO2 est 10 fois moindre en électronique qu’en papier. La collaboration Moyens généraux et DSI a l’effet magique de réduire à la fois les coûts et l’empreinte carbone.
In fine, c’est toute la chaîne de traitement simplifiée qui a pour effet la conformité RGPD : la donnée quelle qu’elle soit (à fortiori la donnée à caractère personnelle) est tracée, documentée, partagée au lieu d’être dupliquée, gérée et protégée (archivage ou GED).
Pour chacun de ces sujets, l’IA est un booster certain. Le Bailleur social a recourt à des LLM déjà entraînés, à des RAG (La génération augmentée de récupération) ou à de simples algorithmes. Dans tous les cas, une montée en compétence des équipes SI, CODIR et collaborateurs s’impose. En parallèle, une gouvernance éthique de l’IA et data est à mettre en place.
En synthèse
En synthèse, l’approche que Serda Conseil préconise doit être à la fois digitale et technologique, humaine en lien avec les pratiques au quotidien, en associant sobriété numérique et réduction des coûts.
Cet article qui porte sur la dématérialisation, la réduction des coûts et de l’empreinte Carbone ainsi que sur l'intégration de l'intelligence artificielle dans le secteur de l'habitat social est une synthèse de la présentation webinaire du 4 février 2025, organisée par SERDA Conseil et animée par Pierre FUZEAU et Anne-Solène DANIEL, experts en accompagnement des organisations dans leur transition numérique.
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