Les défis d'une transition vers le zéro papier, nous les constatons à chacune de nos missions d'audit. La gestion documentaire est un enjeu pour le secteur de l’habitat, où les volumes de documents liés aux dossiers des locataires, aux contrats, aux ressources humaines et aux ouvrages exécutés peuvent rapidement devenir écrasants. Dans le cadre d’organisations comptant jusqu’à 1 000 salariés et 60 000 locataires, le stock papier peut atteindre des dimensions significatives, comme 6,1 km linéaires, soit environ 1 mètre linéaire par salarié ou locataire. Les questions fondamentales se posent : faut-il conserver l’intégralité des documents ? Comment réussir à adopter une approche "zéro papier" tout en respectant les impératifs réglementaires et opérationnels ?
Problématiques principales : Les défis d'une transition vers le zéro papier
Non-respect des durées de conservation : De nombreuses archives papier dépassent les durées légales de conservation.
Absence de standardisation : Les espaces de stockage sont éparpillés et mal optimisés (ex. : box, caves, garages).
Fracture numérique : Une partie des locataires et des collaborateurs éprouve des difficultés avec les outils numériques.
Processus incomplets : Les flux documentaires ne sont pas toujours entièrement numérisés, rendant leur gestion complexe.
La demande : Construire une stratégie de dématérialisation efficace
Pour Serda Conseil, une stratégie de dématérialisation doit permettre de :
Réduire les volumes de documents physiques et les coûts associés.
Accélérer les temps de traitement et simplifier les recherches documentaires.
Aligner les politiques d’archivage papier et électronique.
Assurer un accompagnement humain et technologique pour une transition fluide et réussie.
Résultats obtenus : Réduction des volumes physiques et optimisation des processus
Grâce à une analyse approfondie des opportunités, il n’est pas toujours nécessaire d’investir massivement dans de nouveaux outils. En identifiant des "quick wins", des gains significatifs peuvent être obtenus, tels que :
Réduction de 70 % des espaces physiques.
Amélioration de la conformité et de la traçabilité, garantissant le respect des durées légales de conservation.
Optimisation de la recherche documentaire grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour l’indexation et le classement automatique des documents.
Les clés de la réussite pour les résultats constatés
Pour garantir le succès d’un projet de dématérialisation, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
Diagnostic global : Cartographier les stocks existants, identifier les processus à numériser et analyser les flux documentaires.
Automatisation et IA : Exploiter l’intelligence artificielle pour prioriser les tâches de numérisation, trier les documents et faciliter leur gestion.
Outils mutualisés : Promouvoir l’utilisation de solutions telles que la signature électronique et un archivage électronique partagé.
Partenariats stratégiques : Externaliser l’archivage papier à des prestataires certifiés pour assurer la sécurité des données sensibles.
Accompagnement humain : Former les équipes, moderniser les équipements (tablettes, portails numériques) et sensibiliser les locataires pour surmonter la fracture numérique.
Gains : Des opportunités stratégiques pour une efficacité organisationnelle économique et écologique
La dématérialisation représente une réelle opportunité stratégique pour le secteur de l’habitat. Elle permet :
Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts de moitié,
Des délais de traitement réduits, facilitant l’accès aux informations critiques,
Un renforcement de la conformité juridique et du respect des données personnelles, garantissant ainsi la sécurité et la transparence,
Une diminution de l'empreinte carbone,
Une réduction des couts.