Considéré comme un problème de gestion de l’information pour 39% des organisations en 2024, l’archivage électronique a pris du retard en termes d’installation dans nos organisations alors que quasi 100% de nos processus sont aujourd’hui dématérialisés. Mais en 2024 cela pourrait bien changer et être porté par la nouvelle version du règlement eIDAS version 2024.
L’archivage électronique se positionne de plus en plus comme une des garanties en matière de sécurité, de conformité et de fiabilité des données d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Car pour toute entreprise ou organisme, il est indispensable de garantir la préservation et la disponibilité de ses données et documents dits “essentiels”, quelles qu’en soient les motivations : preuve, vérification qu’il n’y a pas eu fraude documentaire, traçabilité des actions, contrôle des datas archivés, …
Archivage électronique et gestion des risques
A ce titre la crainte de ne pas accéder à ses données est une des grandes préoccupations des organisations :
77% des entreprises en 2024 craignent la perte de leurs données ou informations ; c’est un risque auquel toute organisation se sent exposée, il s’exprime de plus en plus fortement d’année en année, avec + 6% en 1 (chiffre du rapport 2024 sur la Gouvernance de l’information numérique)
Pour éviter de perdre des données ou des informations, devenu l’angoisse n° 1 des managers et collaborateurs dans nos organisations, encore faut-il bien connaître les types de données et leur le cycle de vie pour appliquer les droits d’accès en fonction des niveaux d’autorisation et les durées de conservation, et mettre en place une politique d’archivage intégrée à le système d’archivage électronique correspondant.
Rappelons que l’archivage électronique couvre les fonctions de conservation et de préservation des données et documents électroniques. Il implique le stockage sécurisé et organisé des données numériques, avec une attention particulière à la protection contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé. L'archivage électronique vise à garantir que les informations restent disponibles et exploitables sur une période prolongée, tout en respectant les exigences légales et réglementaires qui sont référencées tant au national (NF) qu’à l’international (ISO).
Un archivage durable des documents inclut la mise en œuvre et le maintien en condition opérationnelle d’un service numérique d'archivage électronique, un “SAE”. Le SAE est une solution de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure.
Ainsi une organisation publique ou privée qui ne conserve pas ses archives, se place, d’entrée de jeu, en défaut de conformité. En effet, pour la majorité de leurs activités, les organisations ont des engagements réglementaires à tenir pour la conservation des données.
En 2024, 55% des organisations sont engagées ou prévoient la construction de règles en matière de durées de conservation pour les documents et les données, et 54% une politique d’archivage ; et en cela ils rejoignent la mise en œuvre de projets de système d’archivage électronique.
Car pour 48% des organisations, la gestion du cycle de vie des données est un problème quotidien que ce soit pour des applications métier, des ECM/GED et même des espaces serveur ou dans les messageries dans lesquels s’accumulent des vracs bureautiques.
Cette fonction essentielle répond à la fois des niveaux d’obsolescence d’informations, mais surtout à des obligations réglementaires de suppression de données ou de documents ; exemple en matière de données à caractère personnel, il s’agit de la mise en application des articles 17 et 21 du RGPD, ou de la loi Informatique et Libertés.
Archivage électronique et outillage
2024 voit le taux de projet “engagé ou prévu” le plus haut taux de ces 5 dernières années qui correspondaient précédemment à des projets de signature électronique, de ECM/ GED, d’espaces collaboratifs….
54% des organisations prévoient un projet cette année ou l’année prochaine, et 22% considèrent déjà être équipés, ce qui est peu (moins d’une organisation sur 4) pour une obligation réglementaire qui s'applique à tous … 24% ne se penchent pas encore sur le sujet.
56% sont encore dans un archivage uniquement papier, et 32% prévoient de leur faire évoluer.
Autre progression qui permet d’orienter des investissements en outillage de système d’archivage électronique, la part de projets engagés ou prévus concernant le records management comme une réponse directe au sujet des cycles de vie et de responsabilité sur les données et documents numériques : 42% contre 18% de réalisé, et pas prévu pour 40%.
Prenons un cas concret qui illustre les situations actuelles auxquelles sont confrontées nos organisations : Comment prouver qu’un document est un original et que la signature apposée de manière électronique n’a pas été falsifiée si on ne se dote pas d’un système d’archivage électronique ? La signature électronique notamment de niveau qualifiée a besoin d’un système d’archivage électronique pour présenter toutes les garanties : garantie d’un certificat valide, horodatage conforme, copie fidèle, métadonnées, format pérenne,.. d’ailleurs la version 2 du réglement européen eIDAS qui a été voté le 29 février 2024 renforce les services de confiance notamment celui de l’archivage électronique.
Autres facteurs positifs d’un système d’archivage électronique : cela permet de préserver sa souveraineté numérique et de viser la réduction de l’empreinte carbone en purgeant les messageries, GED, applications métier de tous les fichiers de travail et en conservant ceux relevant de la preuve ou du résultat final au sein d’un SAE.
Enfin la nouvelle version du règlement européen eIDAS votée le 29 février 2024 établit qu'un service d'archivage qualifié fourni par un Etat membre soit reconnu en tant que service d'archivage électronique qualifié dans tous les Etats membres !
Le coffre fort numérique est une autre solution qui apporte en priorité un espace de dépôt sécurisé ; c’est une réponse simple et conforme pour conserver tout type de documents d’entreprise notamment les contrats de travail, les bulletins de paie, … Il répond notamment au besoin d’échanger entre un organisme et ses collaborateurs des documents personnels et sensibles. Simple à mettre en place, le coffre fort numérique garantit l’intégrité de documents métiers sensibles (données sensibles, dossiers RH, documents engageants, bulletins de paie,...). Ce n’est pas une solution de système d’archivage électronique, car il est notamment limité en termes de fonctionnalités.
La part des projets annoncés ou en cours en 2023 pour les solutions de coffre fort numérique est en baisse (-3% par rapport à 2023), le nombre des projets menés lui a explosé : + 14% en 1 an. Le bulletin de paie devenu électronique est le grand gagnant de cette mise en place.
Gestion de projet et archivage électronique
Conduire un projet de SAE est plus large que la recherche et le déploiement d’un outillage numérique ; il convient donc de mettre en place une méthode qui s'appuie sur une famille de normes et de gestion dans le temps. Un ensemble de dispositifs (politique, pratiques, classement, métadonnées, droits, …) sont à prévoir dès la conception ; 8 étapes sont nécessaires pour conduire un tel projet
Caroline Buscal
Directrice de Serda Conseil
Consultante experte