Serda conseil en tant que référent français et acteur engagé du eArchiving initiative a présenté sa vision et ses propositions pour un archivage électronique responsable. eArchiving initiative a ainsi pu compléter ses outils pour la maîtrise et la réduction des gaz à effet de serre (GES) sur le périmètre de l’archivage et de la préservation. Le sommaire de ce webinaire : le contexte du numérique responsable le bilan carbone et les 21 indicateurs les retours d’expérience de calcul les variables à activer pour réduire les émissions d’un système de préservation Retrouvez d’autres retours d’expérience sur la bibliothèque de l’eArchiving initiative à cette adresse : https://www.youtube.com/@e-ark ainsi que le webinaire : https://www.youtube.com/watch?v=7x9upEbhR8k Pour rappel, ce consortium, financé par la Commission européenne, regroupe différents acteurs européens de l’archivage électronique afin d'œuvrer à une démarche commune de préservation de l’information sur le long terme. Dans le cadre de ce travail, Serda a partagé auprès de ses partenaires et des professionnels de l’information européens un retour d’expérience sur ses méthodes de mesure et les clefs de réduction de l’empreinte carbone. Ses méthodes reposent sur la matrice des 21 indicateurs qui permet le calcul des émissions des systèmes de préservation durables. Vous retrouverez toutes les informations sur eArchiving initiative sur le site officiel : https://e-ark4all.eu/ Serda est heureux de partager ce replay du webinaire eArchiving initiative. Cet événement a pour ambition de présenter l’état de l’art du management de l’information responsable en approfondissant l’archivage des données. Il permet de disposer des chiffres repères pour calculer l'empreinte carbone du numérique et les méthodes de calcul d’un bilan carbone. Nous y présentons les avantages environnementaux de l'archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Nous prenons en compte les émissions du cycle de vie des données, des documents, des métadonnées et du traitement de ces données. Nous soulignons aussi l'importance de la gestion des vracs numériques, des décommissionnements et de l’intelligence artificielle. Cette dernière pourrait avoir un effet rebond considérable.

Chez Serda, le groupe Empreinte Carbone a mis en place une série de 10 gestes éco-responsables visant à réduire l'empreinte environnementale des activités numériques. Du traitement des données à l'utilisation des équipements en passant par les modes de collaboration, cette démarche implique tous les collaborateurs au quotidien. Voici les 10 gestes à adopter, en s'appuyant sur les recommandations de l'ADEME : Valoriser les informations Maximiser les fonctionnalités de la plate-forme de partage de fichiers pour stocker et partager les documents Limiter l'usage des emails, privilégier les journaux associés aux affaires Abandonner les dossiers locaux (C:, D:) au profit de la plate-forme de partage Comme le souligne l'ADEME, le stockage de données en ligne génère des impacts environnementaux qu'il convient de limiter. En dématérialisant la gestion documentaire et en réduisant les emails, ces gestes permettent de réduire la consommation d'espace de stockage et les besoins en puissance de calcul. Préserver nos équipements Éteindre complètement les appareils après utilisation Réaliser les mises à jour régulières des logiciels et systèmes d'exploitation Faire un nettoyage mensuel avec CCleaner pour optimiser les performances L'extinction et l'optimisation des équipements permettent de réduire leur consommation énergétique et de prolonger leur durée de vie, un enjeu mis en avant par l'ADEME pour les entreprises éco-responsables . Routines de travail d'équipe Conserver l'historique projet et créer des "tableaux sourcing" centralisés Privilégier le partage de liens plutôt que de documents en pièces jointes Utiliser des espaces de travail partagés avec les parties prenantes externes Favoriser les échanges par chat plutôt que par email Ces gestes collaboratifs visent à rationaliser le stockage et les échanges de données pour alléger l'empreinte numérique globale, conformément aux principes d'éco-communication promus par l'ADEME . Simples à mettre en œuvre, ces 10 gestes éco-responsables permettent d'inscrire le numérique dans une démarche de développement durable. En responsabilisant chaque collaborateur, Serda démontre que la transition écologique passe aussi par les usages et les comportements au quotidien, comme le recommande l'Agence .

Ce sera certainement le cas ! On pensait avoir poussé au maximum les capacités et innovations techniques des reconnaissances optiques de caractères. Les recherches appliquées se sont appuyées sur les algorithmes adaptés aux différentes écritures tapuscrites ou manuscrites, ou sur des référentiels existants pour effectuer les extractions de données. L’ICR a permis d’aller au-delà de la simple reconnaissance de caractère avec la formalisation de chaînes vérifiées et contrôlées (termes, chaînes de mots, liste d’autorité, etc.). Aujourd’hui, l’ensemble de ces technologies sont embarquées dans la plupart des solutions d’extractions proposées dans le cadre des solutions accompagnant les terminaux de capture d’images comme les scanners, les MFP ou même les appareils photos ou smartphones. La RPA ou « Robotic Process Automation » correspond à l’automatisation robotisée des processus. La RPA est la suite logique de l’extraction des données. Le processus a été décrit, les données d’entrée identifiées, les données de sorties également (circuit d’une facture à payer par exemple), reste à l’algorithme de workflow de traiter l’information et de formaliser l’information finale (contrôlable in fine par un humain). Dans de nombreux cas d’usage (par exemple le remboursement de notes de frais), ces dispositifs de workflows sont efficaces et ergonomiques tant pour leur mise en œuvre (design) que dans leur utilisation. Ils peuvent être rapidement mis en œuvre dès lors que les processus traitant des données structurées, sont factuelles, connus et reproduisibles. On peut rapidement arriver aux limites de l’exercice à partir du moment où des instructions en langage naturel sont nécessaires et que l’action (ou les actions) qui en découle se traduit par des commandes machines ou d’outils, conduite d’engins, autorisations d’accès physiques, etc. Ces innovations ont pour nom et pour base la technologie des Grands Modèles d'Actions (LAM ou Large Action Model). Les LAM appartiennent à la famille de l’IA générative. Elles utilisent des LLM (large langage model) et des données d'entraînement. Et cela va changer beaucoup de choses ! Les LAM enrichissent la fluidité et l’ergonomie du travail avec les applications qu’elles soient métier ou GED, archivage, etc. : il est fort possible que ce soit la fin des interfaces puisque les instructions vocales prennent le relais des instructions des opérateurs en les enrichissant (instruction plus rapide d’un dossier soumis à des processus de validation complexe et multifactorielle). Dans ce contexte, il s’agit de renforcer la sécurité puisque les LAM utilisent l’IA générative et on connaît aujourd’hui sans complètement les maîtriser (c’est un euphémisme !) sont potentiellement porteurs de biais et d’hallucinations. Plus encore, les jeux de données d'entraînement, d’enrichissement en mode production et les données des prompts des utilisateurs peuvent se retrouver détournées par des phénomènes de « régurgitation » si les précautions n’ont pas été prises au moment de l’étude ou du cadrage. Les choix techniques des modèles et des données pour l'entraînement : la phase d'entraînement, qui couvre le choix des différents LLM intégrées et la cartographie des données tout formats d'entraînement puis de production à vectoriser, est cruciale. Ces choix nécessitent à la fois une expertise et une rigueur que j’estime plus importantes que pour les technologies précédentes, en incluant le suivi de la production en termes d’évolution, de mesure des besoins de données complémentaires externes ou internes à fournir. L’organisation de la gouvernance est indispensable. Elle est bien plus critique que pour la mise en œuvre et la production des flux de capture simple (OCR, OMR, ICR, etc.) ou même de RPA. L’IA générative a besoin d’être explicable et transparente pour que la “vérité” soit démontrée. Des efforts de contrôle et de documentation sont donc supérieurs aux technologies précédentes. Enfin, le cadre de la politique RSE est central car le déploiement du LAM impacte l’ergonomie du poste de travail (à prendre en compte par les métiers, le responsable RSE, les RH et le CSE), et la production de gaz à effet de serre qui potentiellement peut être multipliée du fait de l’utilisation des ressources numériques tant pour l'entraînement que pour l’exploitation. Rappel du processus de mise en œuvre d’un LAM : Sensibilisation et pédagogie vers les métiers Etude et cadrage pour les cas d’usage, les modèles d’IA et de données à vectoriser ainsi que pour la gouvernance à mettre en place Mise en place de la gouvernance et pilotage du processus d'entraînement (jeux de données et performance du modèle) Intégration et audit Mise en production, pilotage du suivi et des évolutions, puis audit périodique. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La gestion documentaire est un des éléments primordiaux pour assurer une efficacité opérationnelle et une prise de décision fiable dans une organisation. Avec l'avènement de l'intelligence artificielle (IA) générative, ces processus sont en train d'être transformés de manière significative, offrant des avantages considérables aux organisations cherchant à optimiser leurs opérations et à exploiter pleinement leurs documents quel qu’en soit la valeur (légale, patrimoniale ou informationnelle). Des technologies novatrices ? Certaines technologies plus ou moins anciennes sont à la base de ces nouvelles fonctionnalités dont profite les outils de gestion de documentaire : Le LLM ou large langage model fait référence à des modèles de langage capables de comprendre et générer du texte dans une grande variété de langues naturelles. L’objectif des large language models (LLM) étant d’apprendre la complexité du langage humain, les LLM sont pré-entraînés sur une grande quantité de données comme du texte, des images, des vidéos, des discours, des données structurées… Néanmoins, les LLM sont des outils d’IA générative trop généralistes pour effectue rdes recherches ou générer des contenus précis. Les systèmes ECM (Enterprise Content Management) peuvent alors utiliser des modèles de RAG (Retrieval Augmented Generation ou Génération Augmentée de récupération) pour créer du contenu en réponse à des requêtes ou à des besoins spécifiques des utilisateurs. Les modèles RAG enrichissent les capacités de génération de texte des LLM en y associant un mécanisme de recherche externe. Le modèle ne repose pas uniquement sur les données utilisées durant sa phase d'entraînement, mais récupère également des informations externes provenant par exemple de bases de données. La méthode du fine-tuning est un autre moyen pour améliorer l'utilisation d’une IA dans un ECM ou une GED (Gestion Electronique de Document), elle consiste à ajuster les paramètres du modèle LLM afin que celui-ci soit spécialisé sur une tâche précise, ou pour un domaine particulier. Elle permet à une organisation d’optimiser les performances d’un modèle existant ou de modeler son comportement en ré-entraînant le modèle LLM générique (type chatGPT) sur des données spécifiques. Ces modèles de RAG et de fine-tuning ont émergé pour spécialiser les LLM trop généralistes et sont indispensables pour exploiter pleinement l'IA générative dans un outil de gestion documentaire. Mais quand faut-il les utiliser ? La RAG enrichit les LLM en fournissant des documents ou des informations supplémentaires sans nécessiter de ré-entraîner entièrement le modèle. En revanche, le fine-tuning est davantage utilisé pour affiner un LLM dans des tâches spécifiques qu'un modèle LLM générique ne posséderait pas. L’IA générative incorpore de nouvelles fonctionnalités à la GED et à l’ECM dans le but de les adapter le plus possible à un contexte ou à un domaine particulier propre à son organisation. Un enrichissement fonctionnel des outils ECM et de GED grâce à l'IA Générative Pour mieux comprendre l'impact de l'IA générative dans le domaine de la gestion documentaire, examinons quelques cas concrets : Une organisation utilisant un ECM intégrant des capacités d'IA générative pour classer automatiquement les documents entrants en fonction de leur contenu et de leur contexte. Concrètement, dès qu’un document est transféré, on peut y associer un grand nombre de métadonnées. Une organisation exploitant une solution ECM alimentée par l'IA générative peut créer une grande variété de contenu. Jalios a lancé son module JNLP capable de rédiger des résumés de documents, de conversations provenant d’un tchat ou de vidéos, traduire automatiquement divers documents pour fluidifier les échanges, générer des quiz pour valider des parcours de formation. Avec un modèle RAG, un système ECM ou de GED récupère des documents pertinents provenant d’une source externe pour générer du contenu contextuellement précis. Il améliore la qualité du contenu en s'appuyant sur des données mises à jour fréquemment. Ainsi grâce à l’IA générative votre outil d’ECM peut générer automatiquement des résumés, des analyses ou des rapports à partir des documents stockés en fonction des demandes des utilisateurs. Une organisation peut se doter d’un module connecté à son ECM mais également à d’autres bases de connaissance pour retrouver rapidement l’information provenant de plusieurs sources. Ce module de recherche prend dorénavant la forme d’un chabot entraîné grâce au LLM. Il est plus puissant qu’un moteur de recherche traditionnel de GED ou d’ECM et propose d’aller chercher l’information dans plusieurs sources à la fois mais aussi d’élaborer une réponse sourcée qui vous permet d’avoir accès au document originel. Les fonctionnalités de fine-tuning sont utilisées dans des chatbots pour ajuster les modèles de LLM. Cela peut inclure l'ajout de nouveaux termes au dictionnaire du chatbot, l'entraînement de modèles de compréhension de langage spécifiques à votre domaine, ou l'adaptation des algorithmes de recherche pour tenir compte d’une terminologie spécifique. L'intégration de l'IA générative dans les solutions de gestion documentaire GED et ECM représente une avancée significative pour garantir la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le module ILLUIN RGPD a été créé dans ce sens afin de détecter avec fiabilité des non-conformités comme les données de santé, opinion politique ou religieuse, données personnelles, données sensibles). Conclusion L'IA générative représente une avancée majeure dans le domaine de la gestion documentaire et de l'ECM, offrant des fonctionnalités avancées pour automatiser les processus, améliorer la recherche d'information et créer du contenu de manière efficace. En intégrant ces technologies comme la RAG ou le fine tuning permettant d’adapter leur GED ou ECM, les organisations peuvent exploiter plus efficacement leur capital informationnel. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Découvrez comment le projet E-ARK façonne l'avenir de la préservation des archives numériques en Europe grâce aux standards METS et PREMIS. L’exemple de ce projet illustre les défis et les solutions pour garantir la pérennité des systèmes d'archivage en Europe. Le projet européen E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) est une initiative de la Commission Européenne (CIP FP7 pilot project). Il vise à établir une infrastructure interopérable et pérenne pour la gestion des archives numériques à travers l'Europe. L’un des principaux objectifs d’E-ARK est de proposer un standard de métadonnées servant à décrire ces archives numériques. Ce standard doit permettre d’uniformiser à l’échelle européenne cette description. Pour cela, il s’appuie sur la norme internationale OAIS reposant sur les paquets d’archives AIP, SIP, DIP. Les standards actés sont désormais les standards METS et PREMIS : METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) et PREMIS (Preservation Metadata Implementation Strategies). METS et PREMIS  pour l’encodage des Métadonnées Le standard METS au format XML est utilisé pour décrire la structure et les métadonnées associées à des objets numériques, tels que des documents, jeu de données ou des images. Dans le contexte du projet E-ARK, METS joue un rôle central en fournissant la structure de description des ressources archivistiques numériques. La structure METS d'E-ARK se distribue en 5 sections essentielles pour décrire les paquets d’archives : mets:metsHdr : cette section contient les métadonnées descriptives sur le document METS lui-même, telles que l'identifiant du document, la date de création, etc. mets:dmdSec : cette section contient les métadonnées descriptives sur l'objet ou la collection d'objets. mets:amdSec : cette section contient des métadonnées administratives sur l'objet ou la collection d'objets. Ces métadonnées peuvent inclure des informations sur les droits d'accès, la gestion des versions, etc. mets:fileSec : cette section décrit les fichiers numériques constituant l'objet ou la collection d'objets. Elle peut inclure des informations telles que le nom du fichier, le format, l'emplacement, etc. mets:structMap : cette section définit la structure logique et physique de l'objet ou de la collection d'objets. Elle indique la hiérarchie des objets et les relations entre eux. En complément des spécifications METS, le projet E-ARK intègre également les standards PREMIS pour la gestion des métadonnées de préservation. Le modèle PREMIS, publié par la Bibliothèque du Congrès (USA), se décline sous format XML et répond au besoin de pérennisation et de conservation du cycle de vie des données (dépôt, migration, intégrité, liens entre différentes versions d’un même contenu). PREMIS fournit un ensemble d'éléments de métadonnées spécifiquement conçus pour documenter les processus de préservation comme les événements de gestion de la préservation, les contrôles d'intégrité, les actions de migration de format, etc. Le contenu des métadonnées PREMIS est inclus dans la section du document METS, garantissant ainsi que les métadonnées de préservation sont liées de manière cohérente aux objets numériques. SEDA, PREMIS : quelles différences ? PREMIS et SEDA (Standard d'échange des données archivistiques) sont deux standards utilisés dans le domaine de la préservation numérique et de la gestion des archives, mais ils ont des objectifs et des domaines d'application légèrement différents. PREMIS est conçue pour être utilisée dans une grande variété de contextes de préservation numérique, y compris les bibliothèques, les archives et les musées. Il offre une flexibilité pour documenter les processus de préservation et les caractéristiques techniques des objets numériques. Le SEDA est axé principalement sur l'échange de données entre un service producteur et un service d’archive. Il fournit également une structure spécifique pour la description et l'échange de données archivistiques. Pour en savoir plus : https://francearchives.gouv.fr/fr/article/88482501 Du point de vue de la granularité, PREMIS offre un ensemble d'éléments de métadonnées spécifiques pour documenter les événements de préservation et les caractéristiques techniques des objets numériques. Il permet une granularité fine dans la documentation des activités de préservation. En termes de nombre de métadonnées de description, PREMIS en propose un plus grand nombre que le SEDA. Les métadonnées PREMIS peuvent être échangées et partagées facilement entre différentes organisations et systèmes de préservation. Le SEDA, bien qu'il s'agisse également d'une norme basée sur XML, a été créé par et pour un environnement français grâce au travail des Archives de France. En conclusion Les spécifications METS et PREMIS du projet européen E-ARK représentent un jalon majeur dans le domaine de la gestion et de la préservation des archives numériques. Les solutions d’archivage électronique qui sont intégrées dans les SAE ont tout à gagner à adopter ces standards internationaux reconnus. E-ARK établit une base solide pour assurer la cohérence, l'interopérabilité et la pérennité des systèmes d'archivage numérique à travers l'Europe et de ses 27 pays membres.

La Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), une nouvelle réglementation de l'Union européenne, entre progressivement en vigueur à partir du 1er janvier 2024, remplaçant ainsi la directive actuelle sur le reporting extra-financier (NFRD). Cette directive impose des exigences de reporting renforcées en matière de durabilité, touchant en premier lieu les grandes entreprises européennes d'intérêt public. Qui est concerné ? Dans un premier temps, la CSRD s'applique aux grandes entreprises d'intérêt public européennes comptant plus de 500 employés, y compris les sociétés cotées, les banques et les assurances. À partir de 2025, elle sera étendue aux grandes entreprises non cotées dépassant certains seuils. En 2026, les PME cotées sur un marché réglementé européen seront également soumises à la CSRD, avec une période transitoire jusqu'en 2028 pour se conformer entièrement. Quelles sont les nouvelles obligations de reporting ? La CSRD introduit des normes de reporting détaillées, exigeant des entreprises la publication d'informations précises sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance. Une nouveauté majeure est l'obligation pour les entreprises de faire certifier leur reporting de durabilité par un auditeur externe indépendant, renforçant ainsi la crédibilité des informations publiées. De plus, la CSRD encourage la digitalisation en imposant la publication au format électronique structuré (XHTML), facilitant l'accessibilité et la comparabilité des données. Quels sont les avantages ? La CSRD promeut une approche de double matérialité, analysant à la fois les impacts financiers et non financiers des enjeux de durabilité sur les performances de l'entreprise. Cette analyse permet d'identifier les principaux impacts, risques ou opportunités en matière de durabilité ESG (Environnement, Social et Gouvernance.), qui doivent figurer dans le reporting extra-financier de l'entreprise. En se conformant à la CSRD, les entreprises démontrent leur engagement en faveur de la transparence et du développement durable, renforçant ainsi la confiance avec leurs parties prenantes et contribuant à lutter contre le greenwashing. En se préparant dès maintenant à ces changements majeurs, les entreprises peuvent anticiper et se conformer en douceur à la CSRD, démontrant ainsi leur engagement en faveur de la durabilité et de la transparence. En encourageant des reportings plus détaillés sur les impacts écologiques, la CSRD favorise le développement durable et aide les entreprises à mieux se préparer aux risques climatiques futurs, tout en renforçant la confiance avec leurs parties prenantes.

L'archivage des e-mails constitue une pierre angulaire de la gestion des données au sein d'une organisation. Pour garantir la pérennité et l'accessibilité de ces archives, il est important de choisir les bons formats de stockage, de mettre en place des pratiques efficaces de gestion des annexes et des métadonnées, et de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici un guide pratique détaillé pour vous accompagner dans ce processus. 1. Formats de stockage recommandés Lorsqu'il s'agit de sauvegarder des e-mails individuellement, le format EML est fortement préconisé en raison de sa compatibilité étendue avec la plupart des clients de messagerie et des traitements de texte. Les fichiers EML capturent non seulement le contenu de l'e-mail lui-même, mais aussi les pièces jointes, assurant ainsi une conservation complète des données. Pour exporter des boîtes mail entières, le format EML reste privilégié. Certaines messageries offrent la possibilité de sauvegarder plusieurs e-mails simultanément au format EML, simplifiant ainsi le processus. Alternativement, le format MBOX peut être utilisé pour exporter plusieurs e-mails en une seule fois, bien qu'une conversion ultérieure en EML soit nécessaire. Il est important de noter que les fichiers MBOX peuvent devenir vulnérables et rendre les e-mails illisibles en cas d'erreur. En revanche, le format PST d'Outlook, bien qu'il soit largement utilisé, est moins recommandé en raison de sa compatibilité limitée et de sa vulnérabilité aux erreurs. Il est donc conseillé de convertir rapidement les e-mails au format EML pour garantir leur accessibilité à long terme. 2. Gestion des annexes Tous les formats mentionnés (EML, MSG, MBOX et PST) permettent de conserver les e-mails avec leurs annexes. Cependant, il est recommandé de stocker séparément les annexes importantes à valeur juridique ou nécessitant une conservation permanente. Cela permet de garantir un suivi précis du format et du contenu des pièces jointes, renforçant ainsi l'intégrité des archives. 3. Conservation des métadonnées Les métadonnées jouent un rôle essentiel dans la gestion et la recherche efficace des e-mails archivés. Il faut donc conserver les métadonnées pertinentes telles que l'adresse e-mail de l'expéditeur et du destinataire, l'objet, la date et l'heure de l'envoi/réception. Ces informations, souvent présentes dans l'en-tête de l'e-mail, fournissent un contexte essentiel pour comprendre le contenu et l'historique des communications. 4. Outils pour l'archivage des e-mails Trois outils se démarquent pour faciliter l'archivage des e-mails : ePADD : Un logiciel open source spécifiquement conçu pour les institutions offrant une suite complète d'outils pour la gestion des archives. Archifiltre (Module Mails) : Axé sur l'analyse approfondie des messageries Outlook, fournissant des informations détaillées sur les messages et les métadonnées. RESIP (avec mailextract) : Concentré sur l'extraction avancée des messages, des pièces jointes et des métadonnées à partir de divers conteneurs de messagerie. En suivant ces recommandations et en appliquant une méthodologie structurée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques. 5. Méthodologie à suivre Pour réussir l'archivage des e-mails, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici les étapes recommandées : Définir la stratégie d'archivage Étude de la documentation existante Réalisation d'un macro diagnostic Mesure de l'empreinte carbone Rédaction des préconisations Suivre le scénario d'archivage et accompagner Elaboration de scénarios de conservation Rédaction d'une fiche méthodologique Réalisation d'un versement-test Elaboration d’un plan de communication Maîtriser l'art de l'archivage des e-mails c’est préserver l'histoire numérique de votre organisation. En suivant les recommandations sur les formats de stockage, la gestion des annexes et des métadonnées, ainsi que la méthodologie rigoureuse proposée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques. Anne-Solène Daniel, Consultante Formatrice Serda Conseil

Data, archivage électronique, intelligence artificielle, digitalisation responsable, ECM/GED, accompagnement du changement, gestion des risques..., autant de sujets qui caractérisent la digitalisation du domaine de la santé. Les traductions concrètes de ces sujets commencent à prendre forme autant dans la vie des patients, que des soignants, des personnels administratifs, des assureurs, des mutuelles, des organismes publics et des laboratoires de santé. Les résultats 2024 de notre enquête sur la Gouvernance de l’information numérique confortent par ses résultats des axes de transformation identifiés par ailleurs. Quelques chiffres pour fixer l’ampleur de cette transformation : • Le marché mondial de l’e-santé progressera de plus de 60 % entre 2021 et 2025 (prévisions Heath Market Outlook de Statista, 2022) ; • 11 millions de personnes en 2023, soit 15,6 % de la population française, utilisent régulièrement « Mon espace santé », le carnet de santé numérique appelé à devenir une pièce maîtresse du système de soin français ; • 60 % des Français estiment que la digitalisation de leurs données personnelles est une avancée positive (étude OpinionWay pour Hyland, 2022) ; • 40 % des organismes de santé qu’ils soient publics ou privés ont un projet de dématérialisation intelligente dans les 2 ans, et 27% l’ont déjà réalisé ; • De plus en plus de programmes se mettent en place, dont le programme « simphonie », mise en place par le Ministère des solidarités et de la santé, qui accompagne les établissements de santé dans la sécurisation de leurs recettes liées aux tiers débiteurs ainsi que dans la diminution de la charge administrative des personnels et des patients. 3 chiffres forts illustrent les enjeux majeurs au cœur de la digitalisation permettant au secteur de la santé de se transformer quotidiennement : • Pour 67 % des organismes il s’agit du contrôle et de la sécurité des données, car il s’agit de répondre au besoin de mieux maîtriser tout risque de perte de données ou de modifications de documents ou de datas. D’ailleurs pour 77 %, la perte des données et des documents est la conséquence première du risque lié à la sécurité des informations numériques. • Pour 85 % des organismes il s’agit de créer des parcours santé 100% digital, c’est un vrai défi car il s’agit de capturer toute donnée ou document issu de chaque étape d’un parcours de soin d’un patient ; cela démarre notamment par la mise en oeuvre de chaîne de dématérialisation intelligente, suivie de la gestion des accès simplifiés voire d’accès unique aux données et d’une réduction du nombre des applications existantes. Cela embarque aussi la mise en place de visa ou de signature électronique. La chaîne de gestion ne serait pas complète sans la question de la conservation : l’archivage électronique notamment pour trouver des solutions aux questions de délestage des données au sein des DPI et de décommissionnement d’applications devenues caduques. • Pour 45% la simplification et l’automatisation des processus internes et externes passent par un usage démocratisé de la signature électronique. Cette dernière trouve de plus en plus sa place dans les parcours de soins, facilitant à la fois le quotidien des médecins, des équipes soignantes et des patients. L’usage de la signature électronique participe largement à optimiser la relation patient/professionnel de soins. Elle incarne un service numérique à forte valeur ajoutée qui fluidifie et sécurise le parcours parcours de soins. La signature électronique est devenue un outil indispensable pour la digitalisation, elle permet de garantir l’intégrité et la sécurité des documents médicaux signés à distance. Dans les années à venir, la signature électronique est appelée à jouer un rôle encore plus important car une gamme plus large de documents de santé vont être signés électroniquement, concourant ainsi à une meilleure coordination des soins. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Face aux défis de modernisation et l'évolution des technologies, les organisations se trouvent confrontées à la nécessité de décommissionner leurs logiciels obsolètes pour optimiser l'accès à l'information. Découvrez la méthode Serda Conseil pour décommissionner efficacement vos applications métier en 8 actions clés ! Vous avez certainement eu ou vous aurez ce problème à régler ! En effet, 76 % des DSI des organisations publiques comme privées déclarent que l’évolution des matériels, des logiciels ou des organisations obligent à décommissionner. Et en rebond, pour 85 % des utilisateurs, l’usage d’un accès unique à l’information est nécessaire. Cela exclut les applications cumulatives voire redondantes, et encore plus les applications obsolètes. Les motifs ne manquent pas : obsolescence des matériels avec des évolutions programmées comme l’arrêt des maintenances, obsolescence des systèmes d’exploitation avec la mise à niveau du matériel, évolutions programmées avec l’arrêt du support éditeur ou la disparition de l’éditeur et des développeurs pour l’application comme pour la base de données, obsolescence organisationnelle en lien avec des fusions, rachats, mutualisation de moyens, évolution des métiers, dématérialisation des processus, l’évolution des réglementations et enfin (ou d’abord) réduction des coûts. Bref les motifs sont nombreux et sont tous pertinents ! (A noter qu’il peut s’agir également de “vieilles GED” ou de messageries électroniques d’importance critique). L’enjeu est donc de décommissionner l’application dans sa globalité et complétude, ce qui permet l’arrêt des matériels qui seront recyclés, l’arrêt des sauvegardes et de l’administration fonctionnel et technique et l’arrêt pour les utilisateurs d’une application “en plus”. C’est aussi par là que la données est valorisée et s’intègre en conséquence dans la fiducie de la données de l’organisation (ou capital informationnel). C’est à partir de là que le processus peut démarrer 💡 En fonction de l’importance des applications obsolètes passées, présentes ou futures, les enjeux et besoins sont à partager avec les parties prenantes de l’organisation : les Directions métiers car utilisateurs finaux de l’application ; la DSI qui a à supporter les applications dans le cadre de la gestion de son architecture applicative et de son infrastructure ; le DPO qui a le registre à maintenir et dont l’éparpillement des données complexifient ses tâches ; le RSE qui doit piloter la réduction de l’empreinte carbone du numérique et dans lequel une application obsolète non décommissionnée, même si elle consomme moins d’énergie, n’en utilise pas moins les matériels existants qui ne sont pas recyclés ; et enfin, le Juridique qui a besoin de se prémunir des litiges et contentieux en apportant les éléments de preuve suffisantes provenant souvent de données traitées et produites par les applications métiers. Le processus de décommissionnement suit une méthodologie que Serda Conseil applique dans ses prestations d’accompagnement d’AMOA. Aujourd’hui les acteurs de l’IA ont rendu des modèles accessibles en open source les LLM avec ou sans apprentissage. Ces modèles sont en capacité de faciliter le traitement des données en préparation des flux à stocker ou archiver. À noter deux points : cette méthode doit s’adapter au contexte opérationnel, réglementaire, technique, et environnemental et qu’elle doit s’intégrer dans la politique de Gouvernance de l’Information. Les étapes s'enchaînent comme suit avec en action initiale (Action 0) la communication et les explications du pourquoi décommissionner et quels vont être les rôles de chacun : ACTION 1 • Cartographier les applications candidates et décrire les données (selon MCD). ACTION 2 • Animer un atelier IT avec la DSI (appli, infra, contractuel,...), d’ateliers de cadrage technique et juridique avec les équipes métiers (avec les utilisateurs récemment recrutés, et avec les “anciens”), le DPO, le juridique, et surtout d’archiviste… ACTION 3 • Étudier des hypothèses du décommissionnement (scénario de tri et de suppression d’une partie des données, reprise des données à préserver avec traitement de format et données, archivage selon des formats (data, document, formulaires…), durées de conservation technique et réglementaire, des sets de métadonnées (listes, obligatoire ou pas, niveau de contrôle, etc.), des traitements à opérer et choix à mettre en œuvre, les modèles d’IA utilisables et enfin, budgets de décommissionnement et ROI associé. ACTION 4 • Mettre en œuvre le traitement des données en interne ou avec prestation externe pour les tri, suppression, extraction, formatage avant archivage ou transfert vers d’autres applications ou de GED. Cette action 4 peut être complétée par un ou des POC intégrant l’usage de modèles d’IA. ACTION 5 • Mettre à jour la politique d'archivage (si existante, sinon, rédiger la politique d’archivage), paramétrer les profils d'archivage et des droits d’accès, préparation des versements des données pour archivage (selon modèle international OAIS - SIP et protocoles METS, PREMIS, SEDA), calcul des émissions de CO2 économisées ACTION 6 • Opérer les transferts des données (traitées par l’IA ou pas) préparées (Ingest) sous format paquets d'archivage avec suivi des contrôles et administration des erreurs ACTION 7 • Former les utilisateurs et les administrateurs des données décommissionnées (conception des contenus pédagogiques type tutoriels, MOOC, etc.) ACTION 8 • Établir le bilan avec attestations de décommissionnement incluant le calcul du eCO2 à prendre en compte dans le bilan carbone général. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets traduisant les points forts de cette année ! Retrouvez notre infographie générale qui met en lumière les tendances 2024 : maîtrise des risques ; progression de la couverture de la gouvernance dans les organisations place des datas ; simplification des accès ; accompagnement ; démocratisation des usages notamment en matière de signature électronique ; faiblesse des bilans carbone sur le numérique ; et bien sûr l'irruption de l’intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’une infographie sont autant de sujets et d’outils au service des organisations qui pilotent des programmes de Gouvernance de l’information numérique ou qui souhaitent renforcer leur démarche en se mesurant aux résultats 2024 du baromètre de la Gouvernance de l’information numérique. Télécharger l'infographie gratuite sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets majeurs pour le Secteur Public traduisant les points forts de cette année. La dynamique des projets est forte du côté des organisations publiques cette année. Elle vise à faire évoluer leur politique de gestion de l’information, des sujets de simplification, de mutualisation, de partage..., qui tous participent de cette transformation. Les tendances fortes portent sur : l’optimisation des accès et du partage de l’information et des connaissances (notamment en matière de réduction du nombre des applications) ; la sécurité et la gestion des risques ; l’accompagnement des équipes ; la numérisation et la place des datas ; accompagnement ; la démocratisation des usages comme en matière de signature électronique et la progression de l’archivage électronique ; et c’est sans compter sur l’irruption de l’intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’infographie sont autant de sujets et d’outils au service du Secteur Public structurant les programmes de Gouvernance de l’information numérique et permettant de se mesurer aux résultats 2024 du même baromètre. Télécharger l'infographie spéciale Secteur Public sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Serda Conseil a accompagné la CCMSA dans l'implémentation du parapheur et de la signature électronique. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand, pilote de ce projet stratégique, sur les défis et succès rencontrés lors des deux années de son implémentation. Les modes de travail hybrides reposent désormais sur la digitalisation des processus, elle-même portée par la réglementation. Les nouvelles fonctions et bonnes pratiques sont à intégrer et à déployer, à savoir : le parapheur et la signature électronique ! Ces dispositifs sont prioritaires pour instruire les flux financiers, conclure un accord d’entreprise, suivre les courriers et leur projets de réponse, contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs… Bref, pour faire face à l’accélération des processus de validation tout en étant en conformité avec les réglementations et en assurant la protection des informations. La complexité de ce projet tenait autant à l’organisation de MSA avec ses 37 caisses en territoires, qu’aux nouvelles habitudes de travail à prendre en compte et enfin qu’aux exigences SI au plan sécurité, architecture, interconnexions. Serda Conseil a accompagné la Direction Comptable et Financière et de la Maitrise des Risques (DCF-MR) de la CCMSA pour le cadrage, l’analyse des besoins, la modélisation des processus, le choix de la solution, l’assistance aux spécifications et à la recette pour finalement déployer la solution de parapheur et signature électronique pour l’ensemble des 37 Caisses. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand, chef de projet stratégique pour la MSA, qui revient sur ces 2 ans de pilotage, sachant qu’un tel projet implique des changements d’habitudes fortes, des nouveaux rôles pour des acteurs techniques et fonctionnels ainsi que des adaptations techniques structurantes. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.