Les mutuelles sont actuellement au cœur de vastes programmes de dématérialisation : cellule de numérisation, outils de GED, RPA (robotisation des processus), etc. Ces projets visent notamment à fluidifier la relation avec les adhérents, réduire les temps de traitement des équipes et sécuriser les gigantesques volumes de données qu’elles gèrent au quotidien. Face à la multiplication de ces projets et à l ’accroissement des flux numériques (mails, pièces jointes associées, documents signés électroniquement, courriers scannés formulaires,…). Voici 5 conseils pour appréhender la gestion documentaire et l’archivage des documents et data : 1 - Être attentif à la sensibilité de la donnée et aux acteurs associés au traitement : vérifier les conformités réglementaires et normatives des prestataires partie prenante du projet (agrément Hébergeur de Données de Santé dans le cadre d’une externalisation de l’hébergement), paramétrage des droits d’accès des outils, anonymisation de la donnée le cas échéant… Cela peut paraître évident, mais la réglementation en constante évolution est parfois insuffisamment maîtrisée. 2 - Dissocier la gestion courante des documents dématérialisés (traitement de documents numériques par les gestionnaires) de l’archivage électronique à valeur probatoire (conservation des documents et des data, et traces de preuves). Les outils, l’organisation, les référents et les exigences normatives ne sont pas les mêmes. 3 - Définir des règles de gestion et d’archivage électronique et les intégrer dans son organisation : au même titre que ce qu’on fait pour l’archivage papier, il est indispensable d’appliquer des règles de durées de conservation, d’accès et de classement, et de sort final à ces mêmes documents. 4 - Intégrer l’analyse de risque dans la cadre de la gestion documentaire et de l’archivage : tout n’a pas vocation à être archivé. Il convient au préalable d’identifier l’importance des documents (vitaux, probants, informatifs…) et d’y associer des outils et organisation adaptés à la valeur des documents. Car l’analyse de risque se base à la fois sur le cadre réglementaire lié aux durées de conservation mais également sur l’étude des contentieux actuels et passés. Cette étude préalable vous permettra ensuite de vous orienter vers le ou les type(s) d’outils le(s) plus adapté(s) à vos besoins (Ged, ECM, Coffre-fort Numérique, Système d’archivage Electronique…). Ce sont vos besoins qui déterminent l’outil et non l’inverse…. 5 - Enfin, quel que soit le choix de l’outil ou de service choisi, il est très important d’être attentif a minima au Plan de Reprise d’Activité : en cas de panne machine, problèmes techniques ou humain, prévoir les actions et l’organisation afin d’y remédier*. *Certains établissements sont par exemple pourvus d’un second site de numérisation courrier en cas d’arrêt du site principal. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Retour d’expérience en EP (établissement public) que Serda Conseil a accompagné récemment : quelles sont les bonnes pratiques en matière de signature électronique pour la passation des marchés ? Pour rappel, la signature électronique garantit l’identité de l’EP comme celle de l’opérateur économique du fait qu’elle ne peut pas être falsifiée ou copiée. En parallèle, par application du procédé technique de calcul d’empreinte, la signature électronique d’un document permet de garantir son intégrité . Enfin, la signature, comme la signature manuscrite, engage le signataire qui ne peut plus se désengager. A noter qu’au regard des marchés, que dit maintenant la règle : aujourd’hui la signature sans être obligatoire est fortement recommandée et elle sera très probablement rendue obligatoire d’ici 2 à 3 ans dans le cadre plus général de l’Action publique 2022. Mais dès lors que l’EP adopte la signature électronique, les règles à respecter sont au nombre de 4: 1 - il est nécessaire de spécifier dans le règlement de consultation (RC) que la signature électronique est requise, 2 - dès lors, l’EP et les opérateurs économiques sont tenus de l’exécuter , 3 - la signature utilisée doit être de la catégorie « qualifiée », soit une signature de niveau RGS 2 étoiles (processus traduit par une remise en mode face à face en main propre), 4 - que la signature soit vérifiée (et que la vérification soit évidemment tracée) au dépôt d’une pièce de la part de l’acheteur public (AP) ou de l’opérateur économique (OE). On pose souvent la question : qu’est-ce qui doit être signé parmi toutes les pièces du marché ? Toutes les pièces, ou seulement certaines ? Là encore, les textes (arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique) sont là pour rappeler que pour l’EP, seule la notification, l’acte d’engagement et les courriers de rejet et de classification sans suite doivent l’être. Du coup, les CCAP, RC, CCTP, BPU, et toute autre pièce ou annexes n’ont pas à l’être. Ce point est important car cela limite le nombre de personnes qui vont devoir signer et de ce fait, va simplifier le processus. En ce qui concerne l’OE, c’est au moins l’offre finale qui va être déposée qui doit être signée et cela inclut l’Acte d’engagement, le CCAP, etc. et tout autre document que l’EP exigera de voir signer. Il appartient à l’EP de spécifier lesquels dans le règlement de consultation. Ceci étant, en tant que Conseil, nous recommandons d’éviter d’exiger de la part de l’OE de signer de nombreuses pièces. Et dernière question : est-ce que dorénavant, tous les échanges qui sont rattachés à un dossier de marché par voie électronique et signés électroniquement doivent être également en mode électronique dans le cadre de son exécution ? La réponse est oui et aussi non : si rien n’est spécifié dans la documentation du marché (notamment les modalités de transmission par voie électronique), alors les échanges peuvent encore être effectués sous format physique ou par courrier papier. Si par contre, les règles du marché l’exigent, le mode dématérialisé s’impose à l’OE et donc aux deux parties. Notre conseil est bien sûr d’utiliser ce levier réglementaire pour passer au tout numérique afin de pouvoir réduire les coûts et garantir les retours sur investissement (ROI). Ce long préambule indispensable posé, deux sujets doivent être traités pour concevoir et mettre en œuvre le processus de signature électronique : - D’une part le sujet de la plateforme de dépôt et d’échange des pièces du marché dans le cadre de la passation (depuis le 1er octobre 2018 pour les marchés supérieur ou égal à 25 000 euros HT, les acheteurs doivent se doter d’un profil d’acheteur (une plateforme de dématérialisation des marchés publics. Ces plateformes permettent de mettre à disposition des documents de la consultation, de réceptionner les documents transmis par les opérateurs économiques et de réaliser et tracer les échanges, cf. arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs) : la plateforme de dépôt fournit-elle la signature électronique à l’EP et/ou à l’OE ? Produit-elle les preuves du dépôt avec son dispositif d’horodatage et de transmission de ces preuves à l’OE ? Ici les plates-formes, sans se valoir toutes, disposent de modalités assez proches fonctionnellement et techniquement. Certaines disposent également d’un archivage électronique soit intégré, soit facturé en complément. Ici l’EP en retour d’expérience a retenu la plateforme des marchés publics de l’Etat PLACE qui convenait et intégrait également le système d’archivage électronique (SAE) Atlas. - D’autre part, le sujet de l’instruction de la signature électronique au sein de l’EP pour instruire le processus d’engagement (Acte d’engagement, courriers de rejets, voire avenants, etc.). C’est là que la complexité se révèle du fait qu’il s’agit d’adapter l’organisation interne à l’EP, dont on sait que pour toute organisation interne, le terme de « changement » ou de « changement à piloter » n’est pas un concept à prendre à la légère. Qui va signer : le service utilisateur ? Le président de l’EP, un ou plusieurs directeurs selon sa compétence en termes de montant ou de type de marché ? Quelles délégations de signature mettre en place ou modifier ? Plusieurs possibilités sont disponibles « au catalogue des services » : parapheur papier puis signature électronique par un Directeur (chaque signature manuscrite dans le parapheur papier ayant valeur de visa ou d’approbation par les responsables de services), le parapheur électronique qui gère le premier niveau de visa électronique acté par un engagement dans les services et également le second niveau de signature électronique RGS 2 étoiles appliquée par un (ou plusieurs) Directeur (s) ou le Président. Dans le cadre de l’EP, c’est la logique de la dématérialisation complète qui a été le fil rouge de la mise en œuvre : parapheur électronique avec visa et signature RGS 2*, modélisation du processus de passation des marchés en lien avec la plateforme PLACE. Ce type de sujet est la plupart du temps perçu comme complexe réglementairement, techniquement, humainement et au plan de l’organisation. Ici la prise de décision pour ce projet est intervenue dans le délai assez normal pour un AMOA pour ce type de sujet d’un mois : point d’acculturation sur le sujet, entre 1 et 4 ateliers avec les représentants de la chaîne d’instruction des marchés, un grand sponsor qui fait partie du CODIR pour la décision, et… le sujet est clôt et les actions immédiatement engagées. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Que penser du jugement de la cour de Cassation du 14 décembre 2022 qui valide l'imposition de l'image scannée de la signature de l'employeur sur un contrat de travail ? Le type de signature électronique et sa validité pour un contrat de travail est un sujet qui agite beaucoup de directions de ressources humaines actuellement, si on en croit les chiffres du rapport Gouvernance de l’information. A la question sur les catégories d’activités sur lesquelles porte aujourd’hui l’adoption de la signature électronique, les RH arrivent en 3ème position devant les contrats clients (26 %) avec 28,5 % des répondants qui les plébiscitent. Dans un arrêt du 14 décembre 2022 la cour de cassation est venue ajouter son analyse au sujet de la valeur juridique d'une signature manuscrite scannée sur un contrat. Rappelons brièvement les faits : un salarié embauché par une société pour un contrat à durée déterminée saisonnier a demandé la requalification de son contrat de travail en CDI au prétexte que le contrat fourni portait l’apposition d’une simple image numérisée de la signature de l’employeur et n’était donc ni une signature originale ni une signature électronique et n’avait donc pas de valeur juridique. Le salarié a été débouté de sa demande devant le conseil de prud’hommes, de même que la cour d’appel a rejeté également le pourvoi du salarié au motif que la signature dont l’image scannée était reproduite sur le contrat de travail permettait d’identifier clairement son auteur, et ce quel que soit le procédé. Mais ne nous trompons pas de débat, la cour de cassation n’a pas par son jugement assimilé l’image d’une signature scannée à une signature électronique ; elle a même confirmé que l’apposition d’une signature sous forme d’une image numérisée, n’était pas assimilée à une signature électronique au sens de l’article 1367 du code civil ; elle ne valait pas pour autant absence de signature « constaté qu’il n’était pas contesté que la signature en cause était celle du gérant de la société et permettait parfaitement d’identifier son auteur, lequel était habilité à signer un contrat de travail », la cour en avait « exactement déduit que l’apposition de la signature manuscrite numérisée du gérant de la société ne valait pas absence de signature, en sorte que la demande de requalification devait être rejetée. ». Ce que la cour de cassation a jugé n’est pas la valeur de la signature électronique mais le fait d’avoir une trace d’un engagement à signer a contrario de ce que plaidait le salarié. La Cour de Cassation distincte donc bien la valeur d’une signature électronique (qui n’est pas au rendez vous dans le cas présent) au regard de l’engagement requis, mais fait preuve de tolérance face aux signatures numérisées, ayant par ailleurs déjà jugé que « l’apposition sur la contrainte d’une image numérisée d’une signature manuscrite ne permet pas, à elle seule, de retenir que son signataire était dépourvu de la qualité requise pour décerner cet acte » (Cass. 2e civ., 28 mai 2020, no 19-11.744). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le 15 octobre 2024, date à retenir pour une simplification administrative : celle de la suppression des fonctionnalités gratuites du PPF. Les restrictions budgétaires de cette fin d’année changent beaucoup le modèle initial. Voici le nouveau schéma pour les circuits de la facturation et des paiements L'administration fiscale met un terme à la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Initialement conçue pour centraliser la transmission des factures électroniques, notamment pour les PME, cette plateforme ne verra pas le jour.  L’impact pour toutes les entreprises : elles devront utiliser les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui sont développées, elles, par le secteur privé. Fin de la gratuité donc ! Du PPF, reste l’annuaire des entreprises Le gouvernement recentre ainsi le projet sur un annuaire de confiance qui sera utilisé par les PDP, avec un planning prévu pour le 1er septembre 2026. Conséquences pour les entreprises La fin du PPF implique plusieurs ajustements : Les opérateurs de dématérialisation devront réviser leurs offres ou collaborer avec des PDP. Les PDP devront adapter leurs systèmes à réception des nouvelles spécifications.. L’interopérabilité entre PDP est la base du dispositif, d’autant plus que l’échelon européen (avec PEPPOL) est à prendre en compte. Un seul circuit de transmission Les entreprises ne pourront plus soumettre directement leurs factures sur le portail ; un circuit unique de transmission de factures électroniques s'impose désormais via le PDP. Cela symbolise un virage significatif dans la gestion des factures électroniques en France, avec une transition vers un modèle de facturation payant et dématérialisé complet, basé sur les PDP. Du coup, l’archivage serait lui aussi naturellement payant.

Découvrez comment le projet E-ARK façonne l'avenir de la préservation des archives numériques en Europe grâce aux standards METS et PREMIS. L’exemple de ce projet illustre les défis et les solutions pour garantir la pérennité des systèmes d'archivage en Europe. Le projet européen E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) est une initiative de la Commission Européenne (CIP FP7 pilot project). Il vise à établir une infrastructure interopérable et pérenne pour la gestion des archives numériques à travers l'Europe. L’un des principaux objectifs d’E-ARK est de proposer un standard de métadonnées servant à décrire ces archives numériques. Ce standard doit permettre d’uniformiser à l’échelle européenne cette description. Pour cela, il s’appuie sur la norme internationale OAIS reposant sur les paquets d’archives AIP, SIP, DIP. Les standards actés sont désormais les standards METS et PREMIS : METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) et PREMIS (Preservation Metadata Implementation Strategies). METS et PREMIS  pour l’encodage des Métadonnées Le standard METS au format XML est utilisé pour décrire la structure et les métadonnées associées à des objets numériques, tels que des documents, jeu de données ou des images. Dans le contexte du projet E-ARK, METS joue un rôle central en fournissant la structure de description des ressources archivistiques numériques. La structure METS d'E-ARK se distribue en 5 sections essentielles pour décrire les paquets d’archives : mets:metsHdr : cette section contient les métadonnées descriptives sur le document METS lui-même, telles que l'identifiant du document, la date de création, etc. mets:dmdSec : cette section contient les métadonnées descriptives sur l'objet ou la collection d'objets. mets:amdSec : cette section contient des métadonnées administratives sur l'objet ou la collection d'objets. Ces métadonnées peuvent inclure des informations sur les droits d'accès, la gestion des versions, etc. mets:fileSec : cette section décrit les fichiers numériques constituant l'objet ou la collection d'objets. Elle peut inclure des informations telles que le nom du fichier, le format, l'emplacement, etc. mets:structMap : cette section définit la structure logique et physique de l'objet ou de la collection d'objets. Elle indique la hiérarchie des objets et les relations entre eux. En complément des spécifications METS, le projet E-ARK intègre également les standards PREMIS pour la gestion des métadonnées de préservation. Le modèle PREMIS, publié par la Bibliothèque du Congrès (USA), se décline sous format XML et répond au besoin de pérennisation et de conservation du cycle de vie des données (dépôt, migration, intégrité, liens entre différentes versions d’un même contenu). PREMIS fournit un ensemble d'éléments de métadonnées spécifiquement conçus pour documenter les processus de préservation comme les événements de gestion de la préservation, les contrôles d'intégrité, les actions de migration de format, etc. Le contenu des métadonnées PREMIS est inclus dans la section du document METS, garantissant ainsi que les métadonnées de préservation sont liées de manière cohérente aux objets numériques. Exemple de structure d’un paquet d’archives selon les spécifications E-ARK. SEDA, PREMIS : quelles différences ? PREMIS et SEDA (Standard d'échange des données archivistiques) sont deux standards utilisés dans le domaine de la préservation numérique et de la gestion des archives, mais ils ont des objectifs et des domaines d'application légèrement différents. PREMIS est conçue pour être utilisée dans une grande variété de contextes de préservation numérique, y compris les bibliothèques, les archives et les musées. Il offre une flexibilité pour documenter les processus de préservation et les caractéristiques techniques des objets numériques. Le SEDA est axé principalement sur l'échange de données entre un service producteur et un service d’archive. Il fournit également une structure spécifique pour la description et l'échange de données archivistiques. Pour en savoir plus : https://francearchives.gouv.fr/fr/article/88482501 Du point de vue de la granularité, PREMIS offre un ensemble d'éléments de métadonnées spécifiques pour documenter les événements de préservation et les caractéristiques techniques des objets numériques. Il permet une granularité fine dans la documentation des activités de préservation. En termes de nombre de métadonnées de description, PREMIS en propose un plus grand nombre que le SEDA. Les métadonnées PREMIS peuvent être échangées et partagées facilement entre différentes organisations et systèmes de préservation. Le SEDA, bien qu'il s'agisse également d'une norme basée sur XML, a été créé par et pour un environnement français grâce au travail des Archives de France. En conclusion Les spécifications METS et PREMIS du projet européen E-ARK représentent un jalon majeur dans le domaine de la gestion et de la préservation des archives numériques. Les solutions d’archivage électronique qui sont intégrées dans les SAE ont tout à gagner à adopter ces standards internationaux reconnus. E-ARK établit une base solide pour assurer la cohérence, l'interopérabilité et la pérennité des systèmes d'archivage numérique à travers l'Europe et de ses 27 pays membres.

Comment aller vers la dématérialisation écoresponsable ? Une méthodologie alliant technologie et durabilité, ouvrant de nouvelles perspectives. L’impact environnemental du numérique est avéré et non réfutable. Les experts l’estiment à 10% de l’énergie et à 4% de l’émission des Gaz à Effet de Serre (GES). Ces pourcentages sont en très forte augmentation tant les usages numériques, la production, la gestion des data et la production des ordinateurs et autres terminaux sont en croissance. L’urgence n’est pas d’arrêter, loin s’en faut, mais de viser la sobriété numérique et les usages raisonnés et optimisés. Et les organisations publiques et privées, comme la société civile sont en pleine phase de déploiement de la dématérialisation. Le sujet n’est plus l’alternative d’un retour au papier, mais bien dans une dématérialisation raisonnée écoresponsable qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone. C’est pour répondre à cet objectif opérationnel que Serda Conseil, département de Serda-Archimag, créée son Pôle Dématérialisation écoresponsable . L’action et l’engagement du Pôle Dématérialisation écoresponsable de Serda-Conseil se forgent dans la conviction que chaque projet, schéma directeur, évolutions fonctionnelles se doit de prendre en compte l’écoresponsabilité. Dans ce cadre, Le Pôle Dématérialisation écoresponsable a développé la méthodologie DER qui repose sur le triptyque : • une matrice macroscopique des projets qui a pour but de hiérarchiser les actions à fortes et faibles impacts, • une matrice détaillée par action ou projet pour mesurer et ensuite piloter la réduction des impacts tout en prenant soin d’embarquer l’ensemble des acteurs, • un référentiel Empreinte Carbone complet , usage par usage dématérialisé (flux entrants, circulants et sortants) spécifiquement dédiés aux projets de dématérialisation des processus. Ces outils permettent aux organisations de maîtriser et réduire leurs émissions de GES pour contribuer à minorer leur impact environnemental numérique tout en mobilisant et motivant chaque collaborateur tout au long de la chaîne de dématérialisation. L’accompagnement porte pour chaque acteur et sur chaque point des flux pour garantir un résultat démontrable et opérationnel. Ces actions s’inscrivent naturellement dans les contextes tels que les bilans carbone, les politique RSE ou tout engagement à contribuer à l’environnement et au climat. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le 13ème Rapport sur la gouvernance de l'information numérique du Groupe Serda Archimag livre un cru 2024, et il est très orienté sécurité des informations et des data. Il paraîtra le 1er mars 2024, on vous livre donc en avant première le résultat en matière d’enjeux de gouvernance de l’information numérique pour 2024.  Une certitude, pas de ralentissement en matière d’investissements pour le numérique ; les entreprises et organismes du secteur public maintiennent le cap de leur transformation en maintenant leur niveau d’investissements financiers, nous disent 56% des répondants. En revanche, ils les flèchent vers des solutions et des modes d’organisation qui répondent aussi à des préoccupations de sécurité des informations numériques et des données. Data et IA au cœur des programmes de Gouvernance de l’information numérique Dorénavant le cœur de tout programme est constitué pour 39% des organismes de données, qu’elles soient techniques, géographiques, personnelles.... avant même les documents. On assiste à une véritable bascule en termes de constitution du périmètre de la GI : on place dorénavant en rang 2 la notion de document au profit de celle des data.  Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Cela relance la question des "risques" en matière de sécurité des informations, et ce sont des craintes portées par 77% organisations qui vivent la perte des données comme la conséquence première, à laquelle s’ajoute l’atteinte à la réputation de son organisme (perte de confiance de la part des salariés, agents, clients, fournisseurs, etc.) en cas de faille dans la protection des données du système d’information. Le cru 2024 apporte aussi des ouvertures vers des domaines émergents mais intégrés dans les programmes de Gouvernance : l’intelligence artificielle dont on nous parle dans tous les forums ou débats prend déjà sa place : 10% des organisations l'incluant déjà dans le domaine comme un actif évident bien que ce soit un sujet émergeant ; et 13% des organisations disent avoir réalisé un projet de GED/ECM autour de l’intelligence artificielle, et 45% prévoient un projet dans les 2 ans. Qu’en est-il des évolutions au niveau des enjeux pour les organisations concernant la Gouvernance de l’Information Numérique version 2024 ? • En n° 1 : Accès et partage de l'information D’année en année, nous voyons se confirmer l'enjeu de "l’accès et du partage de l’information et des connaissances", qui truste toujours la première marche du podium, avec un score dominant de 77% , au même niveau qu’en 2023, qui place comme enjeu prioritaire les attendus des collaborateurs comme des managers de leur faciliter l’accès aux informations et données nécessaires dans le cadre de leurs activités professionnelles. • En n° 2 : Maîtrise des risques En deuxième place et toujours avec une forte augmentation qui se confirme depuis quelques années, on trouve le sujet de la "maîtrise des risques en termes de gestion de l’information, des documents et des données". Cet enjeu est devenu essentiel voire critique. Il se se positionne dorénavant à hauteur de 67%, soit 9 points de plus en 1 an et un total de plus de 17 points en 2 ans ; on y voit notamment l’effet du contexte de cybercriminalité dans lequel toutes nos organisations se sentent exposées ; la cybersécurité s’inscrit dorénavant comme une stratégie dominante dans les organisations. Rappelons que selon l’ANSSI, une hausse de 400% des cyberattaques a eu lieu en France depuis 2020, 69% visent des entreprises, 20% des collectivités territoriales et 11% des établissements de santé soit 1 sur 10 ! Le coût financier moyen pour les ETI qui courent le plus grand risque, oscille entre 3 et 10 M d’€, source AMRAE. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 La Gouvernance de l’information numérique devient le cadre de référence pour ne pas dire de sécurité dans lequel s’inscrit l’ensemble des programmes numériques de nos organisations, quels que soient les métiers, les fonctions, les types de données, les types d’informations, les interactions qui soient concernés.  • En n° 3 : Règles et process "Définir des règles et process en matière documentaire" passe en 3ème place, avec une progression de 12 points en 1 an … un cadre de référence attendu par les collaborateurs, mais équipé de modes opératoires et de protocoles pour faciliter les usages, ce qui répond à un objectif opérationnel d’outillage. Complétant cet enjeu de maîtrise des risques, on voit progresser de 4 points l’enjeu de "pérennité à long terme de certains documents et données", ainsi cela devient essentiel pour un répondant sur 2 (50,46%). Toutes ces réponses sont cohérentes avec le sentiment de maturité du sujet "Gouvernance de l’information" dans les organisations, et son attendu de cadre de sécurité de l’information numérique. On y perçoit une percée de l’archivage électronique, ce qui nous est confirmé par 54% des organisations qui engagent des projets dans le domaine ; c’est déjà en place pour 22%, permettant ainsi d’offrir à travers un système d’archivage électronique une réponse complète, sécurisante et conforme aux obligations de tous. Le développement de ces projets cette année est aussi une conséquence directe de la mise en service dans plus de 45% des organismes des systèmes de signature électronique suffisamment démocratisée pour permettre à tous selon ses responsabilités ou ses niveaux de délégation de pouvoir en bénéficier. Les autres segments de la question sont restés stables sur les trois dernières places, la "valorisation des informations", à hauteur de 29% (variation de - 1 point / 2023), "la maîtrise des coûts" en baisse à hauteur de 8% , et le "passage au 100% numérique" stabilisé autour de 10 à 11% : la notion de passage à un "0 papier" n’est donc plus un enjeu, sans doute seulement une étape dans un programme de GI… Le numérique responsable n’est pas encore un enjeu C’est pourtant un volet essentiel que celui du "numérique responsable" ; force est de constater que nous sommes encore loin de parler de "gouvernance responsable" car 6% seulement des organisations ont réalisé un bilan carbone du numérique.  Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Ce résultat est très faible, le sujet tarde à décoller et pourtant les obligations réglementaires sont en place : à partir de 2026, la loi Climat et Résilience promulguée en août 2021 obligera les acheteurs publics à ajouter dans les appels d’offres au moins un critère de responsabilité sociale et environnementale ; le secteur des collectivités a en parallèle l’obligation de mettre en place leur propre démarche RSE avec notamment celle concernant la sobriété numérique dans le cadre de la prise en compte de la loi REEN (loi n°2021-1485 promulguée le 15 novembre 2021 visant à Réduire l'Empreinte Environnementale du Numérique en France et son décret d’application du 29 juillet 2022 relatif à l'élaboration d'une stratégie numérique responsable par les communes de plus de 50 000 habitants et les établissements publics de coopération intercommunale).  Bien d’autres éléments sont analysés dans le rapport 2024 de la Gouvernance de l’information numérique. Retrouvez-le en téléchargement dès le 1er mars sur le site serda conseil . Caroline Buscal Consultante experte Directrice de Serda Conseil

38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre pour mettre en place un système d’archivage électronique ! Selon le rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le Groupe Serda-Archimag, organiser la pérennité à long terme des documents et informations est le second enjeu pour 53 % des organisations, le premier étant l’accès et le partage des informations. Vient renforcer cette seconde place la crainte de ne pas maîtriser les risques de gestion des documents papier ou des fichiers électroniques enregistrés au petit bonheur la chance, mais aussi la volonté de supprimer progressivement le papier. La principale préoccupation des organisations pour mettre en place un système d’archivage électronique, réside moins dans les questions juridique ou techniques mais bien plus dans la phase de migration. Comment repérer les documents essentiels, comment opérer la numérisation, selon quel critère de classement, etc. L’archivage à vocation probatoire, c’est-à-dire l’archivage permettant de restituer un document avec valeur de preuve, donc enregistré avec les bonnes métadonnées, est intégré dans le cadre de la gouvernance de l’information pour seulement un tiers des répondants. Donc pour ⅔ des organisations aujourd’hui, l’archivage électronique et la sécurité des informations et des documents n’est pas porté au plus haut niveau de l’entreprise. Pourquoi ? Parce que l’archivage électronique est une des branches de la gouvernance de l’information qui pose le plus de problèmes en termes d’implémentation. 38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre, en augmentation de 3 points par rapport à 2017. Les avancées en terme de Système d’archivage électronique Rappelons que le système d’archivage électronique permet de contrôler et traiter de manière systématique et dans toute leur durée de conservation les données et documents originaux produits et reçus par chaque collaborateur. L’encadrement de ce système doit être fiable, sécurisé, pérenne, et démontré comme tel grâce à des audits ou des certifications périodiques et réguliers. On applique ici la norme de management et technique ISO14641 / NF Z 42-013. Si vos collaborateurs enregistrent leurs fichiers dans un répertoire ou un disque dur ou un dispositif type coffre fort numérique ou encore un système de stockage à haute densité pour données d’accès ponctuels comme des bandes LTO par exemple, cela ne constitue pas un système d’archivage électronique sécurisé. Dans un SAE, les accès sont limités, et peuvent aller jusqu’à l’isolation de toute connexion internet afin d’éviter les piratages et fuites de données. Malgré les risques importants, 48 % des organisations ne prévoient rien du tout 27 % des organisation ont réalisé ou engagé un projet SAE. 25 % prévoient de le faire à court ou moyen terme. Et pour 48 % des organisations, rien n’est prévu. Les administrations et le secteur des banques-assurances en avance, le monde de l’enseignement-recherche et les autres sociétés de services à la traîne. Les avancées sont cependant très différenciées selon le secteur d’activité. Les administrations et le secteur banque-assurance, soumis à des impératifs de compliance, sont les secteurs les plus avancés. Les secteurs de la santé et les collectivités territoriales sont plutôt dans la moyenne. Quant au secteur de l’Education-Enseignement-Recherche, il est la lanterne rouge du classement, avec les sociétés de services autres que le secteur financier. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets traduisant les points forts de cette année ! Retrouvez notre infographie générale qui met en lumière les tendances 2024 : maîtrise des risques ; progression de la couverture de la gouvernance dans les organisations place des datas ; simplification des accès ; accompagnement ; démocratisation des usages notamment en matière de signature électronique ; faiblesse des bilans carbone sur le numérique ; et bien sûr l'irruption de l’ intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’une infographie sont autant de sujets et d’outils au service des organisations qui pilotent des programmes de Gouvernance de l’information numérique ou qui souhaitent renforcer leur démarche en se mesurant aux résultats 2024 du baromètre de la Gouvernance de l’information numérique. Télécharger l'infographie gratuite sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici . Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin  pour ne rien manquer de notre actualité.

Serda Conseil et Archimag ont organisé une demi-journée de webinaires dédiée au numérique responsable. Cet évènement a été l'occasion de découvrir comment concilier écologie et rentabilité dans un contexte de transformation numérique. Retour sur les chiffres-clés à retenir de cette journée. Le numérique, pilier de notre transformation, est l’un des plus grands contributeurs aux émissions de gaz à effet de serre, représentant plus de 5 % des émissions mondiales et 10 % de la consommation énergétique. Sans action rapide, ce chiffre pourrait grimper de 45 % d’ici 10 ans. Tous les secteurs sont concernés. Aujourd'hui, il est urgent de considérer l'empreinte carbone du numérique mais aussi de l'intelligence artificielle, en plein essor, pour tendre vers un numérique plus durable répondant aux enjeux environnementaux. Un numérique encore peu mesuré mais au poids environnemental croissant Selon la grande enquête annuelle Serda Conseil-Archimag , 71 % des répondants à la considèrent qu'il est essentiel d'évaluer le bilan carbone du numérique , mais seuls 6 % l'ont réellement mesuré, et seulement 3 % ont analysé les flux de dématérialisation. C’est un grand écart qui souligne encore une fois une maturité en devenir des professionnels sur ce sujet. À la question sur les leviers de réduction qui sont appliqués pour réduire les impacts, la réduction du papier (50 %) est citée en premier, puis viennent les déplacements (23 %) et enfin la consommation d'énergie (38 %). Un cadre réglementaire qui se renforce Les Lois Climat et REEN sont structurantes en France autant que la Directive CSRD qui renforce l'obligation de reporting RSE dès ce mois de janvier 2024 au niveau européen : là encore, seules 16 % des organisations les prennent en compte (toujours selon l’enquête Serda Conseil-Archimag). C’est d’autant plus étonnant que les appels d’offre publics comme privés comportent des critères de notation propres à la RSE . Ceux-ci deviennent obligatoires dans la sphère publique dès 2026. Et, il n’est plus rare aujourd’hui de voir des exigences qui atteignent 30 % pour ce critère (30 % financier, 40 % technique et 30 % RSE incluant une bonne partie en matière de calcul d’un bilan carbone général ou spécifique à un projet). La situation est d’autant plus identifiée que l’impact du numérique en France passe de 2,5 % des émissions à 4,4 % aujourd’hui . Les prévisions de l’ étude de Ademe-Arcep de 2023 sont malheureusement en train de se réaliser. Pour rappel, cette étude alertait sur l'augmentation potentielle de +45 % des émissions du numérique d'ici 2030 si aucune action n'est entreprise, et souligne la nécessité d'une approche "frugale" pour une réduction espérée de -16 %. L'IA, une consommation démesurée La tendance est amplifiée par l’adoption massive de l’ intelligence artificielle (IA) par les organismes publics comme privés. Pour preuve, une requête Google consomme 0,3 Wh d’énergie, tandis qu'un prompt ChatGPT consomme 2,9 Wh. Les LLM (Large Language Models) comme ChatGPT-3, avec ses 175 milliards de paramètres, ont un impact majeur. Dans le domaine de la gestion de contenu et d’archivage, 43 % des organisations appliquent ou prévoient d'appliquer l'IA dans leurs systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED), de Gestion de Contenu (ECM) et de Gestion Électronique du Courier (GEC) dès 2025 ( selon l’enquête annuelle Serda Conseil-Archimag ). L’objectif d’un moins 16 % grâce à la frugalité s’éloigne rapidement au regard de l’adoption de l’IA et des annonces communiquées sur le déploiement des nouveaux parc de data-center comme des lancés de grappes de satellites. Vers une IA plus responsable ? Et l’IA vient rebattre les cartes avec son intense gourmandise en matière d’énergie, d’émissions eCarbone, d’eau et de minerais. On a encore du mal à mesurer son impact tout en estimant à date une augmentation entre 30 et 50 % des émissions de gaz à effet de serre. On ne ralentira que peu cette vague... En revanche, des solutions existent pour limiter l'empreinte carbone de l'IA : La purge des vracs de données inutiles qui peuvent représenter jusqu'à 60 % des informations stockées. L'utilisation de jeux de données de qualité pour entraîner les IA permettent de réduire le temps d'apprentissage. L’utilisation de LLM (Large Language Models) déjà entraînés ou de petite taille lorsque cela est suffisant. L'adoption des méthodes comme le fine-tuning et la technologie RAG pour limiter les ressources en énergie et les émissions d'eCO2. Gouvernance de l'Information : un levier majeur Les organisations sont encore (très loin) d’avoir pris toutes les dispositions pour réduire l’empreinte carbone de leur gouvernance de l’information quand on sait qu’une GED est 13 fois moins émissive qu’un stockage dans une messagerie et qu’un archivage électronique est 305 fois moins émissif. En parallèle, un classement papier en proximité (il en existe encore puisque 50 % environ des informations sont en encore en support papier) est 51 fois plus émissive d’une GED et un archivage papier 67 fois plus émissif qu’un archivage électronique. La nécessité d'agir aujourd'hui pour un numérique responsable L'adoption de l'IA s'accélère, tout comme son impact environnemental. La frugalité numérique devient une nécessité, et chaque organisation doit mettre en place des stratégies pour optimiser son empreinte carbone . La transition vers une sobriété numérique et une IA plus responsable nécessite une collaboration entre les acteurs de l'IA, les archivistes, et les organisations..., afin de réduire l'empreinte carbone et d'optimiser les pratiques. La gouvernance des données, l'archivage et la gestion des contenus sont autant de leviers importants pour répondre aux besoins des acteurs de la gouvernance de l’information : dorénavant, il est nécessaire d’embarquer l’IA dans les actions pour un numérique plus responsable. Faites appel à l'expertise Serda Conseil Aujourd'hui, il est plus que nécessaire d'évaluer l'impact du numérique dans votre organisation pour tendre vers un numérique plus responsable. Face à ces enjeux, Serda Conseil vous accompagne de A à Z dans vos projets de transition numérique . Que ce soit pour mesurer votre bilan carbone, établir votre feuille de route, diagnostiquer vos processus, ou embarquer vos équipes pour le changement, nos experts sauront vous conseiller sur vos enjeux et vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.

eArchiving initiative Serda conseil en tant que référent français et acteur engagé du eArchiving initiative a présenté sa vision et ses propositions pour un archivage électronique responsable. eArchiving initiative a ainsi pu compléter ses outils pour la maîtrise et la réduction des gaz à effet de serre (GES) sur le périmètre de l’archivage et de la préservation. Le sommaire de ce webinaire : le contexte du numérique responsable le bilan carbone et les 21 indicateurs les retours d’expérience de calcul les variables à activer pour réduire les émissions d’un système de préservation Retrouvez d’autres retours d’expérience sur la bibliothèque de l’eArchiving initiative à cette adresse : https://www.youtube.com/@e-ark ainsi que le webinaire : https://www.youtube.com/watch?v=7x9upEbhR8k Pour rappel, ce consortium, financé par la Commission européenne, regroupe différents acteurs européens de l’archivage électronique afin d'œuvrer à une démarche commune de préservation de l’information sur le long terme. Dans le cadre de ce travail, Serda a partagé auprès de ses partenaires et des professionnels de l’information européens un retour d’expérience sur ses méthodes de mesure et les clefs de réduction de l’empreinte carbone. Ses méthodes reposent sur la matrice des 21 indicateurs qui permet le calcul des émissions des systèmes de préservation durables. Vous retrouverez toutes les informations sur eArchiving initiative sur le site officiel : https://e-ark4all.eu/ Les 21 indicateurs développés par Serda Serda est heureux de partager ce replay du webinaire eArchiving initiative. Cet événement a pour ambition de présenter l’état de l’art du management de l’information responsable en approfondissant l’archivage des données. Il permet de disposer des chiffres repères pour calculer l'empreinte carbone du numérique et les méthodes de calcul d’un bilan carbone. Nous y présentons les avantages environnementaux de l'archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Nous prenons en compte les émissions du cycle de vie des données, des documents, des métadonnées et du traitement de ces données. Nous soulignons aussi l'importance de la gestion des vracs numériques, des décommissionnements et de l’intelligence artificielle. Cette dernière pourrait avoir un effet rebond considérable.

La digitalisation de la fonction des ressources humaines (RH) est une des priorités pour 38% des organisations publiques ou privées. Mais comment la mettre en place ? Et quelles solutions concrètes ? Serda Conseil vous partage ses conseils et enseignements clés lors d' un petit-déjeuner en présentie l dans nos locaux le jeudi 21 septembre de 9h à 11h . Ce petit-déjeuner sera également disponible en live en webinaire pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. La digitalisation de la fonction RH englobe la dématérialisation et la mise en œuvre de programmes de gestion électronique de documents pour les dossiers administratifs de carrière et l’ensemble de ces contenus : contrats, bulletins de paie, évaluations, arrêts de travail, évolutions de carrière, formation, etc. Il s’agit non seulement pour les directions des ressources humaines de gérer de forts volumes d’informations et de documents, mais aussi de répondre à des enjeux de disponibilité, confidentialité, cycle de vie des données, de communication, de sécurité et d’interactions quotidiennes avec les agents et salariés concernés. Le cadre réglementaire est mûr pour offrir des systèmes de gestion documentaire numérique complets. Cela comprend la dématérialisation, la GED, la signature électronique, le parapheur, le moteur de recherche, les connecteurs avec les SIRH et l'archivage électronique. Mais comment mettre en œuvre un tel projet ? C'est ce que nous allons aborder lors de ce rendez-vous inédit avec Caroline Buscal, directrice Serda Conseil, et le le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction à la DRH de la région Île-de-France, qui nous éclairera sur la façon dont elle s'y est pris pour embarquer ses équipes et les amener à travailler aujourd'hui en tout numérique ! Nous vous présenterons à la fois des réponses concernant les apports de la dématérialisation et de la GED, des cas d’usages et le cadre réglementaire dans lequel s’inscrire. Inscrivez-vous vite à notre petit-déjeuner !