La recherche de mutualisation des systèmes est au cœur du programme appelé “OCTO” pour Optimisation des Coûts de Traitement et d’Organisation du courrier et de la relation usagers, au profit de l’Administration Territoriale d’Etat De quoi s'agit-il ? OCTO est un programme 100% dématérialisation pour la chaîne de traitement de courrier ; il est né d’un projet initié par les Secrétariats Généraux des Directions de Préfecture et a été primé par le Fonds de Transformation de l’Action Publique fin 2019 ; ce fonds permet au Ministère de la Transformation et de la Fonction Publique d’investir sur des projets transversaux, et à forte dimension de recherche de pistes d’économie et d’optimisation des finances publiques. En effet, la gestion de courrier est un sujet partagé par toutes les organisations et ressenti comme porteur de dépenses (nombre important d’agents concernés, coûts des fournitures, multiples traitements, des dépenses de logistique comme des navettes, …). L’idée première est donc de construire un “modèle” complet pour la dématérialisation de bout en bout du courrier, et qui soit réplicable pour d’autres administrations territoriales. Le projet est inscrit dans un territoire régional, Auvergnes Rhône Alpes, et s’appuie sur 5 entités “régionales” à savoir 1 ARS, 1 DREAL, 1 DRFIP, 1 Rectorat et la Préfecture elle même à travers le SGCD ; il est piloté par la DINSIC (direction de l’innovation, du numérique et des systèmes d'information et de communication) du Secrétariat Général de la Préfecture. Concrètement OCTO c’est quoi ? C’est un modèle de traitement 100% numérique de l’ensemble des étapes de la chaîne de traitement des courriers usagers ; ce modèle est reproductible dans toutes les administrations territoriales de l’Etat qui le souhaitent sous la forme d’un programme de dématérialisation. Il couvre les flux courriers dit “entrants” (tous canaux de réception - papier / numérique / postal / portail / … bref de l’omnicanal), “circulants” (issus des applications métier ou pas, et jusqu’à la signature électronique) et “sortants” (l’éditique de courrier simple et de lettre recommandée électronique). Vous avez dit mutualisation ? A travers ce projet innovant de construction de modèle et dont SERDA Conseil est l’assistant à maîtrise d’ouvrage, OCTO se caractérise par un axe central “Etat pour l’Etat”. C'est-à-dire que l’Etat est en mesure d’apporter lui-même les éléments de traitement, à travers des services ou des solutions en place ou en cours de développement, sur les étapes de gestion de courrier (édition de lettre simple, circuit de courrier dématérialisé, …). L’enjeu même du programme OCTO est de capitaliser et de mutualiser des ressources de l’Etat existantes, et les mettre au service des entités de l’Administration territoriale ; cela donne un programme “interministériel” de 100% dématérialisation à la fois innovant, ambitieux et efficient. Le contenu du programme OCTO s’appuie sur des éléments concrets de mise en œuvre pour permettre à d’autres structures de l’adopter. Des expérimentations ont été conduites par les 5 entités parties prenantes, permettant de vérifier si tous les flux étaient optimisables et dématérialisables (publications de RETEX sous la plateforme OSMOSE de l’Etat). Le résultat final prend la forme de 5 dispositifs différents, autonomes les uns par rapport aux autres, et dont l’addition permet de couvrir de bout en bout la chaîne de traitement de courrier ; ce sont autant de réponses opérationnelles pour chaque étape du traitement des flux courriers, et qui permettent de mutualiser des gains organisationnels et économiques. Les dispositifs sont les suivants : Dématérialisation du courrier entrant tout venant - numérisation et indexation Centralisation des échanges dématérialisés Circuit de validation et de signature Envoi de lettres simples - plateforme de dépôt Envoi de lettres recommandées De plus, la méthodologie adoptée pour la construction du modèle OCTO et toutes les étapes conduites ainsi que les résultats, peuvent être qualifiées de “mutualisées”. La gouvernance elle-même a été construite dans ce sens pour représenter l’ATE régionale Auvergne Rhône Alpes en tant que champ d’expérimentations ; elle a mis en commun de manière permanente des ressources par les 5 entités citées ci dessus ; elle s'appuie notamment sur le SGCD de la Préfecture du Rhône qui est lui-même un Secrétariat général commun mutualisant des fonctions de ressources humaines, finances, marchés publics, immobilier, logistique, …pour la Préfecture et toutes les directions départementales interministérielles. En plus des 5 dispositifs cités précédemment et de manière transversale, une attention toute particulière a été apportée à la transmission de compétences ; on est plus dans une démarche de digitalisation où l’agent de l’Etat dans sa fonction et dans son rôle, prend une part importante dans la dématérialisation du courrier. L’accompagner et le conduire à s’approprier tout ou partie des 5 dispositifs a donné lieu à la création d’un dispositif pédagogique et technique appelé “sac à dos” qui mutualise l’ensemble des outils pédagogiques et de communication nécessaires : video, podcast, vade-meccum, newsletter, … permettant de faciliter la prise en main et d’accompagner le changement auprès des équipes concernées. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La digitalisation de la fonction des ressources humaines (RH) est une des priorités pour 38% des organisations publiques ou privées. Mais comment la mettre en place ? Et quelles solutions concrètes ? Serda Conseil vous partage ses conseils et enseignements clés lors d'un petit-déjeuner en présentiel dans nos locaux le jeudi 21 septembre de 9h à 11h. Ce petit-déjeuner sera également disponible en live en webinaire pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. La digitalisation de la fonction RH englobe la dématérialisation et la mise en œuvre de programmes de gestion électronique de documents pour les dossiers administratifs de carrière et l’ensemble de ces contenus : contrats, bulletins de paie, évaluations, arrêts de travail, évolutions de carrière, formation, etc. Il s’agit non seulement pour les directions des ressources humaines de gérer de forts volumes d’informations et de documents, mais aussi de répondre à des enjeux de disponibilité, confidentialité, cycle de vie des données, de communication, de sécurité et d’interactions quotidiennes avec les agents et salariés concernés. Le cadre réglementaire est mûr pour offrir des systèmes de gestion documentaire numérique complets. Cela comprend la dématérialisation, la GED, la signature électronique, le parapheur, le moteur de recherche, les connecteurs avec les SIRH et l'archivage électronique. Mais comment mettre en œuvre un tel projet ? C'est ce que nous allons aborder lors de ce rendez-vous inédit avec Caroline Buscal, directrice Serda Conseil, et le le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction à la DRH de la région Île-de-France, qui nous éclairera sur la façon dont elle s'y est pris pour embarquer ses équipes et les amener à travailler aujourd'hui en tout numérique ! Nous vous présenterons à la fois des réponses concernant les apports de la dématérialisation et de la GED, des cas d’usages et le cadre réglementaire dans lequel s’inscrire. Inscrivez-vous vite à notre petit-déjeuner !

L'ANSSI appelle à faire preuve de très grande vigilance dans le contexte Ukraine. Une note du Ministère de l'Intérieur a été envoyée à tous les Préfets leur demandant d'être en alerte face au danger de cyberattaques et de vérifier les plans de cybersécurité. La dématérialisation est au cœur du sujet. Les recommandations portent sur le renforcement de la sécurité à tous les niveaux de traitement comme par exemple sur des signatures de haut niveau (c'est à dire des signatures qualifiées) et en ce qui concerne l'archivage électronique. Des recommandations portent sur la prise en compte des modalités de conservation de type off line (bandes, microfilm, etc.) pour certains fonds d'archives (patrimoniaux, hautement critiques/risques élevés et avérés, etc.). La note du Ministère de l'Intérieur alerte aussi sur la vérification des plans de continuité et des plans de reprise d'activité en cas d'attaque. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La foudre vient de tomber ce 28 juillet : le projet du gouvernement pour la généralisation de la facture électronique s'il n'est pas abandonné, est reporté. On lit dans le communiqué de presse "Dans le cadre de ces échanges, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024 dans l’objectif de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles." Les questions vont rapidement venir : quand aurons nous les nouvelles dates d'échéance ? Et pourquoi ce report (entreprises pas au rendez vous de la préparation, travaux de l'administration en motif ?) Est-ce que les démarches pour les entreprises qui candidatent aux fonctions de PDP sont-elles aussi post posées ? Réponse : a priori pas, car "Le service d’immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaires, ouvert par la Direction générale des finances publiques le 2 mai 2023, instruit d’ores et déjà les premières candidatures reçues." Mais du coup, quid du modèle économique pour les PDP si le planning est décalé ? Pour aller plus loin vous nous invitons à lire cet article sur archimag et pour plus d'informations n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Serda Conseil est fier d'annoncer qu'il a été récompensé du Prix de la Démarche RSE par idealCO, la plus grande plateforme collaborative en ligne dédiée aux acteurs de la sphère publique. Cette distinction prestigieuse vient saluer les efforts constants du Groupe en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et sa contribution positive à l’humain, à la société et à l'environnement. La RSE est au cœur de notre vision stratégique, recevoir cette reconnaissance de la part d'idealCO est une source de fierté pour l'ensemble de nos collaborateurs, partenaires et parties prenantes. Nous considérons cette distinction comme une étape significative dans notre engagement continu à développer des pratiques commerciales durables et responsables. La démarche RSE du Groupe Serda en général et de Serda Conseil s'appuie sur des initiatives concrètes visant à promouvoir l'éthique, le respect de l'environnement, la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation. En intégrant ces valeurs dans toutes nos activités, nous nous efforçons d’être un acteur vertueux et inspirant pour la sphère publique et les acteurs du numérique. A cet égard, Le Groupe Serda a adopté le modèle de la perma-entreprise inspiré de la permaculture. Ce modèle de développement vise à créer de la valeur, en respectant conjointement 3 principes éthiques : prendre soin des humains, préserver la planète et se fixer des limites en partageant les richesses. « Cette récompense vient renforcer notre détermination à œuvrer en faveur d'une société plus juste et durable. Notre raison d'être est d’ Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain. Elle est le pilier de notre identité d'entreprise, et nous continuerons à agir avec responsabilité et engagement envers notre environnement et nos parties prenantes », a déclaré Pierre Fuzeau, directeur général de Serda Conseil. Nous tenons à remercier chaleureusement idealCO pour cette distinction et à féliciter toutes les autres entreprises nominées pour leurs efforts en matière de RSE. Cette reconnaissance nous encourage à poursuivre notre démarche en faveur d'un futur plus durable et responsable. Pour plus d'informations sur Serda Conseil et ses initiatives RSE : Contact Presse Elisabeth Hutin-Baillot 06 95 64 27 21 elisabeth.hutin-baillot@ace-rp.com Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L’ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 concernant les données de santé à caractère personnel expose les conditions de reconnaissance de la force probante. Cette ordonnance est prise sur le fondement de l’article 204 de la loi du 16 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé. Son titre est explicite : « Relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique, et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique ». Ce texte précise donc les conditions dans lesquelles les documents médicaux doivent être produits, signés et conservés pour avoir force probante. Il s’agit donc bien de la déclinaison de l’article 1379 du Code Civil pour le domaine de la Santé, qui est relatif à la copie numérique à valeur probante. L’ordonnance autorise également la destruction des dossiers médicaux papier détenus par les professionnels, les établissements et les organismes de santé ou sociaux, ou médico-sociaux, dès lors que ces mêmes dossiers ont été préalablement numérisés selon des modalités qui garantissent la fiabilité et l’intégrité de la copie, et pour les archives médicales à caractère public, après autorisation de la personne exerçant le contrôle scientifique et technique. La digitalisation va donc enfin pouvoir se déployer de manière massive sur le secteur de la Santé, car pouvoir dématérialiser sans avoir à conserver en parallèle les dossiers médicaux papier était fortement attendu par les établissements de santé dans leur ensemble pour lancer leurs projets de dématérialisation et d'archivage des dossiers médicaux. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Voilà un très beau travail que nous sommes très très fiers d'avoir porté avec Mintika en collaboration avec les équipes du SIAF, de Vitam, et de chacun des trois ministères porteurs du projet Vitam : une modélisation de la préservation des archives électroniques. Cette modélisation est l'outil indispensable pour évaluer les compétences et charges nécessaires (et donc les budgets et coûts induits) pendant la mise en œuvre puis le fonctionnement d'un système d'archivage électronique qu'il soit à vocation probatoire ou à vocation patrimonial. Il s'adresse à toute organisation qui s'interroge sur sa capacité à assurer la vie des archives sur du moyen et long terme dans le cadre d'un SAE. Un volet spécifique et réservé d'étude de scénarisations a été également produit mais ne fait pas partie des documentations partagées car spécifique à chaque bénéficiaire. Cette scénarisation repose sur le chiffrage détaillé sur une période aussi longue que 25 ans. Elle comprend entre autre les migrations, les contrôles et audits et les dispositifs de veille et de restauration de données. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Découvrez les avancées de la gouvernance de l'information dans le 12ème rapport de Serda Conseil : signature électronique, bilan carbone, dématérialisation. Serda Conseil et Serda Lab du Groupe Serda/Archimag publient le 12ème rapport sur la Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données. Nous menons cette enquête annuelle depuis 13 ans auprès d’organisations et d’entreprises de tous horizons où l’essor des technologies et la démocratisation de la digitalisation sont exponentiels. Ce baromètre annuel nous permet de prendre la température des évolutions en matière de systèmes de gestion de l’information, de mesurer les pratiques et les modes de traitement et d’accès aux informations, et d’identifier les thèmes émergents ou irritants sur lesquels nous alertent nos répondants. En effet face à une obésité d’informations toujours plus grandissante, à des modes de gestion de plus en plus outillés, à la fragilité de l’information numérique, ainsi qu’avec une multiplication importante des lois, normes et règlements régissant cette évolution numérique, la Gouvernance apparaît comme une réponse adaptée. De par son approche multidimensionnelle, sa prise en compte de la gestion des risques y compris environnementaux, et d’autre part sa considération de l’information comme ressource, la Gouvernance de l’information s’inscrit parfaitement dans les besoins opérationnels des organisations, que ce soient pour leurs équipes comme pour les interlocuteurs externes (clients, salariés, usagers, fournisseurs, …). Et 2023 nous apporte son lot de sujets structurants : maîtrise des risques, progression de la couverture de la Gouvernance dans les organisations, place des datas dans les programmes de GI, démocratisation des usages de la signature électronique, et timide mais actif accroissement de la mesure du bilan carbone de la dématérialisation. Nous vous souhaitons une bonne lecture du Rapport 2023 ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris pour l'application de l'article 1379 du code civil confère à la copie numérique la même valeur probante que l'original signé papier. Pour les documents sur support papier, c’est un appel à la numérisation des originaux signés et la possibilité ensuite de détruire les originaux papier. Pour les documents électroniques, c'est la possibilité de signer électroniquement et de ne pas éditer de papier. On est dans le zéro papier, dans l'ère du paperless pour tous. Pour rappel le Code Civil 2016 pour le droit des contrats, le régime et la preuve des obligations, contient un article très important en matière de support de preuve pour toutes les entreprises et organisations quels que soient leurs métiers ou activités : l'article 1379 relatif à la copie numérique fiable remplaçant l'article 1348 al.2 concernant la copie fidèle et durable. En effet cet article précise que "la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge". Il s'agit précisément du décret français n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l'article 1379 du Code Civil qui confirme la fiabilité des copies. En termes de sécurité, l'intégrité de la copie numérique constitue la qualité la plus importante du dispositif réglementaire. Pour garantir l'intégrité de la copie, les utilisateurs doivent disposer d'une empreinte numérique (signature ou cachet électronique, ...) afin d'assurer que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable (article 3). L'intégrité de la copie sera présumée (c'est à dire que naturellement elle est reconnue) lorsqu'est utilisé un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiée. Autre élément essentiel qui consacre la reconnaissance de la copie numérique : le dispositif de stockage dans lequel reposera l’ensemble des copies numériques, un SAE ou système dit « d’archivage électronique ». Le SAE est largement recommandé, à la place d'une GED ou de tout autre ECM dans lequel toute le monde a plus ou moins des droits d’accès et de collaboration. Ainsi, ce décret permet de dématérialiser du papier en numérique avec le dispositif de sécurité requis applicable à tous les contrats (contrat de travail, contrat commercial, bail…), de conserver en archivage électronique des documents signés électroniquement et de supprimer le papier. Ce processus nécessite d'être encadré et documenté dans des procédures jusqu'à la destruction des papiers, de manière à garantir la chaîne de confiance qui sous tend une telle transformation dans une entreprise. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

On attendait que la certification d’une chaîne de numérisation en mode copie fiable en conformité avec la norme NF Z 42-026 soit possible. L’Afnor a décidé la création de la marque NF 544 dont le référentiel de certification a été diffusé et mis en application le 22 novembre 2018. Une mise à jour mineure à eu lieu en mars 2023. Désormais la chaîne en mode copie fiable, qui a vocation d’être conforme aux recommandations du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, peut être certifiée par Afnor certification. Cette capacité vient renforcer la réponse qualitative est prestataires en numérisation auxquels sont confiés des flux et stocks à numériser dans l’objectif de la suppression des supports papier. Elle vient également renforcer des offres de services mises en place en interne des organisations, qu'elles soient publiques ou privées : pour exemple un service d'archives ou un service de courrier ou bien encore un service de reprographie qui ajoutent ce nouveau service à leur catalogue. Le champs de la certification couvre les différents cas d’usage, à savoir la reprise de stock ou la numérisation de flux continus, à la fois en mode centralisé (mono-site) et en mode décentralisé (multi-site). Est également couverte les activités de copie fiables sous-traitées (pour exemple un service archives qui assure une partie courante de numérisation de stock et qui, pour un volume important et exceptionnel sous-traite la numérisation). Dans le cas ou pour cette partie sous-traitée, le sous-traitant est déjà certifié NF544, il n’est pas besoin de demander une extension du champs de la certification. Comme pour toute certification, la certification s’applique à un management de système et non à un simple dispositif technique. En d’autre termes, c’est la capacité à gouverner et faire évoluer le fonctionnement d’excellence de la chaîne numérisation en mode copie fiable à savoir le pilotage de la mise en œuvre, de l’amélioration, de l’anticipation et du contrôle. C’est pourquoi la clef pour les expert d’Afnor certification est bien la documentation produite et maintenue. C’est souvent là que le bât blesse ! Et la convention de numérisation en est le pivot, pivot qui est particulièrement bien précisé dans le cadre de la norme NF Z 42-026. Comme usuellement pour les certifications de systèmes, un dispositif d’audit interne ou/et externe est à mettre en œuvre selon la périodicité annuelle, l’audit de certification ayant lieu tous les 3 ans. Note d’attention : 1/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable doit traiter tous les sujets de management/mesure de performance et gouvernance, d’organisation, de bâtiments/locaux, de sécurité, technique (architecture infra et applicative), de compétences (formation et qualification des personnels) et de dispositif d’audit / certification 2/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable est complète dès lors qu’un système d’archivage conforme NF Z 42-013 intègre les versements des flux issus de la chaîne de numérisation en mode copie fiable. 3/ La mise en place d’une telle certification permet la suppression du support papier dès lors que l’analyse de risque a été produite et que dans le cas d’une mission de service public, l’autorisation d’élimination a été formalisée par l’autorité archivistique correspondante (pour exemple Archives départementales) Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter cet article d'archimag.com. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le processus des subventions est simple “sur le papier” (pardon, sur la tablette ou l’ordi !) : un demandeur (association sportive, entreprise, particulier, etc.), un dossier à nourrir de pièces justificatives, un ou des instructeurs. Mais aussi une commission avec ses membres pour l’attribution de l’instruction, les notifications de rejet ou d'attribution, le service ordonnateur pour valider la dépense, le service payeur, le contrôle financier... Ajoutons également les actions en amont comme en aval de questions/réponses, de précisions, de compléments, de commentaires sur l’état d’avancement du dossier. Et enfin le suivi et le pilotage de l’ensemble de ces actions, et nous avons peu ou prou l’ensemble des tâches associées. Très souvent, l’instruction d’un dossier est seulement pour partie dématérialisée, voire rematérialisée à un moment ou un autre (pour le passage en commission par exemple). De nombreuses ruptures sont également constatées entre dépôt du dossier sur le portail et l’enregistrement dans la GED, entre le portail et la commission, entre la commission et le flux financier sans évoquer l’archivage électronique réglementaire qui est souvent aux abonnés absents ! Aujourd’hui, de nombreuses solutions sont développées soit par les éditeurs ou des intégrateurs (sur des bases Share Point Portail ou Alfresco donc installables en interne (on premise) comme en mode SaaS ou Cloud). Soit par développement interne (certains ministères). Soit par un service de l’état (la solution Dauphin du Commissariat général à l’égalité des territoires). Ou encore en mode directement SaaS comme avec une solution type 6Tzen. Citons enfin demarches-simplifiees.fr portail développé par la DINSIC qui est utilisé par plus d’un millier d’administrations et qui à ce jour a permis le dépôt de plus de 100.000 démarches. Ils proposent tous de manière plus ou moins évoluée, un éditeur de formulaire riche incluant la gestion des formulaires à étapes (le plus souvent en respect du formulaire Cerfa 12156*05 ou COSA), le pré-remplissage des formulaires, le suivi de démarche personnalisé, souvent la prise en charge de France Connect. Ainsi, le “basic” revient à mettre en place une connexion avec France Connect voire des bases partagées inter-administration et un Front Office (FO) suffisamment ergonomique pour que l’usager ne se perde pas. Souvent le “service minimum” s’arrête là… et cela peut suffire dans certains cas… mais seulement dans certains cas ! Pour la plupart des autres cas, on aura besoin du travail d’échanges en amont de l’instruction (comment faire ?, suis-je éligible ?, ai-je des chances ?, combien ?, ...), de questions et réponses, de suivi de dossier (où en est mon dossier pour l’usager ? Et combien et à quel état d’instruction en sont les dossiers que j’ai à suivre pour l’agent de l’administration ?), de contrôle de complétude de dossier (alertes et demandes automatiques en cas de manquement ou de contenu pas à jour réglementairement), d’organisation des commissions (convocations, transmission, compte rendu de décision) de notification, d’instruction du paiement (comprenant également les transmissions Chorus par exemple). Et enfin de suivi des activités et projets subventionnés (évaluation). Selon mon expérience, il faut être simplement adaptatif : pour des subventions simples, un portail front office peut suffire, mais pour des subventions complexes comme volumétriques, des solutions plus élaborées sont nécessaires. En quand des applications métiers pré-existent, des connecteurs ou des décommissionnements de certaines fonctions de ces applicatifs métiers sont à développer ou opérer. C’est dire que la dématérialisation des subventions peut être très simple comme plus complexe, et du coup avoir besoin d’un court cadrage préalable et indispensable à mon avis ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le nouveau règlement RGPD et avant lui les directives de la CNIL imposent des durées de conservation maximum de certaines informations. 3 exemples • Les CV reçus par une entreprise ou une organisation publique doivent être détruits immédiatement si le candidat n'est pas retenu ni pour le poste à pourvoir ni dans le cadre d'un futur recrutement. Autrement, possibilité de conserver le CV pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat (recommandation CNIL 20 juillet 2012). • Les photocopies de pièces d’identité et les extraits d’acte de naissance doivent être détruits 1 an après la cessation de fonctions d’un agent du service public. • Les données figurant dans un dossier médical doivent être conservées 10 ans à compter de la consolidation du dommage. Disponibles en ligne, nos deux bases de données des durées de conservation des documents Archimag vous permettent de connaître les durées légales de conservation et le sort final des principales catégories de documents de votre organisation. Pour chaque catégorie de document, la durée légale de conservation (DUA) et le sort final associé sont affichés, accompagnés du texte de référence consultable en lien direct sur Legifrance. Un conseil ou commentaire facilite l’application. Partenaire d’Archimag, le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées, a validé l’ensemble des contenus. Le contenu de nos bases de données spécialisées : • 4 domaines (fonctions régaliennes, politiques, support comme santé, marchés publics - et annexes), comprenant 4 niveaux inférieurs. • Chaque domaine comprend ensuite 3 sous-niveaux. • Plus de 500 durées légales de conservation et de sort final, sous forme de tableaux de gestion. • Nouveauté Base de données du Secteur public : Une identification dite “RGPD” : les catégories de documents attenants aux données personnelles sont identifiées afin de faciliter le travail des archivistes et Data Protection Officers (DPO). C’est cette fonctionnalité à laquelle nous allons nous intéresser aujourd’hui, en prenant pour exemple un document lié au dossier Agent. 1 - Identifier les documents liés au RGPD Lorsque l’on tape le mot “rgpd” dans la barre de recherche, on retrouve 174 documents pour lesquels les informations contenues sont liées aux données à caractère personnel et méritent une attention particulière (cette recherche fonctionne également avec les mots clés suivants : DPO, données, personnelles). Mais comment faire pour savoir si un document en particulier y est soumis ? C’est ce que nous allons voir dans l’étape 2. 2 - Chercher un document précis dans la base de données Prenons l’exemple du Bulletin de paie, document le plus courant dans les organisations publiques et privées. En tapant “Bulletin de paie” dans la base, je vois les résultats de recherche contenant “bulletin” ou “paie” (en tapant également “fiche de paie”, on retombe sur ce même résultat). Si vous regardez sous chaque résultat de recherche, vous verrez un certain nombre de mots clés en gris. Si le mot “rgpd” y est présent (ou encore “dpo”), c’est que le document et sa durée de conservation sont soumis au régime de protection des données personnelles. 3 - Rechercher des documents RH Il est possible également d’effectuer une recherche croisée avec les termes “rgpd” et “ressources humaines”, mais ce n’est pas le meilleur moyen de s’y retrouver. Pour cela nous vous invitons à passer par l’arborescence de la base de données, vous y trouverez la liste détaillée de tous les documents attenants. Pour savoir si le document que vous avez trouvé dans la liste est soumis au RGPD, il vous suffit de le copier / coller dans la barre de recherche au-dessus de l’arborescence, et de vérifier suite à cette recherche avancée si le terme “rgpd” est mentionné dans les mots clés. 4 - Où trouver la DUA ? Une fois que vous avez trouvé le document qui vous intéresse, par exemple le bulletin de paie, il vous suffit de cliquer et une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle toutes les informations s’y trouvent (durée de conservation, lien vers le texte réglementaire, et pour certains documents complexes un commentaire du cabinet Lexing-Alain Bensoussan avocats pour vous aider dans la création de vos tableaux de gestion). Vous trouverez une vidéo explicative ainsi que le détail des tarifs de cette base sur le site Archimag ici. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.