Découvrez le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction des ressources humaines au sein de la Région Île-de-France, qui revient sur la façon dont elle s'y est pris avec Serda Conseil pour embarquer ses équipes et les faire passer au tout numérique en les impliquant dès le démarrage au projet de dématérialisation de l'ensemble des dossiers administratifs de carrière. Serda Conseil accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans un tel programme. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Considéré comme un problème de gestion de l’information pour 39% des organisations en 2024, l’archivage électronique a pris du retard en termes d’installation dans nos organisations alors que quasi 100% de nos processus sont aujourd’hui dématérialisés. Mais en 2024 cela pourrait bien changer et être porté par la nouvelle version du règlement eIDAS version 2024. L’archivage électronique se positionne de plus en plus comme une des garanties en matière de sécurité, de conformité et de fiabilité des données d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Car pour toute entreprise ou organisme, il est indispensable de garantir la préservation et la disponibilité de ses données et documents dits “essentiels”, quelles qu’en soient les motivations  : preuve, vérification qu’il n’y a pas eu fraude documentaire, traçabilité des actions, contrôle des datas archivés, …  Archivage électronique et gestion des risques A ce titre la crainte de ne pas accéder à ses données est une des grandes préoccupations des organisations :  77% des entreprises en 2024 craignent la perte de leurs données ou informations  ; c’est un risque auquel toute organisation se sent exposée, il s’exprime de plus en plus fortement d’année en année, avec  + 6% en 1 (chiffre du rapport 2024 sur la Gouvernance de l’information numérique)  Pour éviter de perdre des données ou des informations, devenu l’angoisse n° 1 des managers et collaborateurs dans nos organisations, encore faut-il bien connaître les types de données et leur le cycle de vie pour appliquer les droits d’accès en fonction des niveaux d’autorisation et les durées de conservation, et mettre en place une politique d’archivage intégrée à le système d’archivage électronique correspondant. Rappelons que l’archivage électronique  couvre les fonctions de conservation et de préservation des données et documents électroniques. Il implique le stockage sécurisé et organisé des données numériques, avec une attention particulière à la protection contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé. L'archivage électronique vise à garantir que les informations restent disponibles et exploitables sur une période prolongée, tout en respectant les exigences légales et réglementaires qui sont référencées tant au national (NF) qu’à l’international (ISO).  Un archivage durable des documents inclut la mise en œuvre et le maintien en condition opérationnelle  d’un service numérique d'archivage électronique, un “SAE”. Le SAE est une solution de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure. Ainsi une organisation publique ou privée qui ne conserve pas ses archives, se place, d’entrée de jeu, en défaut de conformité. En effet, pour la majorité de leurs activités, les organisations ont des engagements réglementaires à tenir pour la conservation des données. Les effets négatifs des risques en matière de gouvernance de l'information En 2024, 55%  des organisations sont engagées ou prévoient la construction de règles en matière de durées de conservation pour les documents et les données, et 54%  une politique d’archivage ; et en cela ils rejoignent la mise en œuvre de projets de système d’archivage électronique.  Car pour 48% des organisations, la gestion du cycle de vie des données est un problème quotidien que ce soit pour des applications métier, des ECM/GED et même des espaces serveur ou dans les messageries dans lesquels s’accumulent des vracs bureautiques. Cette fonction essentielle répond à la fois des niveaux d’obsolescence d’informations, mais surtout à des obligations réglementaires de suppression de données ou de documents  ; exemple en matière de données à caractère personnel, il s’agit de la mise en application des articles 17 et 21 du RGPD, ou de la loi Informatique et Libertés.   Archivage électronique et outillage 2024 voit le taux de projet “engagé ou prévu” le plus haut taux de ces 5 dernières années qui correspondaient précédemment à des projets de signature électronique, de ECM/ GED, d’espaces collaboratifs…. 54% des organisations prévoient un projet cette année ou l’année prochaine , et  22% considèrent déjà être équipés , ce qui est peu (moins d’une organisation sur 4) pour une obligation réglementaire qui s'applique à tous … 24% ne se penchent pas encore sur le sujet. 56% sont encore dans un archivage uniquement papier, et 32% prévoient de leur faire évoluer. Autre progression qui permet d’orienter des investissements en outillage de système d’archivage électronique, la part de projets engagés ou prévus concernant le records management comme une réponse directe au sujet des cycles de vie et de responsabilité sur les données et documents num ériques   : 42% contre 18% de réalisé, et pas prévu pour 40%. Prenons un cas concret qui illustre les situations actuelles auxquelles sont confrontées nos organisations : Comment prouver qu’un document est un original et que la signature apposée de manière électronique n’a pas été falsifiée si on ne se dote pas d’un système d’archivage électronique ? La signature électronique notamment de niveau qualifiée a besoin d’un système d’archivage électronique pour présenter toutes les garanties : garantie d’un certificat valide, horodatage conforme, copie fidèle, métadonnées, format pérenne,.. d’ailleurs la version 2 du réglement européen eIDAS qui a été voté le 29 février 2024 renforce les services de confiance notamment celui de l’archivage électronique .  Autres facteurs positifs d’un système d’archivage électronique : cela permet de préserver sa souveraineté numérique et de viser la réduction de l’empreinte carbone en purgeant les messageries, GED, applications métier de tous les fichiers de travail et en conservant ceux relevant de la preuve ou du résultat final au sein d’un SAE. Enfin la nouvelle version du règlement européen eIDAS votée le 29 février 2024 établit qu'un service d'archivage qualifié fourni par un Etat membre soit reconnu en tant que service d'archivage électronique qualifié dans tous les Etats membres ! Le coffre fort numérique est une autre solution qui apporte en priorité un espace de dépôt sécurisé ; c’est une réponse simple et conforme pour conserver tout type de documents d’entreprise notamment les contrats de travail, les bulletins de paie, … Il répond notamment au besoin d’échanger entre un organisme et ses collaborateurs des documents personnels et sensibles. Simple à mettre en place, le coffre fort numérique garantit l’intégrité de documents métiers sensibles (données sensibles, dossiers RH, documents engageants, bulletins de paie,...). Ce n’est pas une solution de système d’archivage électronique, car il est notamment limité en termes de fonctionnalités.   La part des projets annoncés ou en cours en 2023 pour les solutions de coffre fort numérique est en baisse (-3% par rapport à 2023), le nombre des projets menés lui a explosé : + 14% en 1 an.  Le bulletin de paie devenu électronique est le grand gagnant de cette mise en place. Gestion de projet et archivage électronique Conduire un projet de SAE est plus large que la recherche et le déploiement d’un outillage numérique ; il convient donc de mettre en place une méthode qui s'appuie sur une famille de normes et de gestion dans le temps. Un ensemble de dispositifs (politique, pratiques, classement, métadonnées, droits, …) sont à prévoir dès la conception ; 8 étapes sont nécessaires pour conduire un tel projet https://www.conseil.serda.com/post/comment-mettre-en-place-gerer-systeme-archivage-electronique Caroline Buscal Directrice de Serda Conseil Consultante experte

Serda Conseil propose un plan d'accompagnement pour les directions métier, les directions en charge de la transformation digitale, les directions des systèmes d'information, les directions générales tant du secteur public que privé. Comment ça marche ? Accélérer le déploiement et la prise en main des solutions de dématérialisation grâce à une adaptabilité à vos besoins. Notre objectif ? Vous proposer un accompagnement dit "à la carte" pour mieux répondre à vos enjeux. Accompagner les équipes dans leurs prises en main des nouvelles pratiques et modes opératoires. Mettre en place le dispositif global d’embarquement des équipes en privilégiant les orientations fortes de votre programme de dématérialisation et construire la démarche de communication et de pédagogie pour faciliter la transition vers les nouveaux modes de travail. S’appuyer sur les persona cibles comme relais du déploiement, et les accompagner : sponsor, chef de service, agent, agent spécialisé, référent, chef de projet,... Élaborer une architecture pédagogique multi canal et multimodal combinant présentiel, ateliers pratiques, classes virtuelles et bibliothèques de contenus (vidéos, podcast, mooc, présentation, FAQ, quizz,…) articulés dans des parcours accessibles sur plateforme. Sécuriser l’appropriation des contenus à travers une démarche d’approbation et un baromètre de suivi de la progression. Transmettre à la direction du projet l’ensemble du matériel produit permettant de faire perdurer les nouveaux usages et embarquer les nouveaux arrivés (changement de postes, stagiaires, recrutements,...). Quelles instances de décision ? L’accompagnement s'appuie sur une gouvernance existante ou qui doit être constituée. Cette gouvernance inclut les utilisateurs à tous niveaux internes comme externes. Les relais principaux Les DG et autres directeurs / sponsors pour impulser. Les IRP / CSE. Les responsables de RSE. Les pilotes d'offres de service : administrateur GED, service courrier, SAE... Les chefs de service et managers de proximité. Les référents Les référents numériques, des pilotes de métier en termes de gestion de l'information : chef de projet, veilleur, archiviste et délégué à la protection des données (DPO). Les chefs de projet et autres représentants de la DSI, comme le RSSI, l'urbaniste... Des testeurs et autres représentants utilisateurs métier qui participent : "ambassadeurs, correspondants"... Les utilisateurs finaux Tous types de collaborateurs qui utilisent les nouveaux outils et modes opératoires au quotidien. Les administratifs et assistantes : ils ont des responsabilités spécifiques par rapport aux autres utilisateurs finaux. Quelle est notre démarche ? Des étapes et des livrables pour appréhender son programme de digitalisation. PILOTAGE Comité de pilotage : participation, préparation, animation et relevé de décision. Comité de suivi : participation, préparation, animation et relevé de décision. Appui au chef de projet : point de suivi, tableau de bord et baromètre de AC. Plan de communication global. Plan de formation par persona. Usage et support de pilotage et d'accès aux contenus plateforme Serda Compétences. DIAGNOSTIC Enquête de maturité : questionnaire + analyse. Calcul de l'évaluation de l'empreinte carbone des flux d'informations avec le référentiel des 21. indicateurs Serda-CC. KIT PEDAGOGIQUE Production de "vade-mecum". Production de podcasts. Production de vidéos. Production de tutoriels. KIT COMMUNICATION Newsletter interne : 3 à 4 sujets édito, météo projet, interview, contenu technique. Webinaire : script, pitch, co animation, fourniture plateforme, enregistrement et replay. Retour d'expérience : agent, manager, usagers, analyse d'un cas d'usage et infographie SUPPORT Interventions sur site d'un consultant pour échanger et conseiller les équipes. Animation d'une communauté. En résumé : Avoir un triple portage : direction, métiers, DSI : Mettre en place un triple sponsoring Direction, Métier(s) - DSI pour faciliter l’avancement du projet et l’engagement des parties prenantes avec reporting au Codir ou Comex Dématérialiser de façon responsable : Impliquer l’ensemble des parties prenantes pour contribuer à l’élaboration de l'expression des besoins et de la vision cible. La conduite du changement commence dès la phase de diagnostic. Avoir une vision centrée sur l'humain : Prendre en compte la dimension de l’Ecoresponsabilité en évaluant les niveaux d’impact au niveau inclusion numérique et empreinte carbone, et proposer de bonnes pratiques. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

RTE a initié la démarche d'“eChange” pour répondre à des besoins de performance, de sécurité et de dématérialisation des informations métier. L’accompagnement du changement est un axe essentiel pour transformer la gestion de l’information numérique. Le projet eChange est organisé autour de 2 volets centraux : - Un nouveau socle de système d’information numérique pour tous : cela se traduit par une nouvelle application de GED, connectée à une solution d’archivage électronique et intégrant une solution de signature électronique. - Un nouveau système de management documentaire : il s’agit avant tout de consolider et diffuser des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information, et des offres de service pour accompagner les utilisateurs et le réseau d’acteurs pilote du déploiement ; l’objectif de ce système de management est évidemment de faire vivre la démarche. Tout cela s'est fait de manière progressive. En premier RTE a identifié les principaux cas d’usages et les pratiques actuelles de l’entreprise en matière d'informations. et en parallèle les solutions pour constituer le socle technique ont été choisies. Les utilisateurs ont été embarqués très tôt. Ils ont été sollicités par le biais d'un questionnaire en ligne, dont les résultats ont permis d'élaborer les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire. Ce questionnaire a été suivi d’ateliers de consolidation avec des "volontaires". Le résultat a permis de faciliter notamment le déploiement du nouveau socle technique. En parallèle, c'est tout un réseau d’acteurs qui a été constitué pour porter la démarche. Il est composé de "référents" intervenant soit au siège, soit en les régions. Il accompagne ainsi au plus près les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des documents et données numériques. A travers les offres de service, il s’agit d’encadrer les besoins en matière de gestion , et de proposer non seulement un interlocuteur spécialisé, mais aussi des outils d’animation, des bonnes pratiques sans oublier un accompagnement pour le déploiement : identification du paramétrage de la GED, application de la signature électronique, reprise d’anciennes données, reprise d’anciens documents vers le nouveau socle technique, décommissionnement d’anciennes applications….). La réussite de ce projet de gouvernance de l’information s’est aussi appuyée sur la formalisation de procédures détaillées, d' un réseau d’acteurs engagés, un "pilote" et d'une équipe en charge de la gestion, de l’animation et du traitement des demandes. C'est une véritable démarche d'accompagnement du changement qui a été menée. Un projet de cette ampleur ne se déroule pas sans embûche . Les principales difficultés ont été notamment : 1/du côté des métiers lorsqu’on leur a demandé de passer des plans de classement traditionnels à une GED, 2/pour trouver les bonnes personnes constituant le réseau de référents, 3/pour les travaux de reprise de données à mener par les utilisateurs… C’est eux en effet qui conduisent les actions de tri, purge, renommage… afin de partir avec un nouveau socle technique propre, nourri et opérationnel. Le témoignage de la chef de projet de RTE a fait l'objet d'une séquence du webinaire de la Gouvernance de l'information 2021.

Découvrez la valeur légale de la signature électronique et les conditions essentielles pour en faire une preuve irréfutable. Simplifiez vos processus avec une solution sécurisée et valide juridiquement. L’usage de la signature électronique est simple et ses avantages ne sont plus à vanter (praticité, sécurité, traçabilité, gain de temps, etc.). Pourtant, bon nombre de professionnels et d’organisations s’interrogent encore sur les conditions pour l’utiliser comme preuve. Voici les réponses aux questions techniques qu’ils se posent. Serda Conseil et Archimag ont organisé une Journée dédiée à la Confiance numérique le 10 mai 2022. Lors de cet événement exceptionnel, plusieurs questions ont été posées sur la valeur légale de la signature électronique et sur les conditions à respecter pour qu’elle puisse être utilisée comme preuve. Nous avons choisi de partager nos réponses aux questions que se posent les professionnels. Une signature électronique "simple" peut-elle être reconnue comme preuve ou simplement comme début de preuve ? Rappelons que la signature électronique est un procédé fiable d’identification qui garantit le lien entre la signature et le document auquel elle s’attache. Cela correspond à la notion d’identification - article 1366 du Code Civil(1). Il s’agit donc d’être en mesure d’identifier le signataire et de s’assurer de son consentement (“si je signe, c’est que je consens à signer”) : c’est avoir la preuve que c’est bien la personne désignée qui est consentante pour signer le document. L’intégrité est aussi un point essentiel : il faut s’assurer que c’est bien la personne désignée qui a signé le document dont le contenu a été fixé. En résumé il faut pouvoir assurer l’identité du signataire, de son caractère volontaire et du contenu de ce qu’il signe au moment où il signe. Si tout cela est démontrable, même une signature “simple” peut alors être reçue par un juge comme preuve. S’il y a doute sur un des points, cela est alors considéré comme pas assez fiable et donc cela équivaut à un début de preuve uniquement. (1) L'article 1366 du Code civil dispose que « l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Après expiration de la durée de validité d’un certificat de signature limitée dans le temps (3 ans le plus souvent) quel est l’impact sur la validité de la signature elle-même portée sur un document ? Nous rappelons que la notion de preuve de la validité de signature est à démontrer au moment où le document concerné a été signé. Si au moment de la signature, tous les éléments précisés ci-dessus sont bons, alors la validité reste valable. Il faut pour cela pouvoir conserver la preuve de la validité du certificat et de la signature sous-jacente pendant toute la durée de vie du document concerné, bien au-delà des 3 ans de durée de vie du certificat, notamment s’il s’agit d’un contrat qui a été signé. Ainsi face à un document signé électroniquement, il faut garder le document, la signature électronique et la preuve de sa validité, ce que l’on appelle un “fichier de preuve”. Il contient les éléments de preuve comme : le certificat, les pistes d’audit, le sms qui permet d’activer la signature, l’horodatage, la carte d’identité du signataire …. c’est à dire tout ce qui prouve qu’au moment de la signature électronique, tout était réuni pour démontrer de la validité de la signature elle même. C’est pourquoi il est donc nécessaire de préparer en amont la phase de conservation des documents signés et des signatures électroniques… et ne pas attendre l’expiration de la durée du certificat pour se pencher sur la question. Apporter la preuve serait alors problématique. Qu’est ce qu’un rapport de validation ? Le rapport de validation est un élément essentiel de preuve car il est le résultat des étapes de vérification de la validité des signatures électroniques assurées par le prestataire de services de confiance qualifiés eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services : Règlement européen entré en vigueur le 1er juillet 2016). Le rapport est intégré dans le scellement de l’archive composée du document signé et archivé et du fichier de métadonnées. Existe-t-il des référentiels pour évaluer juridiquement des systèmes de signature électronique ? Non, il n’existe pas de référentiel de signature électronique prêt-à-l’emploi. Chaque organisation construira son référentiel en fonction de ses métiers, de la portée de ses engagements, et de ses besoins en maîtrise de risques. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), une nouvelle réglementation de l'Union européenne, entre progressivement en vigueur à partir du 1er janvier 2024, remplaçant ainsi la directive actuelle sur le reporting extra-financier (NFRD). Cette directive impose des exigences de reporting renforcées en matière de durabilité, touchant en premier lieu les grandes entreprises européennes d'intérêt public. Qui est concerné ? Dans un premier temps, la CSRD s'applique aux grandes entreprises d'intérêt public européennes comptant plus de 500 employés, y compris les sociétés cotées, les banques et les assurances. À partir de 2025, elle sera étendue aux grandes entreprises non cotées dépassant certains seuils. En 2026, les PME cotées sur un marché réglementé européen seront également soumises à la CSRD, avec une période transitoire jusqu'en 2028 pour se conformer entièrement. Quelles sont les nouvelles obligations de reporting ? La CSRD introduit des normes de reporting détaillées, exigeant des entreprises la publication d'informations précises sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance. Une nouveauté majeure est l'obligation pour les entreprises de faire certifier leur reporting de durabilité par un auditeur externe indépendant, renforçant ainsi la crédibilité des informations publiées. De plus, la CSRD encourage la digitalisation en imposant la publication au format électronique structuré (XHTML), facilitant l'accessibilité et la comparabilité des données. Quels sont les avantages ? La CSRD promeut une approche de double matérialité, analysant à la fois les impacts financiers et non financiers des enjeux de durabilité sur les performances de l'entreprise. Cette analyse permet d'identifier les principaux impacts, risques ou opportunités en matière de durabilité ESG (Environnement, Social et Gouvernance.), qui doivent figurer dans le reporting extra-financier de l'entreprise. En se conformant à la CSRD, les entreprises démontrent leur engagement en faveur de la transparence et du développement durable, renforçant ainsi la confiance avec leurs parties prenantes et contribuant à lutter contre le greenwashing. En se préparant dès maintenant à ces changements majeurs, les entreprises peuvent anticiper et se conformer en douceur à la CSRD, démontrant ainsi leur engagement en faveur de la durabilité et de la transparence. En encourageant des reportings plus détaillés sur les impacts écologiques, la CSRD favorise le développement durable et aide les entreprises à mieux se préparer aux risques climatiques futurs, tout en renforçant la confiance avec leurs parties prenantes.

Table ronde autour de la dématérialisation écoresponsable organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Le 18 février dernier, Pierre Fuzeau (DG Serda), participait à une table ronde organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Vous pouvez retrouver cette table ronde en replay sur ce lien . La dématérialisation écoresponsable est une approche qui vise à réduire l'empreinte environnementale liée à la gestion des informations et des documents. La dématérialisation permet de réduire la consommation de ressources naturelles. Elle réduit également les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets. Cela est possible en remplaçant les supports physiques tels que le papier par des solutions numériques. Elle favorise également l'efficacité et la productivité en simplifiant les processus, en facilitant l'accès aux informations et en optimisant le travail à distance. Les entreprises et les organisations peuvent adopter une approche écoresponsable de la dématérialisation. Cela leur permet de contribuer à la préservation de l'environnement et de bénéficier d'avantages économiques et opérationnels. Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, n'hésitez pas à découvrir le pôle dématérialisation éco-responsable de Serda. Mettre en place des pratiques écoresponsables dans une transition vers le numérique présuppose un accompagnement. Cette démarche permet d'identifier les opportunités de réduction de l'empreinte carbone, de choisir les meilleures solutions technologiques et de mettre en œuvre des stratégies durables. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Trois fois oui ! Pour commencer, pour l'archivage à vocation probatoire ou de préservation à long terme, le flux de versement est à tracer et enregistrer. Ce double objectif est de relever et traiter les erreurs ainsi que d'archiver les métadonnées du flux d'entrée des données en archivage. A noter que le modèle OAIS selon les exigences de la norme NF Z 42-013 / ISO14641 flèchent ce point en particulier. Ensuite parce que vous déployez des GED collaboratives (Alfresco, Mfile, SharePoint, etc.) et que vous devrez éventuellement effectuer une purge. Cette purge est à prévoir soit à cause de la volumétrie des données, soit à cause de l'application du RGPD. Cette dernière oblige directement de purger des données et documents porteurs de données à caractère personnel d'utilité réglementaire. Cette action est effectuée parce que vous souhaitez réduire le risque de perte d'intégrité par exemple. La réponse est la mise en place d'un connecteur bijectif. Il concerne le transfert en archivage et comprend également le flux de retour nommé "acquittement". Cet acquittement est alors enregistré dans la GED collaborative. Ce signalement indique clairement que l'accès aux données et documents est soumis à un protocole spécifique pour accéder aux données et documents archivés. Ces règles particulières limitent en général les droits d'accès et nécessitent des validations des archivistes ou des délégations formalisées pour les accès. Quoi qu'il en soit, l'acquittement est un sujet à traiter dans le cadre des flux entre les GED et les systèmes d'archivage électronique ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Découvrez VITAM et comment l'archivage électronique agit pour une dématérialisation écoresponsable. Comprenez comment contribuer à la réduction de l'empreinte carbone tout en sécurisant vos données Pierre Fuzeau, président de Groupe Serda-Archimag, interviendra lors de la journée Archimag Confiance numérique 2022. Son intervention portera sur le thème "Archivage électronique : zoom sur VITAM". L'objectif est de montrer comment l'archivage peut permettre plus de sécurité avec moins de carbone. Les émissions de gaz à effet de serre produites par le numérique sont actuellement de 4%. Elles doubleront à court terme, à la fois en ce qui concerne le matériel et les usages. L’archivage, qu’il soit en support physique ou, mieux en support numérique, répond à la double exigences de SECURITE et de baisse des impacts en matière d’EMISSIONS de GES. Les solutions et offres de services du marché et des pratiques sont aujourd’hui matures en termes de solutions en mode Saas, en mode mutualisé, de partage de ressources et de compétences comme de matériels et locaux. Le marché couvre encore trop de solutions incomplètes ou trop peu connectées pour assurer la gestion fluide et économique de l’archivage en mode hybride. Néanmoins, les solutions d’archivage sont un puissant contributeur à la neutralité carbone.

L’archivage des dossiers médicaux reste un sujet sensible dans nombre des établissements de soins et institutions hospitalières, notamment lorsqu’il s’agit de se pencher sur les durées de conservation ou appelées “DUA” pour durée d’utilité administrative, et sur le sort final après expiration de la période de conservation et quel que soit son support (papier ou numérique). Quelles règles pour archiver le dossier d’un patient qui a subi une transfusion ? En ce qui concerne les dossiers de patient ayant subi une transfusion sanguine, les règles ne sont pas celles habituelles ; en effet on doit trouver dans les dossiers des patients concernés, la mention des actes transfusionnels pratiqués et, le cas échéant, la copie de la fiche d’incident transfusionnel qui doivent figurer dans le dossier médical en vertu de l’article R. 1112-2 du code de la santé publique doivent y être conservées pendant une durée de 30 ans à compter du dernier passage du patient dans l’établissement. Ainsi 10 ans de plus que pour un dossier médical correspondant aux prises en charge des patients dans les établissements de soins. Combien de temps garde-t-on le dossier médical d’un patient décédé ? Mais cette différence n’est pas la seule et concerne notamment la durée de conservation du dossier médical pour un patient décédé. 10 ans nous dit la règle : “SI le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l'établissement, son dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès” (cf article R1112-7 du Code de la Santé Publique). Ainsi, lorsqu'un patient transfusé est décédé, c'est le délai de la transfusion qui prend le dessus ; cette information est encadrée par l'article 4 de la directive européenne du 30 septembre 2005 qui recommande que le dossier transfusionnel soit conservé pendant une durée de 30 ans après le dernier acte transfusionnel. Le texte européen ne mentionne pas si le patient est vivant ou décédé. De ce fait il s'applique quel que soit "l'état du patient". Il peut notamment y avoir des enquêtes descendantes par exemple sur une poche s’il s’avère qu’elle a été contaminée par un quelconque germe non encore connu à une époque donnée, … De manière pratique, le dossier transfusionnel peut être séparé du dossier clinique s'il y a des problématiques de place et être classé à part. De ce fait, le dossier clinique peut être éliminé à 10 ans sur la base d'une formalisation de la date de décès du patient concerné. Caroline Buscal Consultante Experte Directrice de Serda Conseil

Serda Conseil a accompagné la CCMSA dans l'implémentation du parapheur et de la signature électronique. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand, pilote de ce projet stratégique, sur les défis et succès rencontrés lors des deux années de son implémentation. Les modes de travail hybrides reposent désormais sur la digitalisation des processus, elle-même portée par la réglementation. Les nouvelles fonctions et bonnes pratiques sont à intégrer et à déployer, à savoir : le parapheur et la signature électronique ! Ces dispositifs sont prioritaires pour instruire les flux financiers, conclure un accord d’entreprise, suivre les courriers et leur projets de réponse, contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs… Bref, pour faire face à l’accélération des processus de validation tout en étant en conformité avec les réglementations et en assurant la protection des informations. La complexité de ce projet tenait autant à l’organisation de MSA avec ses 37 caisses en territoires, qu’aux nouvelles habitudes de travail à prendre en compte et enfin qu’aux exigences SI au plan sécurité, architecture, interconnexions. Serda Conseil a accompagné la Direction Comptable et Financière et de la Maitrise des Risques (DCF-MR) de la CCMSA pour le cadrage, l’analyse des besoins, la modélisation des processus, le choix de la solution, l’assistance aux spécifications et à la recette pour finalement déployer la solution de parapheur et signature électronique pour l’ensemble des 37 Caisses. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand , chef de projet stratégique pour la MSA, qui revient sur ces 2 ans de pilotage, sachant qu’un tel projet implique des changements d’habitudes fortes, des nouveaux rôles pour des acteurs techniques et fonctionnels ainsi que des adaptations techniques structurantes. Retour d'expérience de Bernard Marchand de la Mutualité Sociale Agricole Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin  pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets majeurs pour le Secteur Public traduisant les points forts de cette année. La dynamique des projets est forte du côté des organisations publiques cette année. Elle vise à faire évoluer leur politique de gestion de l’information, des sujets de simplification, de mutualisation, de partage..., qui tous participent de cette transformation. Les tendances fortes portent sur : l’ optimisation des accès et du partage de l’information et des connaissances (notamment en matière de réduction du nombre des applications) ; la sécurité et la gestion des risques ; l’ accompagnement des équipes ; la numérisation et la place des datas ; accompagnement ; la démocratisation des usages comme en matière de signature électronique et la progression de l’ archivage électronique ; et c’est sans compter sur l’irruption de l’ intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’infographie sont autant de sujets et d’outils au service du Secteur Public structurant les programmes de Gouvernance de l’information numérique et permettant de se mesurer aux résultats 2024 du même baromètre. Télécharger l'infographie spéciale Secteur Public sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici . Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin  pour ne rien manquer de notre actualité.