La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail ont remis le « 0 papier » au goût du jour. « 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… On parle aujourd'hui plutôt de paper less, expression qui se veut moins définitive et qui pourtant amène nos organisations à marche forcée vers le « zéro papier ». En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, le parti pris de l’aménagement est non seulement de supprimer les modes de rangement (armoire ou casier individuels, armoire partagée, étagères de rangement pour un service, bibliothèque ouverte, …. Tout cela est fini), c’est tout juste si on installe quelques rangements densifiés sur un plateau de travail avec une répartition de moins d’1 étagère par poste de travail. De plus on rend le poste mobile, c'est-à-dire qu'en fonction de sa journée et des tâches à réaliser, le salarié va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion, ou s’installer dans un box « isoloir » pour rédiger… ou être en télétravail. Le bureau mobile ou « flex office » entre dans les mœurs. Souvent il est le résultat d’une réhabilitation de bâtiment, d’un déménagement vers un nouveau site... Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés, des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé ; le changement est à conduire, les habitudes à changer, de « bonnes pratiques » à mettre en œuvre pour que le bureau de travail soit aussi un espace bureautique organisé, enrichi de ressources numérisées, et accessible aux gisements d’information transverse comme un CRM, une GED, un SAE... C’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire plusieurs mois avant le changement de site, pour faciliter son appropriation et permettre aux équipes concernées, quand ce n’est pas toute l’entreprise, de s’adapter à son nouvel environnement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L’article 1379 du Code civil expose qu’un document numérisé en mode « copie fiable » a la même force probante que l'original. Le décret N° 2016-1673 du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies explicite les exigences et modalités d’exécution pour l’article du Code civil puisse être appliqué. La norme NF Z 42-026 (définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d'origine. Elle s’inscrit dans la suite de l’article 10 « Processus de capture des archives » de la norme NF Z 42-013 2009, norme, elle, orientée sur la conservation des archives à vocation probatoire (Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Dans cette continuité, la « copie fiable » aura pour destination un système d’archivage à vocation probatoire qu’il soit interne ou en prestation externe ou un stockage sécurisé du type coffre-fort numérique (CFN) tel HCAP d’Hitachi dans certains contexte (avec capacité à héberger des données de santé (agrément HDS), cela va sans dire !). Cette norme devient de facto le référentiel pour numériser des pièces physiques que ce soit en stock ou en flux quotidien, et soit via un prestataire externe, soit via un service centralisé (en mode offre de service interne) ou enfin soit une chaîne de numérisation interne au service bénéficiaire. Les principales spécifications reposent sur une parfaite traçabilité tant au plan de l’organisation que des processus et des métadonnées (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés, conservation des copies, empreintes, et enfin documentation de l’ensemble du procédé). Comme tout référentiel technique et de management de système, une certification permettra d’assurer et témoigner dans la durée de la qualité régulière de la « copie fiable ». Aujourd’hui la certification n’est pas encore opérationnelle, mais un audit annuel effectué par un auditeur externe voire interne peut être suffisant. Ce double état de l’art tant réglementaire que technique constitue pour l’organisation de santé un contexte exceptionnel pour accompagner les démarches de tout établissement numérique. Cela revient à rassurer chaque intervenant de la chaîne de traitement et d’utilisation des informations ainsi numérisées : Au médecin, la certitude de disposer de l’information médicale complète et exacte dans leur mode numérique. A la secrétaire médicale de procéder à l’alimentation du dossier patient informatisé avec des pièces qualifiées de « copies fiables » numériques. Au patient, d’être certain de transmettre et de bénéficier d’une information en mode fiable. Au directeur de l’établissement, la sécurité pour son établissement de disposer de toutes les pièces en mode recevable par le pouvoir judiciaire, en cas de besoin (litiges, contentieux, etc.). Au directeur de l’information médicale de garantir la qualité de la donnée médicale tant pour les soins que pour la recherche. Et enfin, à chacun d’avoir accès au dossier unifié à l’exhaustivité des pièces numériques (natives originales et copies fiables), et donc à la complétude des données en favorisant la qualité du diagnostic et du soin. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Que l’on soit fonctionnaire ou collaborateur du secteur privé, quel que soit le métier ou la fonction qu’on exerce, nous sommes de plus en plus adeptes des réseaux sociaux ; nous acquérons de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Nous attendons donc de nos outils de travail quotidiens les mêmes formes de possibilité, c'est-à-dire une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow et qui simplifie tous les niveaux de traitement. Nos niveaux d’exigence montent donc vers plus de contribution active dans le cadre de travail partagé sur des documents, de co-rédaction ou d’enrichissement sous forme de commentaires ou de tweets, de fonction d’alerte, de recommandation ou de valorisation de documents vers des interlocuteurs internes ou externes,… bref toutes ces formes de collaboration qui nous permettent de gagner du temps individuellement et nous rendent plus efficaces collectivement, et qui s’appuient sur des comportements « nouveaux ». Mais sommes-nous réellement prêts à l’accepter ? Transformer nos habitudes, « dé-siloter » nos pratiques, c’est bien plus difficile que de « dé-siloter » nos espaces de travail ou nos applications informatiques. C’est tout l’enjeu qui encadre la mise en œuvre d’une GED collaborative, car on doit l’accompagner d’une démarche de changement ; c’est en ce sens qu’il est souhaitable de l’appréhender comme un projet à part entière, pour ne pas laisser croire que la transformation des comportements suivra naturellement ! Notre expérience de cabinet d’expertise sur les domaines de la dématérialisation et de la GED au profit de la transformation numérique, nous permet de mettre en œuvre de réelles stratégies de « change management » qui pour accompagner, sur le terrain, les équipes concernées et leurs managers. Les 8 lignes de force du dispositif sont les suivantes : 1 - Mise en place d’une instance « engagée » qui n’est pas que sponsor ou pilote mais aussi « leader » dans l’application de nouvelles pratiques, 2 - Participation à des travaux de groupe autour de nouveaux usages (ex usage de webchat,…), 3 - Communication et quick wins pour satisfaire à une attente immédiate sur l’intérêt de « changer », 4 - Désignation de chefs de file qui vont être moteur pour diffuser les nouveaux réflexes face à des personnes plus hésitantes voire réticentes, 5 - Formations et coaching, 6 - Diffusion de tutoriels, 7 - Valorisation de retours d’expérience en s’appuyant sur le réseau interne pour mettre les collaborateurs en relation et dialoguer avec les bonnes personnes face une situation donnée, 8 - Suivi des résultats sous forme d’indicateurs formalisés dans des tableaux de bord (mesure de la réalisation des plans d’actions, écarts et difficultés, actions correctives, …), car tout changement est complexe, et il est impossible de tout prévoir, le suivi régulier permet donc de réajuster, optimiser, voire se réadapter la démarche de change management. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Par quel bout lancer son projet de digital workplace ? Tout est affaire de méthodologie Si on priorise le cas d’usage, les ressources système d’information ne seront pas nécessairement au rendez vous. Si au contraire on privilégie le socle technique, c’est l’utilisateur qui va décrocher. Mais en même temps, il faut aller vite pour ne pas faire attendre les métiers ! Du coup, la meilleure méthode consiste à mixer Agilité et action en “V” : d’un côté travailler avec les métiers sous forme de réunions d’idéation, d’ateliers de co-conception dans l’objectif de dessiner les cas d’usages et les persona (profils types) pour lesquels les applications seront déployées. De l’autre côté, c’est sur l’aménagement du schéma directeur SI existant et les règles de sécurité qu’il faut interagir. Très souvent, l’évolution des socles techniques (infrastructure réseau, sécurité, …) et des architectures applicatives sont ambitieuses, mais ne sont pas suffisamment adaptées aux usages attendus par les métiers. Le travail entre les 2 premières phases consiste à établir la matrice entre les usages métiers et les solutions technologiques mises à disposition et maintenues et surtout à faire coïncider ces deux sujets : celui du métier et de ces usages et celui du SI et de ses impératifs. Prenons l’exemple de la Gestion de projets : selon son ampleur, selon le nombre d’acteurs, selon qu’il implique des accès internes ou externes ou mixtes, la réponse ne sera pas nécessairement identique. Pour 365, on discutera les choix de teams ou de Share Point par exemple. Si une GED (Alfreco, Docuware, etc.) est déjà installée, on discutera de modèles de classement et de workflow. Dans tous les cas, les questions à prendre en compte sont : quelle durée de conservation, quel traitement approprié des données à caractère personnel, quel caractère probatoire ou non affecter à quels documents, pour quel archivage et quels droits d’accès. C’est là autant d’éléments pour nourrir la Gouvernance de l’Information. Au delà, c’est mettre l’humain au centre du sujet Digital workplace. En parallèle du socle technique et des outils de gestion et de pilotage, c’est le bien le pilotage du changement qui va faire la différence : instances et leurs rôles, montées en compétence, valorisation des référents porteur de sens et alimentant les retours d’expérience. Ce sont autant d’action qui concourent à la réussite du déploiement d’une DwP avec autant de DwS orientés métier que nécessaire.

De la copie simple à la copie fiable, petit rappel pour les novices ou ceux qui se posent encore des questions. Qui dit dématérialisation - ou 0 papier - dit numérisation, mais les pratiques appliquées en la matière par les collectivités sont-elles bien alignées avec la réglementation du domaine ? Sait-on mettre en oeuvre et appliquer les règles qui permettent de distinguer les copies simples des copies fidèles ? À l’heure de l’entrée en application de l’article 128 de la loi n°2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, et qui va rendre obligatoire le dépôt uniquement numérique des documents et de leurs pièces complémentaires au contrôle de légalité, il semble nécessaire de rappeler les écarts et impacts des différents processus de dématérialisation. Aujourd’hui, 97% des agents et fonctionnaires du secteur public disent numériser régulièrement des documents (Enquête Alaris & Archimag 2019), mais dans quel cadre ? Quel processus appliquent-ils ? En réalité, seulement 36% connaissent la notion de copie fiable, ce qui signifie que tous les autres ne savent pas qu’il existe une distinction entre copie “fiable” et copie “simple” (celle que vous faites le plus souvent sur le multicopieur de votre service à l’étage), ce qui en aucun cas ne vous permet d’assurer une quelconque valeur sur le document numérique obtenu. Rappelons que la notion de copie fiable, selon le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, permet à un document numérisé à partir d’un original papier, d’avoir la même valeur probatoire que celui-ci, à condition que les moyens utilisés pour sa fabrication (métadonnées, horodatage, ….) et sa conservation soient adaptés. Il faut dans ce cas appliquer les normes du domaine : NF Z42-026* et NF Z42-013**. C’est dans ce cas seulement que l’on peut alors supprimer les originaux papier. Or, seulement 9% des agents et fonctionnaires disent utiliser le processus de copie fiable… C’est non seulement en-dessous du score des autres secteurs d’activité, mais c’est aussi très en retard au regard des réglementations qui régissent le secteur. Il y a donc urgence sur ce sujet … sinon l’on va continuer à garder des kilomètres de papier ou bien l’on va transmettre au contrôle de légalité des documents numérisés mais sans valeur. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ *"Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations", publiée par l’AFNOR. **"Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" publiée par l’AFNOR.

La dématérialisation des dossiers et documents cœur de métier se généralisant dans toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, c’est maintenant au tour des services fonctionnels et transverses de s’engager dans la gestion numérique de l’information, et au premier rang d’entre eux les services de Ressources Humaines. Serda Conseil, société de conseil spécialisée et reconnue dans le monde de la dématérialisation, créé un Pôle RH dédié à ces projets. Les directions des ressources humaines et les directions des systèmes d’information engagent souvent de concert des projets visant à numériser et à gérer électroniquement l’ensemble des dossiers et documents concernant les collaborateurs, qu’ils soient individuels ou collectifs. Le règlement RGPD (gestion des données à caractère personnel) doit également être intégré en amont des réflexions, ainsi que la signature électronique ou les coffre-fort numériques, jusqu’à l’archivage électronique des documents et données. Notre équipe prend en charge l’ensemble d’un projet en Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : étude de cadrage, lancement du projet, entretiens, préconisations, etc. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation du dossier patient dans les établissements de soins est bien plus qu’une évolution de support de stockage. En effet, les enjeux sont aussi réglementaires, car au-delà de la simple numérisation, c'est la totalité du cycle de vie du dossier patient qui est impactée. La conservation, l’accès, la gestion et la destruction du dossier sont très encadrées et nécessite une analyse particulière. Une analyse des risques est à mener pour chaque activité concernée. Pour un établissement de soins, passer au dossier patient numérique signifie déterminer une nouvelle architecture en termes de sécurité, de connexion au DPI... Serda Conseil a organisé un petit déjeuner le 02 avril 2015 autour de ce thème avec Numen. Il s'est appuyer sur le témoignage du DSI de l’hôpital Saint Joseph de Paris. Ce dernier a réalisé un retour sur la dématérialisation du dossier patient, et sur l'hébergement des dossiers patient en mode SaaS. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quels enjeux pour la dématérialisation de ces flux ? Ces flux concernent plusieurs métiers (vie, prévoyance, ...), plusieurs GED en voie d'obsolescence, plusieurs workflows avec des équipes courrier qui assurent la numérisation. L'accès dématérialisé au dossier client et au dossier de crédit est attendu tant par les clients que par les collaborateurs et partenaires. La méthodologie appliquée est celle de travaux collaboratifs avec l'équipe projet, donc une instance resserrée qui permet d'aller vite et efficacement. Chaque itération est historisée et le rapport définitif est progressivement construit. Le périmètre couvre l'ensemble du cycle de vie Les sujets discutés et arbitrés traitent des périmètres de données, les cycle de capture (interne ou externe, papier/formulaires/messagerie, numérisation NF Z 42-013 ou pas, contrôle qualité/indexation/pré-qualification, qualification, formats), le cycle d'alimentation des tâches (workflow sous forme de corbeilles électroniques connectées aux applications métier), le cycle de classement et de search (ged records management ou collaborative, moteurs de recherche, plan de classement, cycle de vie, ...), le cycle de stockage et d'archivage (périmètre NF Z 42-013 pour pas, externe ou interne, coffre fort numérique ou pas, formats type ISO 19005 ou 32000, ...) Un arbitrage pertinent au terme de seulement 2 mois de travail collaboratif L'architecture technique et fonctionnelle a été validée avec comme critères : des exigences déterminées en amont, un budget cible et un délai de mise en œuvre. L'étape suivante consiste à lancer les RFI (demande d'information auprès d'une liste restreinte de founisseurs de scanner, lad, rad, ocr, workfow, ged, RM, archivage, ...) et RFP (dossier de consultation). Précisons que cette mission d'expertise a permis de gagner un temps considérable dans la mise en œuvre et dans la fiabilité du choix. La qualité de la relation et de la collaboration a été une des clés de succès ! Référentiels clef : ISO 30301, ISO 15489, ISO 14641, NF Z 42-013, ISO 19005, ISO 32000 Technologies de référence : OnDemand, Content Manager, Documentum, Alfresco Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.