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rizome serda conseil
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L'axe d'accompagnement du changement privilégié par RTE dans le cadre de son projet de gouvernance

RTE a initié la démarche d'“eChange” pour répondre à des besoins de performance, de sécurité et de dématérialisation des informations métier. L’accompagnement du changement est un axe essentiel pour transformer la gestion de l’information numérique.


Le projet eChange est organisé autour de 2 volets centraux :


- Un nouveau socle de système d’information numérique pour tous : cela se traduit par une nouvelle application de GED, connectée à une solution d’archivage électronique et intégrant une solution de signature électronique.


- Un nouveau système de management documentaire : il s’agit avant tout de consolider et diffuser des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information, et des offres de service pour accompagner les utilisateurs et le réseau d’acteurs pilote du déploiement ; l’objectif de ce système de management est évidemment de faire vivre la démarche.


Tout cela s'est fait de manière progressive. En premier RTE a identifié les principaux cas d’usages et les pratiques actuelles de l’entreprise en matière d'informations. et en parallèle les solutions pour constituer le socle technique ont été choisies.

Les utilisateurs ont été embarqués très tôt. Ils ont été sollicités par le biais d'un questionnaire en ligne, dont les résultats ont permis d'élaborer les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire. Ce questionnaire a été suivi d’ateliers de consolidation avec des "volontaires". Le résultat a permis de faciliter notamment le déploiement du nouveau socle technique.

En parallèle, c'est tout un réseau d’acteurs qui a été constitué pour porter la démarche. Il est composé de "référents" intervenant soit au siège, soit en les régions. Il accompagne ainsi au plus près les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des documents et données numériques.

A travers les offres de service, il s’agit d’encadrer les besoins en matière de gestion, et de proposer non seulement un interlocuteur spécialisé, mais aussi des outils d’animation, des bonnes pratiques sans oublier un accompagnement pour le déploiement : identification du paramétrage de la GED, application de la signature électronique, reprise d’anciennes données, reprise d’anciens documents vers le nouveau socle technique, décommissionnement d’anciennes applications….).

La réussite de ce projet de gouvernance de l’information s’est aussi appuyée sur la formalisation de procédures détaillées, d'un réseau d’acteurs engagés, un "pilote" et d'une équipe en charge de la gestion, de l’animation et du traitement des demandes. C'est une véritable démarche d'accompagnement du changement qui a été menée.

Un projet de cette ampleur ne se déroule pas sans embûche. Les principales difficultés ont été notamment : 1/du côté des métiers lorsqu’on leur a demandé de passer des plans de classement traditionnels à une GED, 2/pour trouver les bonnes personnes constituant le réseau de référents, 3/pour les travaux de reprise de données à mener par les utilisateurs… C’est eux en effet qui conduisent les actions de tri, purge, renommage… afin de partir avec un nouveau socle technique propre, nourri et opérationnel.

Le témoignage de la chef de projet de RTE a fait l'objet d'une séquence du webinaire de la Gouvernance de l'information 2021.

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