Face aux défis de modernisation et l'évolution des technologies, les organisations se trouvent confrontées à la nécessité de décommissionner leurs logiciels obsolètes pour optimiser l'accès à l'information. Découvrez la méthode Serda Conseil pour décommissionner efficacement vos applications métier en 8 actions clés !
Vous avez certainement eu ou vous aurez ce problème à régler ! En effet, 76 % des DSI des organisations publiques comme privées déclarent que l’évolution des matériels, des logiciels ou des organisations obligent à décommissionner. Et en rebond, pour 85 % des utilisateurs, l’usage d’un accès unique à l’information est nécessaire. Cela exclut les applications cumulatives voire redondantes, et encore plus les applications obsolètes.
Les motifs ne manquent pas : obsolescence des matériels avec des évolutions programmées comme l’arrêt des maintenances, obsolescence des systèmes d’exploitation avec la mise à niveau du matériel, évolutions programmées avec l’arrêt du support éditeur ou la disparition de l’éditeur et des développeurs pour l’application comme pour la base de données, obsolescence organisationnelle en lien avec des fusions, rachats, mutualisation de moyens, évolution des métiers, dématérialisation des processus, l’évolution des réglementations et enfin (ou d’abord) réduction des coûts.
Bref les motifs sont nombreux et sont tous pertinents ! (A noter qu’il peut s’agir également de “vieilles GED” ou de messageries électroniques d’importance critique).
L’enjeu est donc de décommissionner l’application dans sa globalité et complétude, ce qui permet l’arrêt des matériels qui seront recyclés, l’arrêt des sauvegardes et de l’administration fonctionnel et technique et l’arrêt pour les utilisateurs d’une application “en plus”. C’est aussi par là que la données est valorisée et s’intègre en conséquence dans la fiducie de la données de l’organisation (ou capital informationnel).
C’est à partir de là que le processus peut démarrer 💡
En fonction de l’importance des applications obsolètes passées, présentes ou futures, les enjeux et besoins sont à partager avec les parties prenantes de l’organisation :
les Directions métiers car utilisateurs finaux de l’application ;
la DSI qui a à supporter les applications dans le cadre de la gestion de son architecture applicative et de son infrastructure ;
le DPO qui a le registre à maintenir et dont l’éparpillement des données complexifient ses tâches ;
le RSE qui doit piloter la réduction de l’empreinte carbone du numérique et dans lequel une application obsolète non décommissionnée, même si elle consomme moins d’énergie, n’en utilise pas moins les matériels existants qui ne sont pas recyclés ;
et enfin, le Juridique qui a besoin de se prémunir des litiges et contentieux en apportant les éléments de preuve suffisantes provenant souvent de données traitées et produites par les applications métiers.
Le processus de décommissionnement suit une méthodologie que Serda Conseil applique dans ses prestations d’accompagnement d’AMOA. Aujourd’hui les acteurs de l’IA ont rendu des modèles accessibles en open source les LLM avec ou sans apprentissage. Ces modèles sont en capacité de faciliter le traitement des données en préparation des flux à stocker ou archiver.
À noter deux points : cette méthode doit s’adapter au contexte opérationnel, réglementaire, technique, et environnemental et qu’elle doit s’intégrer dans la politique de Gouvernance de l’Information.
Les étapes s'enchaînent comme suit avec en action initiale (Action 0) la communication et les explications du pourquoi décommissionner et quels vont être les rôles de chacun :
ACTION 1
• Cartographier les applications candidates et décrire les données (selon MCD).
ACTION 2
• Animer un atelier IT avec la DSI (appli, infra, contractuel,...), d’ateliers de cadrage technique et juridique avec les équipes métiers (avec les utilisateurs récemment recrutés, et avec les “anciens”), le DPO, le juridique, et surtout d’archiviste…
ACTION 3
• Étudier des hypothèses du décommissionnement (scénario de tri et de suppression d’une partie des données, reprise des données à préserver avec traitement de format et données, archivage selon des formats (data, document, formulaires…), durées de conservation technique et réglementaire, des sets de métadonnées (listes, obligatoire ou pas, niveau de contrôle, etc.), des traitements à opérer et choix à mettre en œuvre, les modèles d’IA utilisables et enfin, budgets de décommissionnement et ROI associé.
ACTION 4
• Mettre en œuvre le traitement des données en interne ou avec prestation externe pour les tri, suppression, extraction, formatage avant archivage ou transfert vers d’autres applications ou de GED. Cette action 4 peut être complétée par un ou des POC intégrant l’usage de modèles d’IA.
ACTION 5
• Mettre à jour la politique d'archivage (si existante, sinon, rédiger la politique d’archivage), paramétrer les profils d'archivage et des droits d’accès, préparation des versements des données pour archivage (selon modèle international OAIS - SIP et protocoles METS, PREMIS, SEDA), calcul des émissions de CO2 économisées
ACTION 6
• Opérer les transferts des données (traitées par l’IA ou pas) préparées (Ingest) sous format paquets d'archivage avec suivi des contrôles et administration des erreurs
ACTION 7
• Former les utilisateurs et les administrateurs des données décommissionnées (conception des contenus pédagogiques type tutoriels, MOOC, etc.)
ACTION 8
• Établir le bilan avec attestations de décommissionnement incluant le calcul du eCO2 à prendre en compte dans le bilan carbone général.
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