Il est toujours difficile de faire entendre les enjeux d’un archivage médical papier, informatique ou hybride, structuré et pérenne, au sein des établissements de santé . Les mêmes arguments reviennent sans cesse comme l’importance des volumes papier de dossiers médicaux et des surfaces occupées , le manque de ressources et de moyens appropriés, le déploiement du DPI (Dossier patient informatisé) . Ce dernier, pour certains, va suppléer « comme par magie » à tout l’historique des parcours de soins d'un patient dans des contextes humains et économiques tendus au sein des établissements de soins. C’est pourquoi l’arrêt rendu par la Première Chambre Civile de la Cour de Cassation sonne comme un rappel . Il permet de préciser les conséquences de la perte d’un dossier médical pour un établissement de soins. Dans l' arrêt n°865 du 26 septembre 2018, la Cour de Cassation a retenu que la perte d’un dossier médical par un professionnel ou un établissement de Santé conduit à inverser la charge de la preuve . Il lui importe de démontrer que les soins prodigués au patient ont été appropriés. Cette situation place le patient ou ses ayant-droits dans l’impossibilité d’accéder aux informations de santé le concernant. Ces informations lui permettent d'identifier si les soins avaient été conformes pour établir l’existence d’une faute dans sa prise en charge. C’est pourquoi la faute est donc imputable à l’établissement. La perte d’un dossier médical est considérée comme un défaut d’organisation et de mauvaises pratiques dans le fonctionnement des établissements de soins. Dans le cas de l’arrêt n°865 de la Cour de Cassation, l’établissement est donc condamné à rembourser les sommes versées par l’ONIAM (Office national d’indemnisation des accidents médicaux). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Que dit la Réglementation ? Pour des raisons de protection de la vie privée, l’identification de l’origine des appels téléphoniques n’est autorisée que dans des cas limitativement définis par la loi (article L. 34-1 du Code des Postes et des Communications Electroniques) et moyennant le consentement de l’abonné. Cette dernière condition est cependant levée par ce même article L. 34-1 alinéa V pour le cas particulier des appels à un service d’urgence puisque « tout appel destiné à un service d’urgence vaut consentement de l’utilisateur jusqu’à l’aboutissement de l’opération de secours qu’il déclenche ». Cette opération étant déclenchée à partir de ce premier entretien, les informations recueillies entre le praticien régulateur et les intervenants doivent être conservées comme une archive si elles sont utiles à la prise en charge médicale du patient. Combien de temps doit-on conserver en archives, les enregistrements de SAMU ? L’article L. 1111-7 du Code de la Santé Publique indique : « Toute personne a accès à l'ensemble des informations concernant sa santé détenues, à quelque titre que ce soit, par des professionnels et établissements de santé, qui sont formalisées … ». Les informations formalisées doivent s’entendre de celles « auxquelles est donné un support (écrit, photographie, enregistrement, etc.) avec l'intention de les conserver. C’est pourquoi la formalisation entraîne de fait l’intégration de ces données au sein du dossier médical. Elles sont donc conservées dans des délais identiques à ceux du dossier, conformément au décret n°2006-6 du 4 janvier 2006, à savoir 20 ans et entrent de facto dans le périmètre de gestion piloté par les archivistes hospitaliers. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

À compter d’août 2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique. Certaines règles seront obligatoirement à respecter, notamment l’application de nomenclatures spécifiques pour les fichiers, et ce quel que soit les périmètres concernés, d’autant plus que le dépôt papier ne sera plus possible. Les collectivités concernées, communales, départementales ou régionales et les établissements publics, devront organiser leur dépôt selon les natures d’actes. A ce propos, nous rappelons donc qu’il existe 5 grandes familles documentaires concernées : les " délibérations ", à savoir tout ce qui est décision, enquête (comme les enquêtes publiques), rapport de présentation, délibération, mais aussi plan de financement, document d’orientation et d’objectif, ….bref il existe plus d’une douzaine de types de documents entrant sous cette catégorie ; exemple : "99_DE pour délibération" ; les " actes réglementaires ", soit une dizaine de natures de documents concernés par cette rubrique ; les " actes individuels ", soit une trentaine de documents dont la majorité concerne les carrières des agents et fonctionnaires, comme : attestation, avis, agrément ou certificat, avenant au contrat, convention, décision… et même fichier de signature électronique ; exemple "22_AG" pour agrément ou certificat ; les " contrats, conventions et avenants ", ce sont plus de 40 types de documents qui sont concernés. On y trouve tout ce qui concerne les marchés (cahier des charges, bordereau de prix, mémoire technique...) mais aussi les documents contractuels, les procès verbaux des commissions d’appel d’offre ou de jury, les rapports les concernant, les règlements de concours, jusqu’aux renseignements et attestations fournis par les attributaires ; les " documents budgétaires et financiers ", dans lesquels on trouve tout ce qui concerne les comptes de gestion, les documents budgétaires dans leur ensemble, les rapports annexés au débat d’orientation budgétaire. Bref, cela implique que chaque collectivité concernée établisse la cartographie précise de ce qui la concerne, et vérifie avec précision la mise en application des règles de la nomenclature acceptée sous actes pour que les fichiers correspondant soient bien reçus et non rejetés. L’un des objectifs recherché par la mise en application d’une telle nomenclature codifiée, est bien de permettre aux agents des préfectures et sous-préfectures chargés du contrôle de légalité de disposer d’une dénomination précise et explicite des pièces déposées, ce qui facilite les échanges, les travaux de contrôle, et diminue de fait les risques au niveau du traitement.

Le législateur est de plus en plus aidant pour faciliter l'exploitation de systèmes de digitalisation et d'archivage électronique. La jurisprudence relative à la dématérialisation et à l’ archivage électronique se multiplie d'année en année. Déjà les entreprises de secteurs d'activité bien ciblés comme le secteur financier, et sous réserve d’une certification "conforme" aux normes notamment la norme ISO 14641-1 (dont l'origine est la norme NF Z42-013 "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes"), pouvaient détruire leurs originaux papier. Suite au nouvel article 1379 du Code Civil, qui renvoie donc à ce fameux décret à venir du Conseil d'Etat pour déterminer les caractéristiques de la fiabilité qui sera désormais attendue pour les copies numériques, il sera possible d'éliminer les originaux papier et ce quel que soit le secteur d'activité. Ainsi le législateur reconnaît désormais pleinement la valeur probatoire d'une copie fiable , quel qu'en soit le support. Il est prévu qu'"est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État." Et c'est bien là la nouveauté, car on renverse la charge de la preuve . Cette disposition et l'encadrement réglementaire qui va l'accompagner ont été introduits en collaboration avec le SIAF afin de mettre en valeur l' archivage électronique comme une condition nécessaire pour envisager la destruction anticipée de documents papier après leur numérisation. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

CN 46 Activité Assurer l’interface entre les travaux français et internationaux de normalisation dans le domaine de l'information et de la documentation et constituer une force de proposition pour l’ISO/TC 46 dont la France assure la Présidence depuis 2001, notamment dans le domaine du code RDA (Resource Description and Access) et du Records Management. Secteur d’application Bibliothèques, centres de documentation et d'information, services d'indexation et d'analyse, archives, monde de l'édition, organismes culturels tels que les musées, et les entreprises dans leur gestion des documents d'activité. CN 46-4 - Interopérabilité technique Activité Assurer l'interopérabilité des services d'information des bibliothèques, des archives, des centres d'information, d'indexation et d'analyse et des maisons d’édition. Secteur d’application Toute activité développant des protocoles de communication pour les applications documentaires en format MARC ou en langage XML. Aspects couverts Les normes de son champ d’application englobent les formats et les schémas de données ainsi que les protocoles de communication pour les applications documentaires en format MARC ou en langage XML, les répertoires d'éléments de données, le prêt inter bibliothèques ainsi que les codes et les commandes effectuées par l'utilisateur. Informations complémentaires La CN 46- 4 "Interopérabilité technique", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 4 "Technical interoperability" de l'ISO/TC 46. CN 46-8 - Qualité-statistiques et évaluation des résultats Activité Offrir à la communauté des bibliothèques et de la documentation les moyens de traduire par des statistiques fiables et pertinentes, la réalité des bibliothèques en termes de ressources et d'activités et permettre d'évaluer la performance de ces bibliothèques à l'aide d'indicateurs significatifs pour les différents acteurs impliqués, de façon à améliorer la qualité des services rendus aux usagers. Secteur d’application Toute activité d’évaluation et de mesure des performances des bibliothèques et centres de documentation. Aspects couverts Statistiques internationales de bibliothèques ; Indices de prix pour les documents imprimés et électroniques acquis par les bibliothèques ; Statistiques relatives à la production et à la distribution de livres, journaux, de périodiques et de publications électroniques ; Indicateurs de performance pour les bibliothèques nationales et privées ; Données statistiques pour les bâtiments des bibliothèques... Informations complémentaires La CN 46- 8 "Qualité - Statistiques et évaluation des résultats", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 8 "Quality - Statistics and performance évaluation" de l'ISO/TC 46. CN 46-9 - Identification et description Activité Elaborer, maintenir et mettre à jour les normes internationales d'identification d'objets documentaires : des œuvres (ISWC, ISAN, ISTC) et de produits éditoriaux sur support ou en ligne (ISBN, ISMN, ISRC). Secteur d’application Ensemble des partenaires de la chaîne de production documentaire : les créateurs des contenus intellectuels et artistiques, les producteurs et professions responsables de leur fixation, les éditeurs et diffuseurs qui en assurent la publication sur des supports ou des réseaux, les bibliothécaires, documentalistes ou archivistes. Aspects couverts Formats d’identification : ISAN, ISWC, ISTC, ISBN, ISSN, DOI, ISCI, ISRC, ISMN, ISNI... Informations complémentaires La CN 46- 9 "Identification et description", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission française miroir du comité SC 9 "Identification and description" de l'ISO/TC 46. CN 46-10 - Conservation des documents Activité Normaliser les pratiques en vigueur dans les archives, les bibliothèques et les centres de documentation dans le but de conserver, le plus efficacement et le plus longtemps possible, les documents qui en constituent le fonds. Son domaine d'application concerne essentiellement les documents sur support papier ou parchemin (sauf documents photographiques et audiovisuels). Secteur d’application Toute activité de conservation des fonds documentaires. Aspects couverts Les activités de la CN 46-10 couvrent les aspects suivants : • la permanence et la durabilité du papier et des encres, • la reliure, • les prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques (réserves et magasins), • l'évaluation de l'état physique des fonds, • les conditions de conservation des documents graphiques et photographiques lors des expositions, • les boîtes à archives et autres matériaux pour le stockage des documents à long terme. Informations complémentaires La CN 46-10 "Conservation des documents", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 8 "Requirements for document storage and conditions for preservation" de l'ISO/TC 46. CN 46-11 Archives / gestion des documents d'activité Activité Fournir aux entreprises et aux administrations un cadre normalisé pour maîtriser le cycle de vie des documents produits et conservés, quel qu'en soit le support (numérique, papier ou microformes). Secteur d’application Le "records management" s’adresse tout particulièrement : • aux directeurs et administrateurs qui souhaitent améliorer la traçabilité de l’information au sein de leur organisme et garantir leurs droits tout en rentabilisant la gestion et le stockage des documents et des données. C'est le dirigeant d’entreprise qui prendra la décision et mettra en face les moyens pour le développer, • aux gestionnaires d’information, documentalistes et archivistes qui doivent répondre de la façon la plus adaptée à ces demandes, • à tout le personnel de l'entreprise qui utilisera les moyens mis en place. Aspects couverts Le "records management" permet à l'organisme qui l'a mis en place de disposer à tout instant des documents et des données dont il a besoin pour conduire ses activités, d'assurer leur traçabilité, de les poursuivre en cas de sinistre, de défendre ses intérêts en cas de litige, de réduire les risques et de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de documents. Grâce au records management, il est possible de : • déterminer parmi les documents produits ou reçus par l’organisme qui peut les lire ou les modifier, ceux qui sont essentiels pour atteindre les objectifs fixés. Ces documents sont appelés records, • gérer ces records durant leur cycle de vie administrative en garantissant leur accessibilité et leur intégrité, • assurer la transmission optimale de ces records aux services d’archives historiques s'ils sont retenus comme tels. Informations complémentaires La Commission de normalisation CN 46-11 "Archives/Gestion des documents d'activité", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est le miroir français du comité international SC 11 "Archives/Records management" de l'ISO. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Depuis le 1er janvier 2021, le cadre juridique du tiers archivage pour les archives publiques a changé en France. On est passé de la démarche d’agrément à celle de la certification. Pour pouvoir offrir un service d'archivage électronique hébergé pour des archives courantes et intermédiaires d’une organisation publique, la solution hébergée doit avoir obtenu la certification NF 461 délivrée par l’Afnor. Cette certification garantit qu’un prestataire est reconnu tiers de confiance en matière de respect de la norme NF Z 42-013. Le processus de certification NF 461 a permis depuis 2012 à des auditeurs externes de vérifier la conformité d'un système d’archivage électronique. Le certificat délivré porte sur une solution dûment nommée et repose sur un dossier décrivant avec précision la solution et répondant aux règles du référentiel de certification. Il s'agit d'une certification "Produit" et pas d'une certification de "Service". Attention ce n’est pas la société qui est certifiée en tant que personne morale mais c'est son système d’archivage électronique. Ainsi, pour une société qui propose plusieurs solutions d'archivage en tant que tiers archiveur, une seule peut être certifiée. Il appartient donc au client du tiers archiveur d'être vigilant et de vérifier que la solution proposée est bien celle qui est certifiée NF 461. Pour cela, le nom de la solution certifiée figure sur le certificat librement accessible. L’élément déclencheur de ce nouveau cadre juridique est étroitement lié à la révision de la norme NF Z42-013. La dernière révision de cette norme remontant à 2009 avec des tentatives non abouties en 2013. Depuis 2020, une nouvelle version de la norme a été rendue disponible. A ce titre, le Service Interministériel des Archives de France renouvelle sa volonté d'utiliser la norme NF Z42-013 dans sa révision comme référentiel pour vérifier la conformité d'un service de tiers archivage , mais change le référentiel pour se reposer dorénavant sur celui de la marque NF 461. En résumé, afin de pouvoir obtenir l'agrément pour conserver des archives courantes et intermédiaires de la sphère des documents publics, il ne sera plus nécessaire de se référer aux critères d'évaluation du SIAF. Il faudra obtenir la marque NF 461 à usage commercial. Le SIAF parle à ce propos de "simplification" de la procédure d’agrément et de déconcentration. En quoi consiste le processus de certification ? La réponse est donnée par l’Afnor et par la certification qui est « un processus par lequel une tierce partie donne une assurance écrite qu’un produit est conforme à des exigences spécifiées dans un document de référence »*. En l’occurrence, la NF 461 est la seule certification qui garantit qu’un système d’archivage électronique est conforme à l’ensemble des exigences de la norme NF Z42-013. Qu’en est-il des agréments en cours ? Comme l'indique le SIAF dans son communiqué, "Les agréments en vigueur se poursuivent jusqu’à leur expiration, avec un renouvellement selon la nouvelle procédure après le premier janvier 2021". ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ *https://www.afnor.org/numerique/faq/

Au regard du statut et de la mission de l’Assemblée nationale, la problématique de l’archivage électronique est devenue une véritable nécessité. Il s’agit de gérer et de conserver de manière efficiente et pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale. Dans cette optique, l’Assemblée nationale a souhaité que Serda réalise une étude de cadrage afin d’avoir une vision claire de son besoin d’archivage électronique et puisse définir le scénario de mise en œuvre le mieux adapté. La mission s’est déroulée en trois temps. Phase 1 : Préparation de l’étude Comme tout projet d’étude, et notamment d’archivage électronique, Serda Conseil débute par la mise en place d’un Plan Qualité Projet qui permet de valider l’organisation de la mission, le périmètre à étudier, les interlocuteurs à rencontrer, etc. Parallèlement, nous collectons toute la documentation existante sur le sujet au sein de l’Assemblée nationale : procédures, organigrammes, tableaux de gestion, etc. Phase 2 – Diagnostic / Etat des lieux En collaboration avec les archivistes de l’Assemblée nationale, les consultants Serda mettent en place la collecte de données autour de trois actions principales : L’organisation d’ateliers fonctionnels regroupant des représentants des différentes fonctions de l’Assemblée nationale. La diffusion d’une grille de collecte afin de disposer de données qualitatives et quantitatives précises : typologies documentaires, gisement, formats, cycle de vie, etc. Et enfin la tenue d’ateliers techniques autour d’ une sélection d’applications représentatives (GED, bases de données métiers, application métier..) mais aussi les espaces de serveurs de fichiers, ainsi que la messagerie électronique. Sur la base de ces informations Serda élabore un rapport de diagnostic permettant à l’Assemblée nationale de disposer d’une vision claire et précise de son positionnement actuel vis-à-vis de ses besoins d’archivage électronique (données éligibles, niveau de service, archivage à vocation probatoire ou non, etc.) En parallèle de ce diagnostic, Serda rédige un état de l’art général en matière d’archivage électronique qui a pour objectif d’informer la maîtrise d’ouvrage sur ce qui caractérise actuellement l’archivage électronique en France. Pour ce faire, Serda se base notamment sur les différentes études produites par SerdaLab et par Archimag sur le sujet : aspects règlementaires et normatifs (ISO 14641, NF Z 42-013, OAIS, etc.), le marché de l’archivage électronique et ses acteurs, retours d’expériences dans le domaine public (besoins exprimés, gouvernance projet, budget, etc.). Phase 3 : Etude des scenarii Au regard des informations collectées durant l’état de lieux, Serda construit 3 scénarios de solution, organisationnelle, fonctionnelle et technique pour la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Un travail collaboratif avec les chefs de projet de l’Assemblée nationale permet de s’assurer de la faisabilité et de la pertinence des différents scenarii produits. Pour chaque scénario, Serda présente : Description du scénario • Présentation des impacts organisationnels, humains, et techniques), • Budget du scénario : temps projet, matériel de stockage, logiciel, maintenance, etc. • Points forts/points faibles / Risques et opportunités • Un plan d’action général • Parallèlement, Serda identifie les prérequis indispensables à la mise en place de tout scénario d’archivage électronique. En effet, en amont de l’archivage électronique, certaines exigences de records management (ISO 15489, ISO 30300) sont indispensables pour garantir la réussite du projet et doivent être intégrées dans le plan d’action de chacun des scenarii présentés. Bénéfices client Cette étude a permis à l’Assemblée nationale de disposer d’un état des lieux de référence et d’une feuille de route pour mettre en œuvre son système d’archivage électronique. Référentiels utilisés : ISO 14641, ISO 30300, ISO 15489, NF Z 42-013, Code du Patrimoine, ISO 14721 (OAIS). Technologies : SAP, File Maker, Nuxeo, Eversuite, Crossway Ville (médical), Activ Circle Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Durée de conservation et droit à l’oubli, deux notions toujours complexes à articuler et qui alimentent les conversations de beaucoup d’archivistes. Nouvelle illustration dans le cadre de la pandémie COVID 19 qui s’invite dans ce débat. Notre gouvernement a en projet de prolonger la durée de conservation des données personnelles de santé liées à la crise sanitaire actuelle de 3 à 6 mois à la demande du Conseil Scientifique, ce qui fait grincer les dents de nos parlementaires très à l’écoute de la protection de nos données personnelles (« RGPD bien ancré »). Il s’agit de 2 fichiers nominatifs mis en place sous le pilotage des ARS et de Santé Publique France dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire. Plus d'informations sur cet article d'archimag.com . Voilà un énième débat de plus sur le besoin d’encadrer les données et les documents électroniques du domaine Santé , avec un SAE ( Système d’Archivage Electronique ) et des r éférentiels d’appui détaillant les délais de prescription, les sorts finals, les modes de conservation, les droits d’accès et ou de communicabilité, les références de textes, …. Ce sont des sujets à la fois techniques et organisationnels car ayant des impacts forts sur la gestion de l’information, sa gouvernance , son outillage, ses responsabilités, et pourtant encore insuffisamment développés dans beaucoup d’organisations de la Santé (établissements de santé, établissements sanitaires et sociaux, cliniques, agences régionales de santé, …). Le débat actuel dans le cadre du COVID 19 a le mérite de mettre en lumière de nouveau le sujet de l' archivage électronique encadré des données de santé suite aux traitements pour lesquels elles ont été recueillies, sujet encore insuffisamment mis en œuvre dans beaucoup d’établissements où l’application des durées de conservation est souvent cantonnée au seul support papier.

L’ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 concernant les données de santé à caractère personnel expose les conditions de reconnaissance de la force probante. Cette ordonnance est prise sur le fondement de l’article 204 de la loi du 16 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé. Son titre est explicite : « Relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique, et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique ». Ce texte précise donc les conditions dans lesquelles les documents médicaux doivent être produits, signés et conservés pour avoir force probante . Il s’agit donc bien de la déclinaison de l’article 1379 du Code Civil pour le domaine de la Santé, qui est relatif à la copie numérique à valeur probante. L’ordonnance autorise également la destruction des dossiers médicaux papier détenus par les professionnels, les établissements et les organismes de santé ou sociaux, ou médico-sociaux, dès lors que ces mêmes dossiers ont été préalablement numérisés selon des modalités qui garantissent la fiabilité et l’intégrité de la copie, et pour les archives médicales à caractère public, après autorisation de la personne exerçant le contrôle scientifique et technique. La digitalisation va donc enfin pouvoir se déployer de manière massive sur le secteur de la Santé, car pouvoir dématérialiser sans avoir à conserver en parallèle les dossiers médicaux papier était fortement attendu par les établissements de santé dans leur ensemble pour lancer leurs projets de dématérialisation et d'archivage des dossiers médicaux . Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

On attendait que la certification d’une chaîne de numérisation en mode copie fiable en conformité avec la norme NF Z 42-026 soit possible. L’Afnor a décidé la création de la marque NF 544 dont le référentiel de certification a été diffusé et mis en application le 22 novembre 2018. Une mise à jour mineure à eu lieu en mars 2023. Désormais la chaîne en mode copie fiable, qui a vocation d’être conforme aux recommandations du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, peut être certifiée par Afnor certification. Cette capacité vient renforcer la réponse qualitative est prestataires en numérisation auxquels sont confiés des flux et stocks à numériser dans l’objectif de la suppression des supports papier. Elle vient également renforcer des offres de services mises en place en interne des organisations, qu'elles soient publiques ou privées : pour exemple un service d'archives ou un service de courrier ou bien encore un service de reprographie qui ajoutent ce nouveau service à leur catalogue . Le champs de la certification couvre les différents cas d’usage, à savoir la reprise de stock ou la numérisation de flux continus, à la fois en mode centralisé (mono-site) et en mode décentralisé (multi-site). Est également couverte les activités de copie fiables sous-traitées (pour exemple un service archives qui assure une partie courante de numérisation de stock et qui, pour un volume important et exceptionnel sous-traite la numérisation). Dans le cas ou pour cette partie sous-traitée, le sous-traitant est déjà certifié NF544, il n’est pas besoin de demander une extension du champs de la certification. Comme pour toute certification, la certification s’applique à un management de système et non à un simple dispositif technique. En d’autre termes, c’est la capacité à gouverner et faire évoluer le fonctionnement d’excellence de la chaîne numérisation en mode copie fiable à savoir le pilotage de la mise en œuvre, de l’amélioration, de l’anticipation et du contrôle. C’est pourquoi la clef pour les expert d’Afnor certification est bien la documentation produite et maintenue. C’est souvent là que le bât blesse ! Et la convention de numérisation en est le pivot, pivot qui est particulièrement bien précisé dans le cadre de la norme NF Z 42-026. Comme usuellement pour les certifications de systèmes, un dispositif d’audit interne ou/et externe est à mettre en œuvre selon la périodicité annuelle, l’audit de certification ayant lieu tous les 3 ans. Note d’attention : 1/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable doit traiter tous les sujets de management/mesure de performance et gouvernance, d’organisation, de bâtiments/locaux, de sécurité, technique (architecture infra et applicative), de compétences (formation et qualification des personnels) et de dispositif d’audit / certification 2/ La chaîne de numérisation en mode copie fiable e st complète dès lors qu’un système d’archivage conforme NF Z 42-013 intègre les versements des flux issus de la chaîne de numérisation en mode copie fiable. 3/ La mise en place d’une telle certification permet la suppression du support papier dès lors que l’analyse de risque a été produite et que dans le cas d’une mission de service public, l’autorisation d’élimination a été formalisée par l’autorité archivistique correspondante (pour exemple Archives départementales) Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter cet article d'archimag.com. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Les risques internes liés à la gestion de l’information, des documents et des datas sont importants. La fraude documentaire n’est pas en deçà. La fraude documentaire est en constante augmentation depuis quelques années. Elle dépasse plusieurs dizaines de milliards d’Euros par an. Mais que met-on derrière ce vocable ? Définition : la fraude documentaire peut être définie comme tout moyen d’usurper ou de falsifier l’identité d’une personne, d’utiliser de faux documents, de remplir des formulaires de manière erronée, etc. dans le but d’obtenir une identité nationale, un prêt, un logement, des prestations sociales, ou tout autre sujet octroyant des droits ou de l’argent. Les documents en question sont : faux titres d’identité, fausses pièces d’état-civil, faux justificatifs de domicile, faux justificatifs de ressources… , qui servent notamment de fraude support à certaines fraudes aux finances publiques. Mais il existe aussi de vrais documents d’identité, délivrés sur la base de fausses informations ! 20 millions de titres d’identité sont délivrés chaque année, et les préfectures ont déplacé la sécurisation technique aux documents-source produits par les demandants. La détection se fait également par contrôles sur la voie publique et aux frontières, réalisés par les forces de l’ordre. La DLNF - Délégation Nationale à la lutte contre la fraude - a édicté 4 actions majeures : 1 - L’apposition d’un cachet électronique visible (CEV) notamment sous la forme du code à barres « 2D DOC » sur les documents (factures, attestations, bulletins de salaires) permet aux organismes disposant de scanners ou de lecteurs de codes à barre de vérifier l’authenticité du document ; 2 - La généralisation du système COMEDEC pour les mairies, qui permet la transmission directe des informations d’état-civil, ce qui sécurise la délivrance d'une grande partie des titres d’identité en France (passeports puis cartes nationales d’identité à compter de 2017) ; 3 - L’interrogation via le système dénommé « DocVérif » , qui permet de vérifier le statut d’un titre d’identité : ni périmé, ni perdu, ni volé) complète les vérifications à opérer ; 4 - La sensibilisation et la formation des agents en la matière. Notons également Alicem, première solution d’identité numérique régalienne qui vise le niveau élevé au sens du règlement européen eIDAS. Alicem est en phase test sur FranceConnect depuis Juin 2019. L’enjeu également de pouvoir détecter les fraudes documentaires, grâce notamment à des accès à des bases de données de référence et réputés fiables voire complètes (comme la DGFIP, Caf, sécurité sociale / Ameli, Infogreffe, immatriculation des véhicules, etc.). De plus en plus de processus de capture et de numérisation de documents, incluant la reconnaissance optique de caractères, permettent ensuite de contrôler et valider les données présentes sur les documents. Et donc de pouvoir réagir avant d’octroyer des certificats, des prêts, des crédits d’impôts, etc. Les solutions sont aujourd’hui activables potentiellement moyennant un encadrement fort de la part du DPO - Délégué à la protection des données. Ces solutions et méthodes permettent, via des référentiels croisés de fiabiliser les pièces et justificatifs. Et comme aucun système n’est fiable à 100%, il convient plus que jamais de mesurer les risques (impacts financier, image, santé, etc.) et d’apporter les réponses à l’aune du niveau mesuré.

Dans le cadre d’un projet de réorganisation immobilière importante, un Centre Hospitalier souhaite préparer un regroupement physique de ses archives administratives, actuellement réparties dans 32 locaux d’archives, dans 13 bâtiments. La mission de Serda Conseil consiste à faire un état des lieux de la situation actuelle, proposer des scénarii de solutions et rédiger les procédures et le plan d’action de la solution choisie. Diagnostiquer le fonctionnement archives Le premier travail de diagnostic nécessite une collecte complète des données qualitatives et quantitatives de l’archivage administratif. Ensuite est menée une analyse précise des processus archives de chaque service : gestion générale des archives, création de dossier, classement / reclassement, mouvements et délais, gestion des stocks, recherche, destruction, etc. Cette analyse est complétée par une collecte des données quantitatives d’archives et des conditions de conservation : capacité actuelle, volume conservé, espace disponible, état de conservation, type de conditionnement, sécurité, etc. Au regard de ces éléments, Serda présente à la maîtrise d’ouvrage une vision claire et précise de l’archivage administratif (Projections volumétriques à 5 et 10 ans, description des processus actuels, analyse des équipements et principes de stockage, comparatifs avec les pratiques d’autres établissements de taille équivalente, etc.) au sein du Centre hospitalier mais également des pistes d’orientations qui vont également préfigurer dans les scenarii qui seront développés en phase suivante. Proposer des scénarii de solutions Sur la base des pistes de scénarios présentées en fin de diagnostic, Serda élabore ensuite 3 scenarii d’organisation de la gestion des archives administratives : Description du scénario • Présentation des impacts organisationnels, matériels et humains • Synthèse des points forts, points faibles, risques et opportunités • Impact financier • Plan d’action général • Suite au rapport remis au client, le client se positionne sur le scenario qu’il souhaite mettre en œuvre. Préparer la mise en œuvre Pour anticiper la mise en œuvre et permettre au client de mieux se préparer au changement, Serda Conseil construit les procédures et le plan d’action détaillé du scenario choisi. Ainsi, le client dispose des éléments nécessaires pour mobiliser les ressources et planifier les différentes actions en cohérence avec le planning du projet immobilier (déménagement de bâtiment, construction et démolition, etc.). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.